如何與國外客户溝通
提要:如何做一個成功的外貿人士?如何在外貿工作中取得更大的利潤?這是每一個外貿人員所關注的,如何與國外客户溝通?希望下面小編分享的幾點小技巧會為更多人的帶去幫助。
向溝通對手錶示善意與歡迎
--I will arrange everything.
如果溝通是由你發起,提供對手一切的方便,能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的,你熱心地告知他:“I will arrange everything. (我會安排一切。)不但表現出你的誠意,也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下,專心與你進行溝通。
溝通進行中應避免干擾
—No interruptions during the meeting!
如果溝通的地點是在你的公司,那麼請叮嚀你的部屬,勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意願和熱忱。
資料須充實完備
—We have a pamphlet in English.
具體的物品通常比口頭描述更有説服力。當客户聽到你説 We have a pamphlet in English.(我們有英文的小冊子。)或 Please take this as a sample(請將這個拿去當樣品。)時,一定會興趣大增,進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料蒐集得全面,便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。
要有解決問題的誠意
—Please tell me about it.
當客户向你提出抱怨時,你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”(請告訴我這件事的情況。)或“I“m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我為我的錯誤感到抱歉,並向您保證,我會盡全力處理此事。)令對方覺得你有責任感,也會恢復對你的信任。
隨時確認重要的細節
—Is this waht we decided?
商務洽談中,一牽扯到金額、交貨條件和日期時,除了洽談當時要用口頭複述加以確認外,合約擬好後,更要詳細地過目一遍。一旦發現疑點,應立刻詢問對方“Is this what we decided? ”(這是我們説定的嗎?)合約內容真的錯得離譜,就應告訴對方“Ill have to return this contract to you unsigned.(我得將這份合約退還給你,不能簽名。)以示抗議。任何合約上的`問題,寧可羅嗦一點,也決不可含糊。
聽不懂對方所説的話時,務必請他重複
—Would you mind repeating it?
英語不是我們的母語,聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂,那才是有害的。其實請人家重複或再講清楚一點並不難,你只要説”Would you mind repeating it?(您介意再講一遍嗎?),相信對方不但會再説一遍,而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂,那麼仍然要用這個老方法:“Could you explain it more precisely?”(您能解釋得更明白一點嗎?)
説“不”的技巧
--No, but …
在商務溝通上,該拒絕時,就應該斬釘截鐵地説“No.” 拐彎抹角地用“Thats difficult(那很困難。)或“Yes, but...(好是好,可是…)來搪塞,會令對方覺得你答應得不夠乾脆,而不是在委婉地拒絕。如果你説“No,but…”對方便清楚地知道你是拒絕了,但似乎還可以談談。這個時候,你因為已先用“No”牽制對方,而站在溝通的有利位置上了。
不浪費溝通對手的時間
-- Ill drive you to the airport for your flight at 7:00.
在溝通開始以前,最好事先得知溝通對手的行程表,並儘量配合。當你和客户談好了一切細節以後,你對他説“Ill have my secretary type the contract for you to sign at once, then Ill drive you to the airport for your flight at 7:00. (我會讓我的祕書立刻將合同打好給您簽名,然後,我開車送您去機場搭七點鐘的飛機。)想必他一定會感激你的周到細心,因此也會採取合作的態度。
達到目地,立即離開
—Im glad to have met you, Mr. Lee.
如果協議達成,而你仍流連忘返,則有以下兩種危險:溝通對手改變主意;或者你可能因鬆懈而目不擇言,説錯了話。因此商議一完成,立即以 Im glad to have met you, Mr. Lee.(李先生,很高興認識您。)收場,告別離去。
保留溝通對手的面子
—Your views regarding management differ from mine.
要使溝通徹底失敗,最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失。可是,這該不是你所要的結果吧?因為如此一來,溝通不但要破裂,也會招來對手的怨恨。雖然你重重地打擊了對手,自己卻也成了失敗的溝通者。因此向對方提出質疑時,要確定將矛頭指向事情本身,而不是對手身上:“Your views regarding management differ mine.”(您的經營觀點和我的不同。)有時候,你甚至於可以將責任歸咎於不在場的第三者身上,而不是直接推給溝通對手: Someone must have given you wrong information.(一定是有人把錯誤的情報給了你。)這樣的説法可以引導對方修正他的觀點,而不會觸怒了他,使他拂袖而去。
一個人感到害羞的事情越多就越值得尊敬。
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