行政秘书要如何做好会议记录
会议记录是公司里行政秘书的一项日常工作,看似简单,真正做好并不容易。它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力,充分考虑多种细节与因素。做好会议记录应着重把握好以下三点:
1、准备细致到位
认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前,记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。
会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式,一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。
对此,记录人应养成一种职业习惯:提前到达会场、提前调试记录设备,避免因准备不足而影响会议记录效果。
2、记录完整真实
一份完整的会议记录,除了会议主要内容外,还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的,就是要忠实记载会议召开时的.情景,以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实,不能夹杂个人观点,更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来,保持语言的原汁原味。
3、整理准确及时
会上记录的内容只是一个草稿,会议结束后,须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。
在此过程中应注意以下几点:一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对,对遗漏内容进行补充,对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词,应根据录音记录,标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合,确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后,应及时归档留存。
-
非常实用的office办公文秘操作技巧
办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一,而office2003则是大家使用最为广泛的办公自动化软件,今天yjbys小编向大家介绍一些非常实用的office办公文秘操作技巧,希望对大家的工作有所帮助:数字格式批量转换在完成一篇报告后,才发现其中最有说服力的数字显得很不...
-
公文的写作10大要点
公文是一种特殊的文章,其写作过程具有一些特殊的规律性,因此,要写好公文,除了必须遵从诸如文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作规则之外,还必须遵循下列一些基本要求:一、合“法”合“法”,即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎...
-
公文写作不得不把握好的“三个维度”
在机关,写公文就是写思路、写思想、写工作。都说要把公文写作当作职业、当作事业、当作生命,才能乐此不疲,才能出更多佳作!下面给大家介绍公文写作不得不把握好的“三个维度”,欢迎阅读!公文写作不得不把握好的“三个维度”1将“积累”进行到底“汝果欲学诗,功夫在...
-
优秀秘书必备的十大条件
导语:传统秘书所被赋予的职责,是消极地等待主管的命令,配合周围的工作环境;而新世纪来临之际,由于网络的四通八达,企业扁平化、全球化的发展,促使秘书积极顺应变局,创新思维。因此,优秀的21世纪秘书,除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外,还应具...