助理與祕書的區別
大家都知道祕書和助理是兩個不同的崗位,可是你們知道祕書和助理之間的區別在哪裏嗎?下面是小編為你整理的助理與祕書的區別,希望對你有用!
助理與祕書的區別
祕書和助理的區別祕書一般是負責辦公室內務和日常雜務,一般不參與管理上的事情。助理是一般總經理不在時,助理可以代其履行職責。“祕書”的定義,祕書是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者(或僱主)實施管理的人員。
該定義可從3個角度來理解。
1.祕書服務的根本對象是領導者。
2.祕書活動的基本方式是處理信息和事務。
3.祕書活動的根本性質是輔助性。
祕書實務的含義:祕書工作者通過具體操作,直接作用於實際事和物的過程。
祕書和助理是兩個不同的職位,區別在於:
1、祕書相對助理來説,更多的是文職方面的事務多些,如為領導寫文章,處理往來信函,等等;
2、助理相對祕書來説,更多的是行政方面的事務多些,如處理行政事務,尤其在領導出差、開會等不在的時候,有權處理、決定行政事務,而祕書就不能;
3、祕書的職責就是對領導上傳下達,助理也有此項功能,但是有些場合助理可以直接處理這些上傳下達的事項。祕書的服務對象主要是領導者,助理的服務對象是公司助理是高於部門經理低於總經理的一個職位,他有一定的決策權,但是祕書就是簡單的文職工作,只有服從上級命令的義務. 助理、祕書與文員在本質上都是祕書,只不過是它們從事的祕書工作側重點有所不同。
一般來説,祕書工作大致可分為abcd四個層次,最上層a部分工作是指參與企業經營決策、協調與各方面的關係、陪同上司出席各種商務活動和負責祕書部門的管理等工作;b部分工作包括上司辦公室的管理、負責文件起草、信息收集、日程管理、上司出差準備等工作;c部分工作包括為上司接打電話、接待客人、收發郵件等工作;最底層d部分工作主要足負責辦公用品管理、安檢、衞生等行政後勤工作。 在大多數公司,負責a部分工作的一般是由辦公室主任這類的人,a類工作實際上屬於企業管理的範疇,不是嚴格意義上的“祕書工作”;同樣,d部分的`工作也不是嚴格意義的“祕書工作”,它屬於行政後勤工作的範圍。
因此,祕書工作的核心是b和c這兩部分。 我國目前對“助理”、“祕書”和“文員”這幾種職位沒有進行嚴格的區分,不過,種分類可以看出,所謂“助理”就是負責a和b兩部分工作的人;所謂“祕書”就是負責b和c兩部分工作的人;而“前台”或“文員”就是負責c和d兩部分工作的人。
總經理助理崗位説明
一、基本資料
崗位名稱:總經理助理
直接上級:總經理
二、工作描述
本崗位工作目標: 協助總經理完成內部管理工作、外部聯絡。參與企業文化建設。
工作職責 時間百分比、發生頻率、職責、任務
職責一:輔助總經理完成公司制度建設、工作、任務,組織協調起草、修改公司管理制度,提交總經理和經理會討論,並記錄決議,形成最終制度,下發公司相關人員 負責組織監督、檢查公司管理制度落實情況 組織起草公司其他重要文件,提交總經理和經理會討論。
職責二:參與經理會、工作、任務,負責安排並參加經理會、重大業務會議,並負責記錄,形成報告交總經理審批 負責督辦、檢查經理會決議的執行情況,並及時向總經理或經理會通報。
職責三:公司內部信息溝通與協調、工作、任務,負責及時掌握和了解公司各方面統計數據和內部動態,定期提供公司工作簡報 負責組織各部門的信息傳遞工作,保證各部門信息溝通順暢 負責組織辦公室文件、資料、檔案的保管和定期歸檔工作。
職責四:在總經理的授權下,代表總經理完成公司對外宣傳與外聯工作。
職責五:參與營造企業文化氛圍,塑造、執行、推廣和強化公司核心價值觀。
職責六:相關工作成果和過程數據的。
總經理祕書崗位説明
工作內容:
1.負責起草公司年度工作總結報告及總經理講話稿。
2.負責起草公司股東人和董事會的會議材料。
3.負責公司其它重要會議記錄及會議紀要的整理。
4.負責公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。
5.負責公司印章及總經理簽章的刻制和使用管理。
6.定期編輯《公司通訊》。
7.協助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。
8.完成總經理和辦公室主任交辦的其他工作。
權限與責任:
1.權限: 有權參加或列席公司內部的各項會議。 有權瞭解公司各項生產經營活動的進展情況。
2.責任: 對公司宣傳報道的信息失真負相應的行政責任。 對公司文件及印章管理不善造成的問題負相應的行政責任。 對工作內容不能保守祕密,給公司造成損失負相應的經濟賠償責任和行政責任。
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