office辦公軟件使用的技巧

辦公軟件看似簡單，其實花樣很多，尤其Word和Excel表格。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關於office辦公軟件使用的技巧，供大家參考閲讀，希望對你有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　1、妙用Alt鍵—鍵盤之王

Alt是單詞“Alter”的縮寫，意思為“改變”。

在Windows操作平台下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵，能極大提高工作效率。

按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然後Ctrl+C就可以複製，或你可直接修改這部分文字。

Alt鍵在Office裏的祕密還遠不止如此：

按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。

用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調整文檔中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。

此外，Alt+F8 可顯示用於運行、編輯或刪除宏的“宏”對話框。

　　2、F4鍵—Word裏的大神器

很多人都不知道，其實F4鍵是Office中的大殺器! Office中的“F4” - 重複上一步操作。什麼意思呢?

比如我輸入abc，按一下F4, 就會自動再輸入一遍abc;

比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重複一遍，應用到現在新選擇;

還可以幹什麼?做表格時候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重複!

最後，F4在PowerPoint也是同樣的，可以幹好多事!

　　3、Ctrl加字母—快捷鍵閃瞎雙眼

Word是當之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

其實，絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

最基本的快捷鍵，shift+上下左右。可以用鍵盤從當前光標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效!

知道了如何用鍵盤選擇，那接下來一定要知道F2的妙用!選擇好一片文本之後，按F2，光標會自動變成虛線，讓你可以不用按住鼠標左鍵拖動，而是用鍵盤的方式，將文本移動到任意位置!

如何快速放大縮小字體呢? Ctrl + Alt + < 就是縮小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直觀吧!如果還想更詳細的調整字體，Ctrl + D調出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤操作吧：)

Ctrl + L 左對齊， Ctrl + R 右對齊， Ctrl + E 居中

Ctrl + F查找， Ctrl + H 替換。然後關於替換，裏面又大有學問!巧用替換，可以幫你節省大把大把時間!

Ctrl + Z是撤銷，那還原呢?就是Ctrl + Y，撤銷上一步撤銷!

Shift+F3，英文全部大寫，英文全部小寫，首字母大寫切換。

Ctrl + Shift + C 粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字裏。

Ctrl+Shift+Home/End，選中光標前後的所有文本

當插入點位於公式中某個函數名稱的右邊時，則會顯示“函數參數”對話框。

Ctrl+B 應用或取消加粗格式設置，Ctrl+I 應用或取消傾斜格式設置

Ctrl+V 在插入點處插入剪貼板的內容，並替換任何選定內容。只有在剪切或複製了對象、文本或單元格內容後，才能使用此快捷鍵。

Ctrl+W 關閉選定的工作簿窗口。

Ctrl+Y 重複上一個命令或操作(如有可能)。

Ctrl+Z 使用“撤消”命令來撤消上一個命令或刪除最後鍵入的條目。

顯示了自動更正智能標記時，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重複”命令撤消或恢復上一次自動更正操作。

WORD中輸入三個等號然後回車，出來就是雙橫線

“顯示/隱藏編輯標記”按鈕，會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號

Ctrl+1 設置當前段落行距為1倍，Ctrl+2 設置當前段落行距為2倍，Ctrl+5 設置當前段落行距為1.5倍

如何將PPT 的文字拷入WORD 裏面：只要以.rtf 格式另存即可。

　　4、巧用“文檔比較”—解放你的雙手

Word中的“審閲”功能大家可能都知道了。通過點擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會留下痕跡。

如果對修改的內容無異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。

然而很多時候對一份word文檔進行多次修改，且很多人不善於使用“審閲”中的“修訂”功能，導致文檔被修改過很多次後想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。

當然word視圖功能中有“並排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。

有一次審閲合同，對合同的很多處細節做了修改，修改的過程沒有做任何標記，很多天後合同發給對方簽署，對方要求將之前合同(word版)所有有過變動的地方都標記出來，以方便對方審核。

可是時間過去很久了，對方又要的急，所以就用到了“審閲”下的“比較”功能，很快的查找出了做過修改的各個細節，大大提升了工作效率。

這是“比較”功能的位置。

圖二：分別選擇原文檔和經過修改過的文檔：

圖三：舉一個簡單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區別。