公文寫作常用小技巧
行政公文,是公務文書的簡稱,是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規範格式的應用文。它是特殊規範化的文體, 具有其它文體所沒有的權威性,有法定的製作權限和確定的讀者,有特定的行文格式(注意:比模式更進一步)並有行文規則和辦理辦法。 我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18日發佈、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。
公文寫作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎,懂得工作中許多微妙的關節,而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。
選詞
一、要根據所反映的客觀實際需要;
二、要符合明晰、 確切、簡練的標準;
三、要根據具體的語言環境, 為避免上下文重複而選擇不同的詞語,注意文中所涉及對象和閲讀對象。多用書面語和文書用語,少用形象和描繪性詞語和口語,不用方言土語,十分規範。
需要特別提出公文結構用語
一是開頭用語, 用來表示行文目的、依據、原因,伴隨情況等。如:為(了)、關於、由於、對於、根據、按(遵、依)照、據、查、奉、茲等。
二是結尾用語。如:為要(荷、盼)、是荷、特此通知(報告、函告)等。
三是過渡用語。如為(對、因、據)此、鑑於、總之、綜上所述等。
四是經辦用語。如:經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱:我、本;第二人稱:你、貴;第三人稱:該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令(令);議案;決定;指示;公告、通告;通知;通報;報告;請示;批覆;函;會議紀要。
公文主文結構
除了公文格式(外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設置)之外的公文核心部分。這一部分的寫作,是公文寫作的'難點。
一、 標題
1. 規範式:三部分,即:發文機關+事由+文種
――用於重要、莊重的公務
2. 靈活式
a 二部分:一是發文機關+文種
(以上標題下可加時間)
二是事由+文種
三是“轉發+始發機關及原通知標題”
b 一部分:只有文種
――常是不大重要的公務,帶周知性
帶發文機關的標題下面如寫發文時間,則須用括號,公務須是重大的、莊重的。文後不寫落款及時間。
二、 正文
1.主送機關 (面向機關全體人員或者社會羣體的,公務是周知的、重大的,常常不寫;注意工作實際中組織關係)
2. 正文
a. 原由:一是依據:
情況:敍述時間、單位、地點、人物和事件等; 常用“目前…”類時間狀語 ;簡介人物及事蹟。
文件: 常用“根據…”;往往是一句話
意義:議論:常用“是…”
作用 :常用“將使…”
二是目的:常用“為…”
原由部分可省略,或只省略依據、目的之一。
b 事項:(內容多而重要的分條列項即列出層義,或用小標題 或用句子表達)
1.並列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯繫,獨立性強,但共同為
説明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣,條理性強。
並列式內容之間的序碼可用數字式,也可用分段式;段中並列的內容可用數字、分號(;),也可用句子並列式。
要求重輕有序:重要的放在前邊,依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進,每一部分也不可缺少,前後順序
也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密,能説明問題。
在一篇公文中,兩種方法可以互相交叉,即以一種方法為主,在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意:自此以下常運用序碼。順序是一、(一)、1、(1)共四層。
不重要內容分項可用分段甚至加分號(;)的形式。
c 結尾:(可以不要)常見有:
一是各文種專用語如:“請予批准”、“特此通知”等。
二是希望、號召類。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。
請示模式
請示是向直接上級請求指示、批准的公文。 必須事前行文,一事一文。上級應在一定的時限內批覆。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。 如:《×××學校關於創辦<校園文學>報的請示》。可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關,在標題下面一行頂格寫起。
只寫一個,如需同時送其它機關, 應用抄報(在文末左下角寫明)形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據(往往用“目前”開頭),二寫目的説明(用“為...”開頭)。
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