會計電算化高頻考點：電子表格軟件在會計中的應用

電子表格軟件在會計中的應用是會計從業資格考試會計電算化科目的重要考點。你對電子表格軟件在會計中的應用瞭解嗎?下面是yjbys小編為大家帶來的關於電子表格軟件在會計中的應用的知識，歡迎閲讀。

　　第一節 電子表格軟件概述

　　一、常用的電子表格軟件

電子表格，又稱電子數據表，是指由特定軟件製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS操作系統下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用於iPad等手持設備。此外，還有專業電子表格軟件如LotusNotes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。

微軟的Excel軟件(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經廣泛應用於會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用範圍廣泛、用户眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別説明時，本大綱主要介紹EXCEL有關內容。

　　二、電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數據;(3)實現數據網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。

(一)建立工作簿

Exce1啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Exce1存儲和處理數據的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字符。

在Excel2003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個工作簿默認含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機內存大小的限制。

(二)管理數據

用户通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、存儲數據，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數數據處理業務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數據進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內置函數，對數據進行復雜的運算和分析。

(三)實現數據網上共享

通過Excel，用户可以創建超級鏈接，獲取局域網或互聯網上的共享數據，也可將自己的工作簿設置成共享文件，保存在互聯網的共享網站中，讓世界上任何位置的互聯網用户共享工作簿文件。

(四)製作圖表

Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組數據改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數據之間的複雜關係;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網絡線、圖例、數據標誌、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設計的圖表更具説服力。

(五)開發應用系統

Exce1自帶VBA宏語言，用户可以根據這些宏語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Exce1的功能。

　　三、Exce1軟件的啟動與退出

(一)Exce1軟件的啟動

通常可以採用下列方法啟動Exce1軟件：

1.點擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令

通過“開始”菜單可啟動Exce1軟件，同時建立一個新的文檔，該文檔在Exce1軟件中被默認為工作簿。啟動Exce1後建立的第一個空白工作簿的缺省名和擴展名，在Exce12003中分別默認為“Book1”和“.x1s”(在Exce12013中則分別為“工作簿1”和“.x1sx”)，但也可以另存為其他名字和類型的文件。

2.點擊桌面或任務欄中Exce1的快捷方式圖標

這種方法的前提是桌面或任務欄中已經創建Exce1快捷方式圖標。

3.通過“運行”對話框啟動Exce1軟件

相關操作完成後，Exce1啟動，同時建立一個新的空白工作簿。

4.打開現成的Exce1文件

直接點擊現成的Exce1文件，通過打開該文件來啟動Exce1軟件。

(二)Exce1軟件的退出

通常可以採用下列方法退出Exce1軟件：

1.點擊標題欄最右邊的關閉按鈕

點擊標題欄最右邊的關閉按鈕“X”後，Exce1軟件將被退出。

2.點擊“關閉窗口”或“關閉所有窗口”命令

右鍵單擊任務欄中的Exce1圖標，打開菜單選項，點擊“關閉窗口”命令可退出Exce1文件。文件被關閉後，Exce1軟件也隨之退出。

3.按擊快捷鍵“A1t+F4”

按擊“A1t+F4”鍵後，Exce1軟件將被退出。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被保存，將出現提示是否保存的對話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執行的結果將是光標所在的文件被關閉，其他處於打開狀態的Exce1文件仍在運行，Exce1軟件並未退出。只有這些文件均被關閉後，Exce1軟件才能退出。

　　四、Exce1軟件的用户界面

Exce1軟件啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現有的工作簿，並在屏幕上呈現一個最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用户操作Exce1軟件的重要平台，被稱為默認的用户界面。

Exce1軟件的默認用户界面因版本不同而有所區別。其中，Exce12003及以下版本的默認用户界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態欄和任務窗格等要素組成;Exce12007及以上版本的默認用户界面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態欄等要素組成。

