辦公室祕書怎樣做好信息工作

日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，祕書收到的文件及郵件，接聽的電話，閲讀的報刊，瀏覽的網頁及形成的會議記錄等。面對每天接觸的各種紛繁複雜的信息，作為祕書，應有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開展，使之為領導的決策發揮積極作用。蘇珊是某單位的祕書，她是怎樣進行信息工作的呢？

　　一、着眼領導工作，做到有效輔助

祕書是近身服務於領導的工作人員，其工作定位必然是以領導為服務對象，以領導及其工作為核心。可以説，祕書輔助領導日常工作是一個常態，因而，那些上傳下達、左右疏通、撰寫文稿、會議準備、文書處理、電話處理等信息工作都是圍繞其間的必要環節。祕書信息工作的基本途徑理應是着眼領導工作，做到有效輔助。

這裏是祕書蘇珊對信息處理的幾個有效做法。一是根據主管的口授筆記迅速整理出將上會討論的事項；二是撿拾出必須由主管過目的航空信件；三是整理備忘錄置於主管的簽字卷夾內；四是將查閲的資料附在來信之後，置於主管的“速件”卷夾內；五是在行事曆上記下主管交辦的明天的事項。我們看到，蘇珊的一系列務實做法，正是本着為領導服務的宗旨，根據領導的實際工作需求，跟進信息工作。面對一個日理萬機的主管，蘇珊秉持的信息工作理念是：熟悉並適應主管的行事風格，熟悉公司的業務流程，為主管處理各項事務盡鋪墊及善後之責。

毋庸置疑，領導日常工作的每個環節無不和祕書的信息處理緊密相關。譬如，當領導表示出某種意圖時，祕書應當注意領會和把握其主要精神，並以此為信息處理的切入點，最終形成決策所需的文本，為解決今後的實際問題搭橋鋪路。又如，當領導有外出考察任務時，祕書應當及時傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計劃外，還應竭盡所能提供考察地的相關背景資料，以保障領導出行的實效性，提高其工作效率。

　　二、放眼日常事務，做到未雨綢繆

作為祕書，除了接聽電話、收發文件、迎來送往、參加會議等宂雜的日常事務外，還要經常面對工作中隨時可能出現的各種特殊狀況。可以説，信息大量湧入、高度密集。一個職業祕書對此應有足夠的心理準備，以科學的預見和充分的實戰經驗，使自己立於不敗之地。所以，祕書信息工作的第二個途徑應該是放眼日常事務，做到未雨綢繆。

對此，蘇珊有這樣的説法，“不要以為我每天都要加班工作，我並不是每天如此。只是在絕對必要時才這樣做，我認為我必須時時有所準備，以迎接這種情況的發生。”“對於會議議程表，我通常都在較實際需要時間提前幾天，以防臨時趕不及。”在蘇珊的案頭始終準備着一本筆記簿，翻在空白的一頁，以備不時之需；她會將進餐時與客户的談話要點記下，留供主管參考。蘇珊對信息處理得未雨綢繆，帶來的是整個工作的有序推進，創造的是卓有成效的辦公室文化。

現代管理日趨複雜，無形之中給祕書的信息工作帶來了各種挑戰。就以開會為例，召開一次會議，其間的策劃、組織、協調、寫作、主持等過程最能考量祕書的信息處理能力。這主要表現在：一是根據領導意圖和工作方向確定會議主題；二是根據會議內容制定會議議程；三是準備會議文件；四是做好會議通知；五是根據會議要求合理調配各種資源；六是應對會議其間的各種信息疏漏情況；七是會議期間做好記錄、編寫簡報；八是會後撰寫會議紀要。如此林林總總，祕書對各種會議信息的處理非但任務重，責任也大。

因此，信息工作要求祕書能通過日常工作做個有心人，練就體察世事、預測準備的內功，正所謂“於無聲處聽驚雷”。

　　三、主動承擔任務，做到有效溝通

主動處理信息、謹慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對祕書的又一項考驗。蘇珊曾説過這樣一段工作感言：“我想首先是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動自發的精神，不管我的主管是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作。”

祕書信息工作的第三個途徑應該是主動承擔任務，做到有效溝通。蘇珊在這方面也為我們樹立了榜樣。她的信息處理亮點表現在：一是對閲讀的各種信息都會有針對性地進行摘錄；二是在重大節慶日，會親自致電、或撰寫賀信及賀卡發給重要客户；三是隨時就各類問題與部門負責人溝通。

從蘇珊的做法可以看到，雖然祕書並沒有義務犧牲自己的私人時間去額外地投身於工作，但如果祕書主動承擔任務，那樣既是對自身的打造，也是一種積極的境界，更是實現有效溝通的基本前提。可以説，信息處理的良性循環便是打通管理的各種關節，理順工作思路，使組織內的成員朝着共同的願景努力。

當領導工作遇到疑難問題時，祕書應積極主動地思考“我能為領導做些什麼”，提供解決問題的建議信息，為領導分憂；當決策執行受阻時，祕書更有責任通過調研和協調，積極溝通上下左右，直到決策得以順利貫徹執行。

　　四、重視信息反饋，做到適時跟進

祕書日常對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是祕書活動的.基本職能，也是祕書活動中的必然內容。由於祕書信息工作受歷史與自身認識能力的侷限，對社會及單位的新精神、新動向、新政策、新經驗等“新鮮信息”的掌握總會有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問題的力度。為此，祕書信息工作的第四個途徑應該是重視信息反饋，做到適時跟進。

例如，蘇珊接到了盛怒之下的B客户的電話，是有關賬目方面的問題。她在問明原委後，和有關部門聯繫明確結果，時隔不到兩個小時便打電話將核對結果反饋給B客户，使他達到滿意為止。同時，還將這一事情的經過記下來準備告知出差在外的主管。蘇珊的這個做法凸顯了信息反饋的重要性，一方面及時處理了問題，另一方面維護了企業的形象，也為以後此類問題的解決積累了寶貴經驗。

又如，蘇珊在開會時兩度被電話打斷，回到辦公室後，除回覆一緊急電話外，還檢查檔案，獲取必要的資料，仔細回覆了另一個電話。蘇珊對這些看似平常的電話業務從來都是認真處理，妥善解決。

的確，作為一個職業祕書，對這種細節問題絕不可小覷，因為祕書對信息的處理是於細微處見精神。從蘇珊的工作中，我們可以認識到，積極主動，化繁為簡，講求實效，理應是職業祕書信息工作努力的方向。