關於檔案歸檔的通知

公司各部門及負責人：

為了保障企業健康運營、規範公司檔案管理工作，根據公司《檔案管理規定》要求，各部門將本部門2011年度檔案按時間順序分類整理後，於5月20日前交至企管辦公室進行歸類存檔。 存檔範圍：集團文件、各系統部門制度文件、集團要求集中管理的文件、外部政府管理部門文件、簽訂的各類合同協議等；

還包括各部門日常工作備案文檔等。如生產管理制度文案、計劃，各期生產紀要、記錄、生管跟蹤記錄與生產反饋記錄、生產會議紀要等；品質管控文案、各期分訂單產品品質管控紀要、記錄等；工藝管理制度文案、圖紙、分件資料、物控核算原始數據等；採購供應商管理制度文案、價格管理文檔、原材申購、入庫、交接憑證等；業務管理制度文案、

訂單備案、出貨原始數據資料、國外清關數據備案、訂單運行跟蹤備案等。財務部管理制度文案、重要財務資料數據的備案。工務部門的物品領用記錄、日常設備維護保養記錄。倉儲組物品申領記錄，出入庫登記等。

此外，各部門負責人結合本部門日常管理實際情況，提報未涉及的其他類相關管理文案及數據留檔保存。

各部門上交檔案中涉及後續使用的有重要文件、報表、業務記錄等資料請在本部門同時進行留檔備份。

以上涉及檔案將根據情況不同分別予以三年、五年、永久保存。

企管部

2012年5月4日

關於檔案歸檔的通知 [篇2]

機關各部門：

為做好黨工委、管委會機關檔案立卷歸檔工作，提高哈高新區機關檔案管理水平，維護檔案的完整安全，使檔案工作能更好地為機關各項工作服務，根據《哈爾濱市檔案管理條例》、市檔案局印發的《2011年全市檔案工作安排意見和工作要點》及我委印發的《哈高新區管委會2011年檔案管理工作計劃》，現就我委檔案收集整理和歸檔工作有關事宜通知如下：

一、檔案整理、歸檔範圍

根據《機關檔案工作條例》規定，在我委機關內設機構實施檔案收集歸檔整理工作。

時間範圍為：

2017年兩區管理機構分設至2017年底形成的檔案，2017、2011年全年形成的檔案

業務範圍為：

文書檔案：反映我委機關當年主要職能活動和在工作活動中形成的'具有查考價值的文件材料等；

機關財務檔案：原始憑證、賬簿、決算報表等財務相關文件； 企業檔案（內外資）：企業入區審批、外商投資企業審批、外商投資企業變更文件等。

聲像檔案：記錄我委在各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。 實物檔案：反映我委職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值

的特定有型物品。包括：我委在各類活動中獲得的獎盃、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；公務活動中獲贈的紀念品；上級領導知名人士的題詞字畫等；我委自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品等。

委機關檔案整理、歸檔工作實行部門責任制度。文書檔案、機關財務檔案、實物檔案由辦公室負責；內資企業檔案由投資促進局負責；外資企業檔案由招商綜合局負責、聲像檔案由黨羣工作部負責。

二、檔案整理、歸檔的操作方法

按照《歸檔文件整理實施細則（試行）》的要求，各部門的檔案整理以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。各部門在整理、歸檔工作中使用的檔案用品由辦公室統一進行購買。具體操作方法如下：

（一）歸檔文件應按件用不鏽鋼釘進行裝訂，也可用其他方法裝訂，但須符合檔案保護要求，裝訂的文件要求左、下側對齊。文件較厚的在左側三孔穿線裝訂。裝訂前要去掉文件上的金屬物，裝訂線上有字跡的應加邊託裱，字跡不清的應複製與原件一起裝訂。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不壓字、不損壞文件，便於閲讀。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與覆文為一件時，覆文在前，來文在後；不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，其他文本在後。

（二）歸檔文件採取年度—組織機構—保管期限的方法進行分類，並保持分類穩定。年度指文書檔案全部按年度分類，即將文件按形成年度分類。將歸檔文件按其保存價值的不同分別劃分為永久

和30年、10年三種期限。

（三）歸檔文件在年度—組織機構—保管期限內按時間先後順序進行排列，逐件編寫流水號。同時在文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章並填寫相關內容。

（四）歸檔文件按年度、組織機構、保管期限、件號順序分別進行裝盒，並填寫檔案盒封面、盒脊等項目。在盒脊設置項目中，填寫年度、組織機構、保管期限、起止件號等項目。裝盒時不同年度、不同期限的歸檔文件不能裝在一個盒子內，盒號暫不填寫，待將來檔案館接收檔案進館時根據需要統一填寫。每盒內應放備考表（式樣見附件2）一份，以説明盒內文件情況，無情況説明的也要填上整理人、檢查人、時間等項目。

三、檔案整理、歸檔的工作要求

（一）充實工作力量，加強檔案建設。各部門要高度重視檔案的收集整理和歸檔工作，把它作為本部門工作的一項重要內容，加強領導，統一認識，指定專人專門負責此項工作，切實將此項工作落到實處。

（二）做好檔案整理工作，確保檔案整理質量。各部門要按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》和《機關文書立卷歸檔操作規範》的規定和規範要求整理檔案。我委將根據各部門在實際工作中的需要，邀請市檔案局相關人員，到我委對檔案工作進行現場指導。

四、檔案整理歸檔的時間

自本方案下發之日起，各部門對其形成的文件材料按年度進行收集和整理工作，各部門負責檔案整理、歸檔工作的人員應檢查本部門歸檔文件的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制檔案目錄，

由部門負責人簽字核准後準備向我委檔案室移交。各部門（單位）檔案整理歸檔應於3月10日前完成。歸檔移交工作具體時間另行通知。

附件： 1.歸檔文件目錄（式樣）

2.備考表（式樣）

二〇一二年一月十三日