祕書接待基本禮儀知識

祕書人員都是一個不可缺少的羣體，接待來客是祕書最頻繁的日常事務之一。下面是小編為大家整理的祕書接待基本禮儀知識，歡迎參考~

　　祕書接待基本禮儀知識

社交禮儀

1、有人敲門，應回答“請進”，或到門口相迎;

2、客人進來，應起立熱情迎接。如果家中不夠乾淨齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，並向客人致歉;

3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;

4、吃飯時來客，要熱情地邀請客人一同進餐。客人吃過飯後應送上熱毛巾，並另換熱茶;

5、接受客人禮品，應該道謝;

6、向主人或客人介紹對方時，姓名職務必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;

7、客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，並安排家屬陪着，然後再去幹自己的事;

8、客人堅持要回去，不要勉強挽留;

9、送客要到大門外，走在長者後面;

10、分手告別時，應説“再見”或“慢走”。

意外情況

◆上司突然離開公司

客人按照約好的時間來訪，可是上司因為有別的急事要辦，突然出去了。這種情況下助理應向客人説明情況，請求諒解，並徵求其意見：“請再等一會兒好嗎?”或者根據具體情況把客人介紹給有關部門：“讓市場部的×經理跟您談談，您看如何?”不管客人是願意等上司回來再談，還是願意跟有關人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。

◆上司臨時改變主意

有時，上司會給助理來個電話或者寫張紙條，説今天×××要來，自己不想見他，讓助理看着辦。這種情況下助理不能直截了當地對客人説上司不想見他，只能以委婉的方式拒絕對方：“實在對不起，深圳那邊的工廠出了點意外，總經理今天下午5點就要坐飛機去深圳，現在確實抽不出時間。”不過有一點必須弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人，還是實在抽不出時間。如果只是因為當天抽不出時間，那就要考慮改期約見了。

◆接待不速之客

對於不速之客，絕不能因為沒有預約而有所怠慢。助理應該把來客領到接待室，弄清來客的姓名、所在公司、來訪目的，儘快安排有關部門出面接待。如果客人點名要與×××會談，應及時與當事人聯繫，但之前不能給客人以肯定的答覆，因為當事人有可能不在，也有可能不願意見這位客人。如果是不願意見，可以這樣答覆客人：“實在對不起，×××現在不在公司。”這樣才不會給客人留下沒有誠意的印象。

◆客人問上司在不在

如果是素不相識的客人，應這樣跟他打招呼：“您好，請問您是……”誘導對方作自我介紹，説明來訪目的。有的客人不願説出自己的姓名，只是問上司在不在。遇到這種情況，先不要正面回答，而要繼續追問：“請問您是……”“逼”對方作自我介紹。有時候由於事情機密，客人並不一定會透露自己來訪的目的，這時應該讓客人先在會客室等候：“請您稍等一會兒，上司剛剛散會，我幫您去找一找。”以此為由向上司彙報情況，請上司決定是否會見。如果上司不願意會見，就説沒找到上司，下次再約時間。當然，一定要先説“讓您久等了”，向客人致歉。

◆已到約定的`時間

按照約定的時間，上司應該會見程先生了，可他與錢先生的談話還沒有結束。這時助理最好寫一張便條把程先生的事簡單説一下，給上司提個醒。便條最後一定要加上一句：“還讓程先生等多久?”以便上司作出簡短的指示。順便説一句，如果上司正在開會或者正在與客人會談，有緊急電話找上司，也可以用同樣的辦法處理。在便條中簡單彙報一下來電的內容，最後加上一句“過多久給對方回電話?”切記不要提“怎樣答覆對方”之類的問題，以免干擾上司正在進行的工作。