辦公軟件EXCEL常用小知識彙總

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用於管理、統計財經、金融等眾多領域。關於Excel常用技巧你瞭解多少?為幫助大家更好使用Excel軟件，yjbys小編為大家分享Excel軟件常用小知識如下：

　　1、改變文本的大小寫

在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。

在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫;“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫;“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然後在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車後得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“ei”，然後我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那麼我們得到的結果就將是“ei”了。

　　2、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。

如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

　　3、用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨後出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。

2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)後，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重覆上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。

　　4、讓中、英文輸入法智能化地出現

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反覆切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?

選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標籤下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項後，“確定”退出。

以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1箇中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。

　　5、讓“自動更正”輸入統一的文本

你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。

1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然後確認一下就成了。

　　6、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?

1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下“插入”按鈕，將圖片襯於整個工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨後出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。

提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

　　7、用連字符“&”來合併文本

如果我們想將多列的內容合併到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合併到一列中)。

1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式複製到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合併到E列對應的單元格中。

3.選中E列，執行“複製”操作，然後選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被複制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。

提示：完成第1、2步的操作，合併效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。

　　8、Excel幫你選函數

在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小範圍，挑選出合適的函數。

執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然後單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，並顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。

　　9、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據

有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。

執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格後，再單擊“添加”按鈕。重複前述操作，添加其它“監視點”。

以後，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。

　　10、為單元格快速畫邊框

在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的`拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。

單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。

提示：①如果畫錯了邊框，沒關係，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

　　11、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來説，也並不難。

例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數據”下拉菜單中選擇“等於”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，並在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。

很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入了正確“樣式”的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

　　12、讓不同類型數據用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為“藍色”;小於1000，字體設置為“棕色”)。

3.設置完成後，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

　　13、建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。

2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符後，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標籤中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。

再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。

4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。