(一)標題欄

標題欄位於窗口的最上方，依次列示Exce1軟件的圖標、文檔的標題和控制Exce1窗口的按鈕。

(二)菜單欄

Exce12003的菜單欄默認位於標題欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數據”、“窗口”和“幫助”等9個默認的菜單項，包括Exce1的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將打開該命令的對話框;命令後面帶有“ ”的，表示該選項後面帶有一個子菜單。

(三)工具欄

工具欄默認位於菜單欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。

用户不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

(四)編輯區

編輯區默認位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函數按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的數據或公式。

(五)工作表區

工作表區默認位於編輯區的下方，是Exce1文件用於存儲和處理數據的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

(六)狀態欄

狀態欄默認位於窗口底部，可以顯示各種狀態信息，如單元格模式、功能鍵的開關狀態等。

(七)任務窗格

任務窗格默認位於Exce1窗口的右邊，但可移動到窗口的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”、“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文檔更新”和“XML源”等11個任務窗格。

(八)功能區

功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，用户可以根據需要完成的操作，快速找到和調用包含當前所需命令的功能區。

Exce12013默認的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局”、“公式”、“數據”、“審閲”、“視圖”、“開發工具”，排列在標題欄的下方。此外，用户還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。

功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務窗格和其他用户界面組件才能顯示的任務或入口點集中在一起，便於在同一位置查找和調用功能相關的命令。

　　五、Exce1文件的管理

Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Exce1文件的新建與保存

1文件的新建

單擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令、桌面或任務欄中Exce1的快捷方式圖標或者通過“運行”對話框等方式啟動Exce1軟件的，系統將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板後，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現出來，並在標題欄中顯示默認的文件名。

以打開現成Exce1文件方式啟動Exce1軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctr1+N”鍵;(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Exce12003為常用工具欄，Exce12013為快速訪問工具欄)。

1文件的保存

為了繼續使用新建的Exce1文件，應當以合適的名稱和類型將Exce1文件保存在適當的位置。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應進行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行保存。對於之前已經保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵後，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。

(3)通過單擊常用工具欄(適用於Exce12003)或快速訪問工具欄(適用於Exce12013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

(4)通過“文件”菜單(或Exce12003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

(二)Exce1文件的關閉與打開

1文件的關閉

Exce1軟件退出前必須關閉打開的文件，因此，也可以採用前述三種Exce1軟件的退出方法來關閉處於打開狀態的文件。此外，還可採用以下方法來關閉處於打開狀態的Exce1文件：

(1)點擊“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。

Exce12013中由於沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關閉”按鈕。

(2)點擊“文件”菜單中的“關閉”命令。

(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。

上述三種方法關閉的均是當前文件，其他處於打開狀態的Exce1文件仍處於打開狀態，Exce1軟件仍在運行，並可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式創建新工作簿。

1文件的打開

打開Exce1文件的方法主要有：

(1)通過直接點擊Exce1文件打開。

(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

(3)通過Exce1“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

(4)通過常用工具欄(適用於Exce12003)或快速訪問工具欄(適用於Exce12013)中的“打開”按鈕進行打開。

(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行打開。

(三)Exce1文件的保密與備份

1文件的保密

對於設置了打開權限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對於設置了修改權限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

1文件的備份

Exce1軟件根據原文件自動創建備份文件的名稱為原文件名後加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

