英语写作技巧:正式书信写作八步骤
在一些场合,书信写作需要很正规的。下面是小编为大家整理了英语写作技巧:正式书信写作八步骤,希望能帮到大家!
1. Understand your purpose
明确目标
为何写信?你期望收信人看完后做什么?你想改变她的决意,还是希望他采取具体措施?抑或你在寻求宽恕?你要投诉糟糕的'服务、劣质的产品,还是要谋取职位?你的“请求”是什么?
一旦你明白以上问题,就能撇清所有无关痛痒的事了。
2. Identify your audience
定位对象
明确收信人身份有助于更精准地表达意愿。同一封信,我写给律师是一种措辞,写给非律师出身的总裁、甚或年长的慈善客户,又会是另一种措辞。写信给编辑部,刊物读者才是最终收信人——那么,他们是什么样的人呢?千万别用读者看不懂的术语。
3. Keep it short
短小精练
多数人周围文字泛滥,根本无法全部读完。因此,人们倾向先查阅较短信函。厚厚一叠长篇大论看上去真的很恐怖。忙碌的人一般会先放一放,等有空再看——而这一等可能意味着石沉大海。所以,写信要简洁精练。
4. Use simple language
言简意赅
信要让人读懂。哪怕收信人水平很高,也应避免使用行话冗句。人家又不傻,工作这么忙,干净利落点,事情都好办。正式信函不一定要讲套话,不必故作老练,讲清楚就行。用“请”,别用“恳请”;用“买”,别用“购置”;用“附上”或“以下是”,别用“随函附上,请查收”。
5. Lead with the most important point
挑明重点
如记者所言,不要埋头当鸵鸟。要设法亮出你最希望收信人注意到的信息。收信人可能只浏览第一段,所以,千万别把你的“要求”放到最后一段。
6. Follow the rules
遵循格式
商业信函有其自身格式,你若无视,一切后果自负。
7. Proofread. Then proofread again
检查再检查
就算你语法再好,也还会犯个小错、打个错字。信写完后,一定要慢慢细读,查缺补漏。别依赖拼写检查软件,最好对着打印稿检查——读出声来——同时圈出错词烂句。如果信函尤为重要,最好请别人替你再检查检查。
8. Let it cool before sending
三思而后“寄”
写说服信或投诉信时,你的情绪想必很激动,甚至忿然作色。你洋洋洒洒、一吐为快。但是……在你打印、签名或寄出前,还是先放一放吧。先干点别的, 冷静冷静。回头再读刚刚写的东西,你觉得判断公正么?分析可否理智?是否言如其实?语气妥当与否?如果就这么在电视上、老板或祖母面前读这封信,你会不会后悔?情绪稳定后,做些适当润色吧。
然后,也就是万事妥当后,你才可以点击发送。
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