董事長祕書職責概述
一、辦公室內務
1 、辦公環境:明亮整潔、一塵不染、傢俱擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規範、圖書排放整齊
1)每天準時上班;
2)開窗通風;
3)清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件櫃、窗台擦拭一次;
4)清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草;
5)為董事長備好茶水;
6)每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等;
7)及時清理辦公、生活垃圾;
8)每週監督吸塵一次。
2 、文件管理:流程齊全、分類合理、處理及時、管理規範
1)對所有文件先進行識別,並分類登記,再分別辦理;
2)外來紅頭文件: 向人力資源部索要收文編號,及時送批和傳遞發放,並留下記錄;
3)內部紅頭文件: 作好收文記錄並放置在待處理文件夾內;
4)外來公函、通知及文字資料: 及時送交董事長閲示,根據董事長批示正確辦理;
5)內部通知、公司各部門(單位)遞交報告:及時送交董事長閲示,根據董事長批示正確辦理;
6)重要的和緊急的文件,須提醒董事長。
7)每天將送交董事長批示、看閲的文件清理一次,並核對登記記錄。
8)根據文件積累的情況及時進行存檔,並作好相應記錄,便於查閲。
二、來賓接待
彬彬有禮 熱情接待
1、笑臉相迎,茶水相待;
2、詢問來賓情況、來訪目的、有無預約並索要名片;
3、及時向董事長請示;
4、按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水);
5、根據客人來訪時間及職務等級,徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請;
三、會務服務
準備充分、安排周全、接待周到、組織完善
1、董事會
1)會議議程的擬定;
2)確定與會人員;
3)會議通知起草和發送;
4)會議文件的準備;
5)會議場所的.確認及會場佈置;
6)會議簽到及記錄;
7)與會人員的接待工作。
2、工作會
1)檢查會場環境是否乾淨整潔;
2)檢查會議通知是否到位;
3)檢查會議文件準備是否齊備;
4)會議人員的接待;
5)會議期間的服務。
四、完成董事長交代的其他事宜。
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