(四)Exce1文件的修改與刪除

1文件的修改

Exce1文件的修改通常在已打開的Exce1文件中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。

1文件的刪除

Exce1文件的刪除方法包括：

(1)選中要刪除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進行刪除。

(2)鼠標右鍵點擊要刪除的Exce1文件，選擇刪除命令。

　　第二節 數據的輸入與編輯

　　一、數據的輸入

(一)數據的手工錄入

Exce1中，數據的輸入和修改都在當前單元格或者對應的編輯欄中進行。Exce1文件打開後，所有單元格均默認處於就緒狀態，等待數據的輸入。

1.在單個單元格中錄入數據

選定目標單元格，錄入所需的數字或文本。

2.在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的數據

選定單元格區域，在當前活動單元格或者對應的編輯欄中錄入所需的數字或文本，通過組合鍵“Ctr1+Enter”確認錄入的內容。

3.在單張工作表的多個單元格中快速錄入部分相同的數據

相關設置完成後，在相應的單元格輸入數據時，只需要輸入不重複的數字部分，系統會在輸入的數字前自動加上重複部分。

4.在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的數據

可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標單元格，如同按照在單個單元格中錄入數據的方法錄入相關數據;在一個單元格區域，如同按照在單張工作表的多個單元格中錄入相同數據的方法錄入相關數據。完成數據錄入後，可採用以下方法取消工作組：

(1)單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標籤(即組外工作表標籤)，如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動工作表以外的任意一個工作表標籤;

(2)指向該工作簿任意一個工作表標籤，單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。

(二)單元格數據的快速填充

1.相同數據的填充

某單元格的內容需要複製到其他單元格時，通常可點擊該單元格右下角的填充柄，鼠標箭頭隨之變為黑十字形，按住鼠標左鍵向上下左右的任一方向拖動，然後鬆開鼠標左鍵，該單元格的內容即被填充到相關單元格。

2.序列的填充

序列是指按照某種規律排列的一列數據，如等差數列、等比數列等。使用填充柄可自動根據已填入的數據填充序列的其他數據。使用填充序列的操作步驟是：

(1)在需要輸入序列的第一個單元格中輸入序列第一個數或文本內容，緊接第二個單元格輸入序列第二個數或文本內容;

(2)選中上述兩個單元格，點擊第二個單元格右下角的填充柄，按住鼠標左鍵拖動，在適當的位置釋放鼠標，拖過的單元格將會自動進行填充。

3.填充序列類型的指定

利用自動填充功能填充序列後，可以指定序列類型，如填充日期值時，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

拖動填充柄並釋放鼠標時，鼠標箭頭附近出現“自動填充選項”按鈕，單擊該按鈕打開下拉菜單以選擇填充序列的類型。

(三)導入其他數據庫的數據

EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等數據庫的數據，實現與小型數據庫管理系統的交互。

　　二、數據的編輯

(一)數據的複製和剪切

1.數據的複製和粘貼

Exce1中，可以使用“粘貼”命令粘貼複製的內容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數值、格式、公式、批註等內容。

2.數據的剪切與粘貼

數據的剪切與複製不同。數據複製後，原單元格中的數據仍然存在，目標單元格中同時還增加原單元格中的數據;數據剪切後，原單元格中數據不復存在，只在目標單元格中增加原單元格中的數據。

(二)數據的查找和替換

1.查找和替換特定數據

如果只需要查找，單擊“查找下一個”逐個查找或單擊“查找全部”一次性全文查找;如果需要替換，單擊“替換”逐個替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。

2.選中包含公式的單元格

依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。

3.替換格式

進行相應格式設置後單擊確定回到“查找與替換”對話框，單擊“全部替換”即完成對內容和格式的批量替換。

　　三、數據的保護

(一)保護工作簿

Exce1可以為重要的工作簿設置保護，限制進行相應的操作。

1.限制編輯權限

工作簿被保護後所有的操作都不可進行。如果要撤銷保護工作簿，按設置保護工作簿的路徑選擇“保護工作簿”，輸入正確的密碼後可撤銷保護。

2.設置工作簿打開權限密碼

設置密碼完成後，當再次打開工作簿時需要輸入正確的密碼才能打開。

(二)保護工作表

在Exce12013中，可以對工作表進行編輯權限設定，限制他人對工作表的編輯權限，如插入行、插入列等。取消權限保護需輸入正確的密碼。

如果要撤銷保護工作表，按設置保護工作簿的路徑選擇“保護工作表”，正確輸入取消工作表保護時使用的密碼後可撤銷保護。

(三)鎖定單元格

鎖定單元格可以使單元格的內容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護工作表功能。

　　第三節 公式與函數的應用

　　一、公式的應用

(一)公式的概念及其構成

公式是指由等號“=”、運算體和運算符在單元格中按特定順序連接而成的運算表達式。運算體是指能夠運算的數據或者數據所在單元格的地址名稱、函數等;運算符是使Exce1自動執行特定運算的符號。Exce1中，運算符主要有四種類型：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。

