祕書商務禮儀:別讓打電話出賣了你的教養
人在職場,學會打電話是非常重要的。因為電話是公司的窗口,很多業務的第一次接觸都是通過電話。今天就給大家介紹一下優雅女人是如何掌握電話禮儀的。
聽 電 話
公司接聽電話應該是非常正規的——在禮貌稱呼之後,先主動報出公司或部門的名稱。如:“您好,這裏是**公司,請問您找哪位?”。很多人會習慣性的有防備意識或覺得不重要,接聽電話時不報備自己的崗位或名字。但往往在這些小細節方面才是體現教養的禮貌性。
在長途電話的禮儀細節中,當你給別人打長途電話請求別人的幫助,如果對方正好不在,你應該選一個合適的時間再打過去,最好不要讓對方回電。
如果打電話撥錯了號碼,應當禮貌地説一聲“對不起,我撥錯了號碼”。如果接到撥錯的電話,應當客氣地告訴對方打錯了,請他重撥,不要使對方難堪。
如果是在跨國公司的辦公室,來電必須在第二聲鈴響之後迅速接起,如果在鈴響超過三聲後才接聽,就要禮貌地説一句“抱歉,讓您久等了”。
當來電話的人説明要找誰之後,通常有三種情況:
一是剛好是本人接電話;此時應該回答“我就是,請問您是哪位?”
二是本人在,但不是他接電話,需要轉接;此時應該這麼説“他就在旁邊,請稍等。”或者“請稍等,我幫您轉過去,請問您貴姓?”。
三是他不在辦公室。接電話的人要這麼説“對不起,他剛好出去了,您需要留話嗎”不要只説一聲“不在”。
還有一種情況是,如果你和某人正在他的辦公室談話,此時電話突然響了,該怎麼辦呢?當對方接到緊急電話時,你需要請求是否要避嫌“請問,我是不是該出去一會兒呢?”。第二是談話中你接到緊急電話,你應該這麼説“對不起,我得接個電話”。
總之,接電話的禮儀就是不要留下不愉快的交流,給人好的心情,自己心情也會變好。
祕 書 應 有 的 電 話 禮 儀
祕書就是一個企業的'窗口,很多人都是通過這個職務來認識企業的商務形象。作為一名祕書,要懂得基本的商務禮儀,特別是電話禮儀。很多公司應聘祕書的要求也有考核面試者是否有良好的電話禮儀。
商務環境中,祕書接聽電話時,首先要能區分什麼電話需要她本人直接轉給老闆,什麼電話需要她自己來處理,而什麼電話又需要轉給其他的人。
換句話説,作為祕書,一頂要多瞭解公司,清楚什麼人負責什麼事,以便當老闆不在的時候,知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。這對祕書職業素質的培訓至關重要。
做 好 電 話 留 言
當別人給你打電話時,禮貌的做法是當天回電給對方。如果你沒接到電話,最好是兩天之內回電。如果你實在沒辦法立即回電,那麼,在兩天之內,請別人替你回電。
在辦公室裏,當你接聽恰好外出辦事的同事的電話時,要替同事做好電話留言,包括來電者的姓名、電話。在家中也是一樣。無論是生活中,還是工作中,我們都應當多替他人想。
現在很多人都在電話上安裝了錄音裝置,外出時將其打開,就可以把打來的電話留言錄下來。在錄製自己的話音時,要注意措辭。
如果是公司電話,可以這麼説“您好,這裏是**公司,我們的辦公時間是工作日早九點到晚五點。請您聽到提示音後留言,謝謝!”
如果是住宅電話,直接説“您好,請留言,謝謝”便可,而不必過多透露個人消息。給別人留言時,最重要的是清晰地説出你的姓名,慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息,最好能將電話號碼慢慢地重複一遍。
拿破崙.希爾曾這樣説過:“世界上最廉價,而且能得到最大收益的一項物質,就是禮節”。過去我們可能不在意,但當大部分人都不注意的時候,就要提醒自己了。
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