什麼是祕書

導語：祕書經常需要與辦公室的其他人員進行溝通或是交流，因此需要有很強的文字和口頭表達能力，如果會一門外語，則會獲得更多參與培訓的機會，如果各方面表現優秀，尤其具備較強的組織管理、領導協調能力，則有機會晉升為行政經理。

《辭海》：祕書即領導的助手。

《英漢詞典》：祕書緣於拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。

《現代漢語詞典》：祕書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其新頒佈的《祕書職業技能標準》一書上將“祕書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，併為領導決策及實施服務的人員。目前我國祕書從業人員約達2300萬人。

　　祕書節的由來

1952年春天，兩位美國的資深祕書共同向美國商業部部長提出創立祕書周的計劃，其主要宗旨是肯定祕書人員的工作技能、忠誠及工作效率以及給予政府及各企業的貢獻，並且通過有效的宣傳，引起人們重視祕書工作者在工作中發揮無限潛能。經過兩人在華盛頓各界友人的協助，這個夢想終於在同年達成。

美國商業部長宣佈，1952年的6月1日至7日為美國第一個祕書周，6月4日為祕書日。到了1955年，美國的祕書協會將祕書周改為四月份的最後一個星期，而這周的星期三為祕書日，並一直沿用至今。

1981年美國祕書協會更名為“國際專業祕書協會”又於1998年更名為“國際專業行政人員協會”，簡稱IAAP。

　　三種祕書職業資格證書

在中國，有三種國家承認的祕書職業資格證書，它們分別是由勞動和社會保障部推出的全國祕書證書，它是在國內從事祕書職業的資格准入證明;由英國劍橋大學考試委員會和教育部考試中心中英中心推出的劍橋祕書證書，獲得此證書之後，學生可以選擇就業或繼續深造;還有英國倫敦工商會考試局推出的LCCIEB祕書證書，這是國際認可的職業資格證書，獲得學員可繼續進修專業資格文憑或到國外大學進一步深造，世界上許多大學都承認LCCIEB的證書為入學條件之一。

目前，這三種祕書職業證都分初、中、高三個級別。

　　我國外企祕書的劃分

一般來説，初級祕書應包括公司前台接待、電話接線生、部門事務助理等，他們的`職責一般比較單一，事件技術含量較低，薪金相對低一些。

中級祕書包括部門經理祕書、經理助理等處於中層管理者左右的祕書、中小公司的經理祕書，他們的權力和責任相對大一些，外語水平和計算機應用水平較高，能用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。具有很好的協調能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右，他們不輕易跳槽，更關心發展機會。

高級祕書則包括跨國公司首腦祕書、董事會祕書、地區總裁祕書等。這是處於高級領導層的要職，他們的領導能力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養和修煉，因此年齡偏大，35～45歲，能起草重要的合同文本、懂法律、税務知識，有應急處理能力。這是祕書職位的頂點，到此時才能真正領悟祕書工作的全部內涵，而具備這些條件的女性鳳毛麟角。

　　八成祕書需補課

有調查顯示，目前在我國年營業額5000萬元以上的企業中，約有80%的企業總裁祕書早期所受的專業教育都是中文、外語等，缺乏從公司的戰略高度整合商務管理問題的理論基礎和實際經驗。

具有一定素質的祕書助理人員應該是具備優秀商務人員素質的行業精英，懂得國際商務禮儀、人際關係與溝通技巧、壓力管理、財務的精算與操作等。而企業高級祕書或助理人員，應該十分了解祕書與企業戰略的關係，知道如何有效地處理商務事件，協助總裁完成上下級的溝通，並在任何場合下保持良好的心態、優雅的風度、冷靜的頭腦。