Exce1中，公式總是以等號“=”開始，以運算體結束，相鄰的兩個運算體之間必須使用能夠正確表達二者運算關係的運算符進行連接。即公式的完整表達式按以下方式依次構成：等號“=”、第一個運算體、第一個運算符、第二個運算體，以下類推，直至最後一個運算體。

(二)公式的創建與修改

1.公式的創建

Exce1中，創建公式的方式包括手動輸入和移動點擊輸入。

手動輸入公式時如有小圓括號，應注意其位置是否適當以及左括號是否與右括號相匹配。

當輸入的公式中含有其他單元格的數值時，為了避免重複輸入費時甚至出錯，還可以通過移動鼠標去單擊擬輸入數值所在單元格的地址(即引用單元格的數值)來創建公式。

移動點擊輸入數值所在單元格的地址後，單元格將處於“數據點模式”。

2.公式的編輯和修改

公式編輯和修改的方法有：

(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內修改內容。

(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”鍵後直接在單元格內更改內容。

(3)選中公式所在的單元格後單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應更改。

需注意的是，在編輯或者移動點擊輸入公式時，不能隨便移動方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內光標移動之前的位置將自動輸入所移至單元格的地址名稱。

(三)公式的運算次序

對於只由一個運算符或者多個優先級次相同的運算符(如既有加號又有減號)構成的公式，Exce1將按照從左到右的順序自動進行智能運算;但對於由多個優先級次不同的運算符構成的公式，Exce1則將自動按照公式中運算符優先級次從高到低進行智能運算。

為了改變運算優先順序，應將公式中需要最先計算的部分使用一對左右小圓括號括起來，但不能使用中括號。公式中左右小圓括號的對數超過一對時，Exce1將自動按照從內向外的順序進行計算。

(四)公式運算結果的顯示

Exce1根據公式自動進行智能運算的結果默認顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應顯示公式表達式的完整內容。該單元格處於編輯狀態時，單元格也將顯示等號“=”及其運算體和運算符，與所對應編輯欄顯示的內容相一致。

1.查看公式中某步驟的運算結果

單元格中默認顯示的運算結果是根據完整的公式表達式進行運算的結果，但可通過下述方法查看公式中某步驟的運算結果：

(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進入編輯狀態;

(2)選中公式中需要查看其運算結果的運算體和運算符，按“F9”鍵後，被選中的內容將轉化為運算結果，該運算結果同時處於被選中狀態。

在運算結果處於被選中狀態下，如果按下確認鍵或者移動光標鍵，公式中參與運算的運算體和運算符將不復存在，而被該結果所替代;如果移動鼠標去點擊其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態切換成數據點狀態，公式所在單元格里同時顯示被選中單元格的地址或名稱。

(3)按下“Esc”鍵或者“Ctr1+Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運算結果將恢復為公式表達式的原來內容。

2.公式默認顯示方式的改變

為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過下述方法使單元格默認顯示完整的公式表達式，實現公式表達式與運算結果之間的便捷切換。

(1)在單元格顯示運行結果時，選中單元格，按下“Ctr1+`”組合鍵或者點擊“顯示公式”(適用於Exce12013)菜單命令，可切換為顯示公式內容。

(2)在單元格顯示公式內容時，選中單元格，按下“Ctr1+`”組合鍵或者點擊“顯示公式”(適用於Exce12013)菜單命令，或者點擊“公式審核模式”(適用於Exce12003)菜單命令，可切換為顯示運行結果。

3.將公式運算結果轉換為數值

採用複製粘貼的方法將公式原地複製後，進行選擇性粘貼，但只粘貼數值。