給日本教授的套磁郵件的注意事項

申請日本的碩士留學寫套磁信是必不可少的一個環節，郵件作為溝通教授與學生的主要工具，在給教授發郵件時有哪些要點呢?下面就來和小編一起看看給日本教授的套磁郵件的注意事項吧。

　　1.語法準確無誤

在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。尤其對於大學教授而言，他們通常對文字具有更高的敏感性，同時也對語言上錯誤有更低的包容性。所以你要在寫完後檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低自己在收件人眼中的公信力，這種錯誤往往成本太高，還是避而遠之為好。

　　2.言簡意賅

人們的注意力是有限的，每個人都想盡快讀完郵件，提高工作效率。大學教師們每天都要接觸大量的文字內容，在讀郵件的時候尤其不喜歡宂長複雜的長篇大論。因此，儘可能在你的電郵中使用簡單明瞭的英語。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調，像是“最後但並非最不重要的”，儘量用直接而有禮貌的表達方式來寫郵件。

　　3.適當的格式

你郵件的所有內容儘量不要都放在一段，這會使讀者很難理解你的意思。為了便於教授清晰快速地讀出你的意思，最好把郵件的內容分為幾段式。還要避免有很多從句的長句複雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點，標題和用於説明的副標題。

　　4.有力的主題

我們每天在收件箱裏會收到大量的電郵。教授們也一樣，每天都有大量的郵件需要處理。想讓你的郵件脱穎而出吸引教授注意的話，給它起一個吸引眼球的主題就很重要了。主題的選擇還要確保和電郵內容密切相關。同時，如果回覆時能換個套磁信郵件主題，就會比默認的“回覆：”好很多，也會便於教授快速瞭解信件內容。

　　5.正確地發送

把郵件發給正確的接收人是很重要的`。沒人想在收件箱中看到與自己無關的電子郵件。試想一下，如果把本要發給田中教授的信發給了山田教授，那麼山田教授收到以“田中教授”開頭的郵件時的心情也就可想而知了。更關鍵的是，我們的整個留學申請可能就此被中斷。因此，在發送之前一定要檢查一下收信人及抄送人(如果有的話)，確保我們的信件順利到達正確的收件人手中。

　　6.適當的措辭

像緊急、重要這類的詞旨在抓住讀者的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞，你的郵件對收件人來説就會顯得沒有價值。而且在留學申請過程當中，教授們不希望看到這類給人急迫感的用詞。所以，慎重使用“緊急”，只在真正必要的時候才選取這類詞彙。

　　7.瞭解目標羣體

你要清楚你的郵件是要寫給誰的。出於這個目的，你應該十分了解你的讀者，在你寫郵件之前必須清楚地知道他們想要看到什麼。這就要求你在聯繫教授之前，儘量充分了解教授的相關研究，做到有備而來。

　　8. 給出回覆的截止日期

如果你的郵件需要回復，那麼郵件中應該給回覆人明確指出截止時間。但是在留學申請的郵件中，通常不贊成為教授指明回覆日期，而是儘量用委婉地話語來提醒教授看到郵件後記得回覆。

　　9. 給出明確的行動指令

如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務，那麼指令應該清晰明瞭。比如説在聯繫教授的時候，你想要讓教授回答自己提出的一個關於申請的疑問，那你就最好明確寫出希望教授對這一問題進行回覆。

以上內容就是小編為大家整理的跟教授溝通時需要注意的九大事項，對於教授的套磁 回覆內容大家一定要重視起來，並且應儘快回覆，和教授保持良好且有效的溝通是你走向成功的關鍵。