怎樣做好辦公室文祕工作
辦公室作為綜合辦事機構,是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯繫四面八方的樞紐,下面一起來看看怎樣做好辦公室文祕工作:
1、要忠誠、勤奮、謙和、周到、多思、慎言:
祕書的素質,有全面性。諸多素質中,首在忠誠,即對事業忠誠,對領導忠誠;勤奮是第一要務,因為辛苦,因為事業在發展,有大量的工作要做,有大量的問題要處理;謙和,是品質要求,無論服務的領導有多大,職位有多高,作為祕書的謙和是必不可少的,要謙虛謹慎,對人和善,不可有驕嬌二氣;周到,生活上、工作上要周到;要多想,多替領導着想,多思考問題;慎言,是指在公眾場合注意少説話,少發表議論,否則別人會以為是領導的意圖;同時,也切忌以領導的好惡去判斷其他幹部羣眾,切忌把領導的主觀判斷帶到自己的工作中。
2、要善於處理複雜問題:
分清輕重緩急,“彈鋼琴”,忙而不亂,學會處理矛盾。可以概括為“幫忙不越位”,“協助不協調”,“服務不指揮”。所謂“幫忙不越位”,是指祕書是給領導幫忙的,不能越位去代表領導去發號施令;“協助不協調”,是指在工作中更多起協助作用,協調的工作,有領導,有辦公室等職能部門去做,自己不要去協調工作;“服務不指揮”,還是指要把握好身份,不要自己去指揮有關部門工作。
3、要處理好與所在部門、其他部門的關係:
要處理好與自己所在部門、科室領導和同事的關係,明確自己的歸屬,自己的家。要有整體意識,不可脱離集體,更不可凌駕於集體之上。要注意處理好與其他部門的關係,善於通氣、善於交流。
4、要善於忍受委屈:
學會接受批評,忍得了委屈,學會面對來自各個方面的議論。任勞任怨是祕書綜合素質的體現。在領導身邊,領導對祕書很親近,也很嚴格,喜怒哀樂有時不迴避,特別是工作中的缺點,往往會嚴厲指出,要善於接受批評;有時,這些批評不一定正確,但也要善於忍受,善於排解。
5、要有良好的心理素質:
良好的心理素質包括良好的'心理承受能力,良好的心理調節能力,良好的自我認知能力,良好的人際關係。祕書工作的特殊性,要求祕書必須具有特殊的素質,必須是“特殊材料製成的”。
6、要“眼觀六路,耳聽八方”:
祕書是領導的助手,收集信息,瞭解各方意見,把握有關動態,所以必須“眼觀六路,耳聽八方”,才能滿足領導的工作需要。當然,要實事求是。不能道聽途説,更不能信謠傳謠,誤導領導。
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