不懂這2個Excel技巧,你就幹到死
很多職業表親都有過這樣的經歷:辛辛苦苦做完了表格發給上級去審核修改,上級修改完後就發回來,我們自己再做審核,最後發佈。
然而可能有些上級比較懶,改動了很多數據卻沒有做任何標記和説明,難道你要去一個一個的問你的上司嗎?這不職業,而且也不大可能。那麼我們收到上級修改完的數據表格後,怎麼才能知道他們修改了哪些內容,從而進一步做審核發佈呢?
學會一下2個Excel表格核對技巧,讓你分分鐘完成數據的審核和發佈。
技巧1.利用Spreadsheet Camprare一秒鐘識別差異數據
如下圖所示,我們如何快速比對我們自己做的表格和上司修改後的表格的差異呢?這裏首先來介紹一個非常棒的工具:Spreadsheet Compare 2013。是Excel自帶的一款數據比對工具,這個工具可以高效地幫助我們比對多個Excel工作簿(結構相同)之間的差異。那麼這個工具都有什麼樣的使用技巧呢?我這裏就拋磚引玉地來介紹一下:
如何快速找到領導修改的內容?
技巧:
1.單擊windows 系統“開始”按鈕,輸入“Spreadsheet Compare 2013”,找到此工具(在最上方),單擊打開;
找到這個工具,只有Excel2013才有哦
2.現在Spreadsheet Compare2013這個數據差異比對工具以及打開,它的佈局由工具欄、表格展示區、差異內容區等部分組成;
Spreadsheet Compare 2013界面
3.單擊“home'正下方的'Compare Files',打開對比文件選擇對話框,分別選擇自己發給領導的表格和領導發回來的表格,單擊確定;
選擇對比的兩個表格,源表格和目標表格
這就是對比結果
4.現在我們就可以看到對比結果了,領導改了哪些東西一目瞭然。那麼如果我們想將結果導出到Excel表格中去看怎麼做呢?
細看圖中説明
5.單擊工具欄上的“Export Results',打開保存對話框,選擇相應的文件存放位置和輸入文件名,單擊確定即可導出結果。
導出結果
選擇合適的存放位置
這就上司改了的內容了
注意:
相互比較的`兩個Excel工作簿結構要一致,包括sheet的數目等。
技巧2.利用高級篩選快速比對兩個表格之間的差異
高級篩選是Excel中特別重要的功能之一,其應用範圍已經不僅僅侷限於篩選數據了,之前的文章中我提到過高級篩選的諸多經典應用案例。今天我在此補充一個,利用高級篩選快速比對Excel工作表的數據。
技巧:
1.選中修改後的表格中的任意單元格,單擊“數據”選項卡,然後單擊篩選按鈕旁邊的“高級'(這就是高級篩選),打開高級篩選對話框,這一步也可以直接用快捷鍵(Alt+A+Q);
2.我們看見修改後的表格已經被完全選中,單擊下方的條件區域框的摺疊按鈕,選擇修改前的表格,單擊確定;
3.選中篩選後的表格,然後按下Alt+;組合鍵,只選中可見單元格,設置填充為紅色;
4.單擊“數據”選項卡,再單擊”篩選“旁邊的”清除“按鈕。這時候沒有填充色的行就是領導修改過的數據了。
上個動畫演示:
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