文祕接待辦公室禮儀知識大全
文祕工作不可避免會接待來訪,以下是小編為你整理文祕接待辦公室禮儀,希望對你有幫助。
接待來訪禮儀
人們經常會出於各中原因來辦公室找祕書,所以祕書人員要掌握接待來訪者的禮儀,這不但涉及到組織形象問題,對祕書工作能否順利開展也有很大關係。
如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者,應首先致歉然後詢問來訪者是稍作等待還是另約時間,切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,祕書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了説明某些問題,一定要有耐心聽完別人的話,而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中,不要隨意承諾;當出現矛盾和意見分歧時,要剋制自己的情緒,以平和的態度處理。
在交談處理事務過程中,能立刻解決或答覆的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對於不能馬上解決的問題,要向來訪者説明理由,另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做,可以委婉地提醒或以看手錶、起身等行為身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態度草草結束談話,給對方留下不良印象,從而影響組織和單位形象。
拜訪禮儀
對外聯繫是祕書工作的重要內容之一,出於各種原因,祕書人員經常要拜訪他人。瞭解和掌握拜訪禮儀,可以幫書祕書人員圓滿順利地完成工作任務。
拜訪時首要的禮儀是準時赴約,一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現意外的緊急情況要遲到時,一定要打電話向對方説明理由,表示歉意。為了表示尊重,拜訪一般提前3—5天預約,赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況,一般不要突然拜訪,以免打亂對方的工作安排。與求見人見面後,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候並握手致意。談話時應開門見山,不要海闊天空,浪費時間。説話時要注意對方的反應,要給對方講話、答覆的時間,不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感,當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭,切忌死賴不走,不知趣。
彙報工作時的禮儀
向上級彙報工作是祕書的重要工作內容之一。祕書人員掌握正確的彙報工作的禮儀,一方面可以給上級留下良好的印象,同時也可以暢通無阻地和領導交流,提高辦事效率。
由於領導工作繁忙,祕書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守,不可失約。恪守時間是祕書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到,讓領導等候。進領導辦公室前,要輕輕敲門,經允許後方可入內。如果領導辦公室的門是開着的,也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態。
彙報時,要以注意舉止文雅大方,談吐得體。語速語調適中,吐字清晰。語言簡練,條理清楚。彙報過程中,領導有任何的.意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束後整理補充原有的材料。彙報結束後,如果領導談興猶濃,不可有不耐煩的表現,要等領導表示結束後方可告辭。告辭時要整理好自己的衣着、座椅等,當領導送別時要主動説“謝謝”、“請留步”等以示禮貌
辦公室儀容禮儀
在辦公室裏,祕書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統一的服裝,無論男女都應儘量穿着工作服。如果沒有,在辦公室裏要儘量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主,女士以職業裝為主。女士的着裝要端莊大方,不要過於暴露或前衞。化粧要以淡粧為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閒裝、運動裝等也不適於辦公室的工作環境。
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