办公文秘:如何写总结
写作是文秘的每天都要做的工作之一。
总结的结构不外乎是上半年(或全年)基本情况,主要体会,存在的问题,下半年(或明年)的计划目标,完成任务的措施等主要内容。
结构可根据领导要求,如有的领导喜好体现成绩,那大量篇幅自然要在已完成的情况里体现;如有的领导觉的本阶段没什么成绩可言,自然就要在今后的计划和目标中加大描述力度,给别人一美好前景之感觉。
具体写法,还是不外乎“天下文章一大抄”。不可能篇篇总结都是妙语连篇,每年的国务院总理报告还不是在去年的基础上提出新的论点,尤其对于某个单位来说,短短一年或半年内,其发展更不可能有什么大的变化。怎么办呢?就要在前面的基础上提出现阶段发展的核心内容,对今后的发展也要言简意赅的描述,剩下的就是围绕这个中心点来组织文字,最好用数据来描述,再加上2个突出事例,就更可好了。
例如,我在企业里,上半年公司的主要工作是“构建战略联盟”,那么必然要花费大量的篇幅在这里面,需要很多的数据和事例来支持它,其实企业里还有很多别的`方面可以体现上半年的成绩,但把最核心的内容体现出来了,其它的不说也无碍大局了。下半年,如公司有打算在科研上有所突破,那就要围绕科研大写特写,不要担心写的内容到时实现不了。
对于我个人而言,写总结时是很希望领导提前拟出提纲,然后由自己围绕提纲来编撰组织,但对于很多人而言,领导一是没时间,二是不一定有水平能总结出什么,很多时候就需要“写手”来绞尽脑汁,为领导图谋现在和未来了。感觉当个写手是很累的,个方面都得考虑周到。
另外,就是总结里不要有太多形容词,毕竟不是写小说和散文,简单而能体现出工作成绩是最主要的,开始时,总是需要草拟出20、30页的,往往到最后定稿,就剩7、8页了,其中,就需要你和你的领导慢慢提炼了。
写出一篇好的东西,并得到你的领导认可,那么以后,你的总结就会好写许多,毕竟,总结是要你的领导来宣读的。记住,你只是写手。
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