OA辦公自動化需把握的要點

在辦公自動化OA的實施上線就如同一台儀器的加工過程，材料品質以及技術等都會極大的影響者產品的質量，好在企業可以隨時監控，只需要把握下面5個點，你的辦公自動化OA便不會差。

　　1、初期調研是根本

在互聯網高度普及的今天，企業職員往往對企業信息系統多少有所瞭解，並且很有可能產生過通過企業信息化來擺脱手工處理繁瑣而重複工作的想法。其實這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細瞭解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的。

而在產品調研方面需要“廣撒網”。要儘可能瞭解目前市面上的`所有產品，其產品資料也是越多越好。這樣，收集的產品資料才能更直觀，也能更方便了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產品，這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來，不一定要形成書面材料，但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品，以備詳細瞭解和比較，為後期的選型工作打好堅實基礎。

　　2、堅持觀念去選型

這一步只需在調研初期選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但事情並不比之前的工作輕鬆，因為這些產品往往在主要功能實現上差別很小，就好比到了企業招聘的最後一關面試，取捨將會更難。

首先從軟件結構上考慮，應選擇與公司條件相適應的，這樣修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的辦公自動化軟件大多通用性很強，可以隨時根據用户的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。其次就是從售後服務方面考慮了，基本應選擇能及時提供服務支持的開發商。

　　3、試用階段多測試

有了選擇，就該進入OA試用階段了。試用並不是信息部門自己的事情，尤其是工作流的部分。由於信息部門的職員在日常工作中對企業的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由於對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發現在該部分存在的缺漏。

　　4、重點培訓是保障

培訓主要分兩個方面。一是系統管理員的培訓，二是普通用户的培訓。這也通常是實施成功的關鍵。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好採用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助於用户更快地熟悉系統。

　　5、運行過程重溝通

運行中出現了問題要解決，就涉及到了與軟件開發商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，就是説與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見，然後再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關於對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧，有的主張改進，有的説不改也行，這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以後的溝通造成消極影響，使己方處於被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便對照查找資料，共同找出其他解決方法。