祕書工作舉止禮儀基礎知識

講究舉止禮儀，一方面是為了在人際交往中相互表示友好、敬意，並使自己為對方所接受。另一方面則是遵守在特定的時間和地點人們賦予舉止的某些特別禁忌。從事祕書工作的同志，必須認真研究和掌握舉止禮儀，使自己在辦公室“三服務”工作中做到舉止得體、適度，展現出良好的形象和素質。

具體來説，祕書的舉止禮儀表現在以下六個方面。

　　(一)尊重。

祕書在工作中往往代表着機關和領導，應當對交往對象給予充分的尊重，體現“尊重在先”的原則。

例如，祕書在與他人交談時，不應站在或坐在高於對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺不便，或產生誤解。

交談過程中，應兩眼注視對方，精神飽滿，神情專注，並不時點頭表示正在傾聽。此時如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認為對談話漫不經心或不耐煩;如果手舞足蹈，指手畫腳，高談闊論，就會使對方覺得你目中無人、狂傲輕浮。

　　(二)自然。

祕書舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、侷促、勉強。

例如，祕書在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿臉堆笑或強作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺。再如，欣喜時可以露出自然的笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無人地大笑不已。做手勢時宜併攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不苟言笑。

　　(三)穩重。

祕書工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏，這就要求祕書舉止要穩妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現出自己獨特的內涵。

例如，在彙報工作時，應神態安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時，要先看清情況，然後眼到手到，駕輕就熟。在會議室入座時，要小心翼翼，輕穩就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無意地製造擾人的噪音。在敲門時，應用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹;關門時，應用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。遇到某些意外情況時，應處變不驚，沉着應對，而不應大呼小叫，上躥下跳，人為地渲染緊張氣氛。

　　(四)端莊。

祕書的靜止姿態以端莊為要。

我國傳統上有“站如鬆，坐如鐘，卧如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的'禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對於祕書也是適用的。

　　(五)大方。

祕書的舉止要灑脱、大氣，不要拘謹、小氣。

例如，在交往中，不論對方地位高低，都應自然地注視對方的眼睛。如果始終不敢正視對方的眼睛，或是自己的目光與對方的目光稍一相遇，便立刻躲避開來，往好裏説，是害羞和小家子氣;往壞裏講，則會被理解為心虛氣短或心懷鬼胎。

　　(六)優雅。

祕書的舉止若能做到優雅、脱俗，那就達到了舉止禮儀的高級境界。

工作中，有些低俗、不雅的舉止可以説是祕書工作者之大忌。例如，有些同志不顧場合，在他人面前挖鼻孔、掏耳朵、剔牙齒、摳眼屎、甩鼻涕、打噴嚏、修指甲、抓癢癢、拽襪子、脱鞋子，就是很不雅觀又很不禮貌的行為。又如，雖然人們對女士處處優先，比較寬容，但是有些女性祕書的舉止卻並不得體，有的腳穿帶有鐵釘的高跟鞋，敲擊地面“咚咚”作響;有的在大庭廣眾之下無所顧忌地化粧、補粧;有的在眾人面前有意無意地叉開雙腿站立，甚至蹲、坐，這些“非淑女動作”都有礙觀瞻，有失體面。

古人云：“腹有詩書氣自華。”在舉止上表現得舒展得體，符合禮儀，是一個人內心充實、視野開闊的表現，是其閲歷和自信心的自然流露。作為祕書人員，除了要悉心研習技巧外，還須努力學習，飽讀詩書，加強修養，提高精神境界。只有這樣，才能在潛移默化之中養成優雅的氣質和風度。