商務祕書接待前的準備

在整個工作系統中，接待是最為基礎也是最重要的工作。接待前的準備工作很重要，是整個接待工作的基礎，會直接影響接待的效果。祕書要做好相關接待準備，可以説做好準備工作，接待任務就完成了一半。

　　一、 思想上的準備

1、誠懇的心。對於預約還是未預約的、易於溝通的還是難溝通的，祕書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。祕書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時，我們要心平氣和，不要急躁，要善於控制自己的情緒。同時，我們要穩定對方的情緒，不要和其發生正面衝突，並儘儘自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶着真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

2、合作精神。接待工作是整個單位的事情，祕書人員不能抱着“事不關己”的態度，應該要有主動協助的精神。當我們比較空閒時，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時，祕書人員應該主動向前接待，不能坐視不管。團結合作精神是一個企業良好工作氛圍營造的重要因素，更有利於樹立良好的企業形象。

　　二、業務知識及相關能力的準備

祕書作為領導的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關設備，要有會議記錄等專業知識。與此同時，祕書要全面瞭解企業各方面的情況，比如企業的發展歷史、產品規格、市場營銷、各部門設置及職員情況。平時，祕書要養成及時收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專業技能的'具備會大大提高接待的效果。

　　三、物質準備

對於祕書來説，這方面的準備包括接待環境和接待物品的準備。

1、環境準備首先從自然環境入手。接待室應該舒適、美觀、整潔，祕書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現組織文化的口號等，這都會給來賓留下深刻的印象。

2、接待物品的準備。接待室設置要協調，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當着客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的，會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。祕書人員要勤換洗相關設施，定時清掃接待室，以整潔的環境迎接每位來訪者的到來。

　　四、瞭解來賓的情況

祕書人員必須要有較完備的資料，瞭解客人的基本情況。來訪者的人數、姓名與職務;來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計劃

不論做什麼事，事先要有準備，“凡事預則立”。來訪者到之前，祕書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。