高效商務寫作：讓你的語氣躍然紙上

一、小稱謂，大不同

開頭的稱謂，會定下整個郵件的基調。如果寫給新客户，開頭用hi，對方會因為你的"自來熟"感到莫名其妙，這感覺就跟你接到陌生推銷電話，對方張口就"哥"，"姐"的叫，讓你各種不自在一樣。為了避免這樣的尷尬，就請記住不同場合如何使用稱謂和結束語吧!

	開頭	結尾
不認識對方，也不知道姓名	Dear Sir or Madam,	Yours faithfully, Yours truthfully,
知道姓名，但關係不熟	Dear Mr. [surname], Dear [title],	Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely，
知道姓名，關係一般	Dear [first name],	Best regards Regards,
知道姓名，關係很不錯	Hi/Hey [first name],	Regards, Best wishes, Cheers,

怎麼樣?你學會了嗎?寫信告訴我"I've got it!"，你會如何開頭呢?

二、詞與句，有腔調

簡單來説，正式用語就像"文藝青年"，愛用矯情的複雜詞彙和句式;通俗用語，就是"普通青年"，他們的特點就是"説人話"，詞語和句式非常符合普羅大眾的認知;非正式用語，就像"犯二青年"，喜歡特立獨行的他們，總會冒出讓人"不明覺厲"的詞語，就是不羈放縱愛自由。具體來説，語言的正式程度可以體現在以下幾個方面：

　　1、縮寫

非正式語言，是典型的會話口吻，經常出現省略和縮寫現象，就像我們開篇的那個Jane的例子一樣，而普通青年和文藝青年一般不會這樣表達。

　　2、選詞

非正式語言會使用更多的俚語和動詞短語，通俗語言使用的詞彙都是最常用最熟悉的，而正式語言的用詞則是本着"高大上"的原則：

犯二青年：We need to make a hard-hitting advertisement for our books that will really pull.

普通青年：We need to make an impressive advertisement for our books that will really attract customers.

文藝青年：We need to create an aggressive and powerful advertisement for our books thatwill really appeal to customers.

好了，測測你的文藝程度，普通青年説"we can never agree to such a principle"，你能把它改的高大上嗎?

　　3、句式

文藝青年愛用又長又複雜的句子，各種並列加嵌套。但是無論正式還是非正式，一個句子都儘量不要超過15個單詞，這個長度是最reader friendly的。

普通青年：Could you tell me if you can send the goods by sea two weeks ahead of time according to our terms?

文藝青年：Would you please inform me of the possibility that the terms we mention will enable you to expedite the shipment two weeks ahead of schedule?

　　4、自我

不同語言風格的.另一個區別是，是否喜歡用I或you。正式的場合，比如寫報告，需要給讀者營造專業、客觀、不帶個人色彩的感覺，因此會較少使用I或you這種比較個人的表達。而通俗和非正式語言，就像追求個性的犯二青年一樣，喜歡為郵件增添個人色彩，表達個人立場，我們在上一期舉的例子，就反映這一點：

普通青年：I think your proposal to Smith and Kline is excellent. I have marked a couple of places where I'm concerned that we are committing ourselves to a schedule that we might not be able to keep. If I can help in any other way, please let me know.

文藝青年：The Smith and Kline proposal appears complete and thorough, based on our department's evaluation. Several small revisions, however, would ensure that the company is not committing itself to an unrealistic schedule. These revisions are marked on the copy of the report attached to this message.

非常明顯的看到，通俗語言更多的是使用I來做主語，而正式語言則是物做主語。通常，想讓物作主語，會使用被動語態，比如：

We decided to stop looking.

→ A decision was made to terminate the search.