文祕的工作內容是什麼
文祕是每一個企業都不可或缺的角色,他們是每一個寫字樓的主要組成人員,下面文章中介紹了一寫關於人事文祕的工作流程,我們就來説説每個文祕基本工作內容是什麼。
辦公室文祕工作:
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衞生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的.收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13. 社會保險的投保、申領。
14. 統計每月考勤並交財務做帳,留底。
15. 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作。
銷售文祕工作:
1. 在企劃部經理的領導下,負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業務管理。
2. 負責編制公司年度促銷活動預算,提交年度促銷方案,制定與協調各區域促銷活動推進時間與方案選擇。
3. 負責各區域促銷活動的工作指導與審批管理,協助各區域市場開展促銷活動。
4. 負責制定公司公共關係計劃與實施方案,策劃與組織實施公關活動。
5. 負責促銷活動的方案管理與文檔備案,評估活動效果,提交季度促銷活動分析報告。
6. 完成企劃部經理交辦的其他任務。
檔案文祕工作:
1.負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要。
2.負責各類文件的拆封.登記.傳閲.催辦等工作,做好公司各類檔案的接受.整理.保管和統計工作,實行集中統一管理。
3.負責各類文件檔案的入庫工作並做好統計。
4.負責檔案的借閲.複製和利用,根據需要,編制必要的檢索工具和參考資料,注意信息反饋,為公司各部門的檔案查閲提供方便,認真做好使用記錄。
5.及時收集各類檔案,做好平時的立卷工作,並做好整理.修復.裝訂.編目和歸檔工作。
6.負責歸檔文件的驗收.鑑定,做到歸檔文件完整.簽署齊全.裝訂整齊.分類科學.使用方便。
7.負責定期清查檔案,及時催討借出的檔案,做到賬物相符。
8.每天做好檔案室的清潔工作和温濕度記錄,落實防盜.防火.防塵等安全措施,對損壞或變質的檔案,及時進行修補和複製。
前台文祕工作:
1.負責前台服務熱線的接聽和電話轉接,做好來電諮詢工作,重要事項認真記錄並傳達給相關人員,不遺漏、延誤。
2.負責來訪客户的接待.基本諮詢和引見,嚴格執行公司的接待服務規範,保持良好的禮節禮貌。
3.對客户的投訴電話,及時填寫登記表,並於第一時間傳達到客户服務團隊,定期將客户投訴記錄彙總給副總經理。
4.負責公司前台或諮詢接待室的衞生清潔及桌椅擺放,並保持整潔乾淨。
5.接受行政經理工作安排並協助人事文祕作好行政部其他工作。
出納文祕工作:
1.申請票據,購買發票,準備和報送會計報表,協助辦理税務報表的申報。
2.現金及銀行收付處理,製作記帳憑證,銀行對帳,單據審核,開具與保管發票。
3.協助財會文件的準備.歸檔和保管。
4.固定資產和低值易耗品的登記和管理。
5.負責與銀行.税務等部門的對外聯絡。
6.協助主管完成其他日常事務性工作
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