辦公自動化系統的設計

隨着信息技術的不斷髮展，原有的辦公管理模式已經漸漸表現出諸多不便和不利的因素，而辦公自動化已經成為一種必然的趨勢。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關於辦公自動化系統的設計，歡迎參考閲讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　一、辦公自動化系統概述

　　1、辦公自動化

隨着計算機技術的發展，數據庫技術的應用為人們提供了很多非常便利的辦公功能，從而使得工作更高效地進行。辦公自動化，英文全稱Office Automation，簡稱OA，它是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動提高工作效率和工作質量。互聯網技術與數據庫技術的產業信息化，管理現代化，科學化已經成為行業發展的重要課題。

　　2、系統開發的意義

多年以來，人們對以紙質文件為中心的傳統辦公方式的弊病日顯突出，傳統辦公方式的特點決定了部門內部及各部門之間彼此孤立，一旦該部門的工作出現錯誤，其下一部門就無法正常工作。另外，傳統辦公方式含有大量重複性勞動行為。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現羣體協同工作。因此，開發和運用辦公自動化有其獨特的優勢。不僅如此，辦公自動化可以和一個單位的業務結合的非常緊密，甚至是定製的，從而極大得方便了部門領導的管理和決策。

　　二、辦公自動化的系統分析

系統分析的目的是將用户的需求及其解決方法確定下來，系統分析所確定的內容是今後系統設計、系統實施的基礎。

　　1、系統組織機構分析

組織結構是在管理工作中進行分工協作，在職務範圍、責任、權利方面所形成的結構體系。組織結構表明了組織各部分排列順序、聚散狀態、聯繫方式、空間位置以及各要素之間相互關係的一種模式，是整個管理系統的“框架”。經過長時間對組織機構細緻的調查研究，辦公自動化的系統組織機構主要包括主控室、辦公室、分管處室、人事部、財務部等。

　　2、系統數據流程分析

數據流程分析主要包括對信息的流動、傳遞、加工處理和存儲等的'分析。數據流程分析是把數據流動情況抽象地獨立出來，單從數據流動過程來考察實際業務的數據處理模式。數據流程圖是管理信息系統開發的主要工具，是管理信息系統邏輯模型的主要形式。數據流程圖中各個符號的含義如圖1所示：

　　三、辦公自動化的系統設計

　　1、設計原則

第一、經濟實用性原則;在不影響系統性能的基礎上，一切從用户出發，達到經濟與實用雙贏的效果。整個系統的建立充分考慮到實際業務操作的實用性和響應速度。第二、實時性原則;辦公自動化系統的開發與運用要做到確保數據的及時性和有效性。第三、可擴展性原則;辦公自動化系統的開發要根據不同的需要要保證硬件的可擴展性與軟件的可擴展性。第四、安全性原則;辦公自動化系統的開發要加強操作權限的設置與管理，確保系統安全可靠。第五、先進性原則;辦公自動化系統的開發要保證應用成熟的網絡技術、軟件開發技術、計算機技術，為用户提供高性能的系統。第六、要做到辦公自動化系統的易用性原則與實用性原則相結合。

　　2、系統設計簡述

　　1.登錄模塊

本系統中對於登錄模塊的設計是供企業內部員工使用，要經過授予登錄的“姓名”和“密碼”後你才能安全登錄。用户輸入自己的“用户名”和相匹配的“密碼”後，對登錄的用户的身份進行驗證才能成功。

　　2. 收/發文管理模塊

該模塊總功能大體分為四部分：分為建立發文、瀏覽發文、刪除發文、查看詳細內容等模塊組成。

(1)建立發文子模塊。本模塊的設計是用户單擊功能菜單欄中的“收/發文管理”便可選擇二級菜單了，在二級菜單中顯示“建立發文”和“瀏覽發文”，主頁中會顯示“新建發文”。通過對這一環節的設計用户完成了公文撰寫後，可以“提交”，要是對新建發文不滿意可“重置”。

(2)瀏覽發文子模塊。單擊“瀏覽發文”進入三級菜單，用户可選擇“發件箱”瀏覽“發文”，用户可清楚的看到發送的所有“發文”，這有利於發件人瞭解是否有遺漏。通過對於這部分的設計要做到顯示：“ 狀態”、“發文主題”、“發送人” 、“接收時間”及“操作”。

(3)刪除發文子模塊。刪除發文子模塊有以下幾個功能;第一、發問者對錯誤發文進行刪除;第二、發文者對已發無用的文件進行刪除;第三、收文者對已收文件進行刪除等功能。

(4)查看詳細內容。這一步要做到發文者可以查看所發文件的詳細內容，同時也要做到收文者能夠詳細的查看文件。當然，第二部是中心環節。

總之，辦公自動化系統的設計與開發是一項龐大的工程，由於某些限制原因，作者在這裏就不再進行細化與全面的闡述;希望辦公自動化相關使用單位根據相關需要進行具體的設計與開發。