職業經理人的時間管理的方法

時間管理是指通過事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用，從而實現個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業管理教育均將時間管理能力作為一項對企業管理者的基本要求涵括在內。

管理學大師彼得·德魯克曾説過:“不能管理時間，便什麼也不能管理”，“時間管理”對任何一個人來説都是十分重要的，“一寸光陰一寸金”正是反映了時間的可貴。如果説一個人的時間管理涉及個人的成敗的話，那麼，管理者的時間管理除了個人的成敗，更關係到組織的成敗。領導時間管理就是保證在有限的時間裏做他應做的事情，實現領導的高效能。

　　一、現代管理者的時間觀

　　(一)時間是什麼

時間，它異常獨特而又寶貴。它不以人的主觀意志為轉移而客觀地存在。它不問富貴貧賤、或官或民、男女老少，最公平地分配給每人一天24小時。它看不見，摸不着，既不能貯存，也不能提前使用。如果“今天”無所事事地過去了，那麼就將永遠失去了它。時間是永恆的，因而是最長的;但任何人也不具有做完一生所有工作的時間，所以時間又是最短的。物理學上的時間是無伸縮性的，但生活中的時間卻有伸縮性;它對於勤奮者是快的，而對於懶惰者卻是慢的。時間的供給是有限的，但它的利用卻又是無限的。對於子孫後代來説，時間將一切沒有價值的東西吞沒在忘卻的長河之中，但卻永遠地保存了那些偉大的一切。

古往今來，世界上大凡有成就的人都有着不同凡響的時間觀。歌德説:“我的產業這樣美，這樣廣，這樣寬，時間是我的財產，我的田地是時間。”別林斯基大聲疾呼:“在所有的批判家中，最偉大、最正確、最天才的是時間，”富蘭克林的千古名言是:“時間就是生命”。郭沫若直到晚年還諄諄叮囑:“時間就是速度，時間就是力量。”因而，他們大多惜時如金，“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，就是他們的時間觀。魯迅説:“時間就像海綿裏的水，只要願擠，總是有的”。他常把別人喝咖啡的時間也用於工作;愛迪生在隆重的婚禮儀式上因突然想起解決自動電報的辦法，竟撇下新娘和賓客直奔實驗室;福樓拜經常徹夜不眠，致使塞納河上的漁夫和輪船船長們均習慣地把那徹夜通明的窗口作為前進的燈塔;陳景潤在走路時仍潛心思考數學問題，竟一頭撞在樹上……

但是，在過去的年代裏，世界上真正具有強烈時間觀的人畢竟是極少數。特別是經歷了幾千年漫長封建社會的中國，長期受小生產的影響，大多數人習慣於“日出而作，日入而息”。這樣毫無時間觀念的慢節奏的生活方式滲透到人們日常生活的各個方面:“您慢慢走”，“您慢慢講”，“您慢慢來”……這種以慢為禮的陳腐觀念不知浪費了多少寶貴的時間。

　　(二)現代管理者的時間觀

世界正處在一個社會大變革的偉大時代，隨着新技術革命的興起，人們不斷地變革着自己舊的生活方式，也不可避免地變革着舊的時間觀念。越來越多的人從自己的切身感受中認識了時間的價值。作為新時代的管理者，在時間觀上要率先來個根本變革。這決不是個人意志的產物，而是經濟和社會發展的必然。管理者時間觀念變革的最主要內容是對時間價值觀的變革。有的管理者日復一日，年復一年地白白浪費時間而毫不可惜，其原因是不懂得時間的價值，不瞭解時間是人類最寶貴的財富。馬克思曾指出過，無論個人，無論社會，其發展需要和社會的全面性，都是由節約時間來決定的，一切節約歸根到底都歸結為時間的節省，時間便是能力發展的地盤。所謂“時間就是金錢”講的正是這個道理。特別是在現代化建設突飛猛進向前發展，世界新技術革命日新月異的年代，時間顯得尤其重要。目前，“時間就是金錢，效率就是生命”已成為家喻户曉的名言。而效率的高低，又是和時間的節省分不開的。爭取了時間，就能創造更多的價值，獲得更高的效益。因此，講求效率，實際上是人們對時間更加重視的反映。不講究時間和效率的社會，只能是暮氣沉沉的社會。消沉、怠惰、貪閒，會使一個民族退化甚至消亡!因此，珍惜時間應該成為現代管理者必需具備的高度價值觀的重要標記。

其次，是現代管理者時間運籌觀念的變革。在現代社會，人們不僅要在總體上正確認識時間的巨大價值，從而十分珍惜和充分利用時間，而且要在日常工作和生活中科學地安排和分配時間，以期在一定的時間內取得最大的工作效率。因此，如何運籌時間，是一門科學，也是一門技術。時間雖然來無形，去無蹤，但它是可以被精確測定的。人們雖然不能創造時間，但可以利用先進的科學技術相對地延長可以利用的時間。眾所周知，一個人在一生中的不同時期，甚至在一天的不同時刻，其價值是大不相同而且因人而異的。因此，在一個人的青年時期、中年時期、老年時期各適合做什麼工作，以至一天之中的早晨、上午、下午、晚上各適合做什麼工作，都應該統籌安排，揚長避短，以發揮最大的時效。同樣，凡事都有個輕重緩急，在特定的時間裏，必須首先解決最重要、最緊迫的事情，同時安排一定時間兼顧其他工作，才能把事情辦好。如果鬍子眉毛一把抓，頭痛醫頭，腳痛醫腳，或者在時間分配上搞平均主義，任何工作都安排同樣多的時間，就會變成時間的奴隸。所以，現代職業管理者要具備科學地運用時間的本領，要成為時間的主人。

再次，是現代管理者時間應變觀念的變革。世界上的萬事萬物都是隨着時間的變化而不斷髮展變化的。目前，我們正處在一個瞬息萬變的

時空環境之中，競爭和價值規律是提高經濟效率的兩根槓桿。商品經濟就要競爭，有競爭就有優勝與劣汰。當前國內市場變化的突出特點是“快”。人們都會經受一個嚴竣的考驗:能否經受“快”的挑戰，適應“快”的節奏。過去那種以慢為禮，以不變應萬變的“老黃曆”，再也行不通了，必須代之以與時俱進，與時同步，而且要面向未來，把現時的行動與將來可能發生的結果聯繫在一起。如果只顧眼前而不顧未來，必將在未來的現實中受到懲罰。所以，現代管理者必須樹立與時俱進、爭分奪秒、面向未來的時間應變觀。

　　(三)職業管理者的時間感

雖然時間對於每個人的贈予都是公平的，但職業管理者對時間的感覺並不相同。人們常常把文化、修養從自己的性格、特點、生活態度投影於時間感上，職業管理者的時間感如何，可以大體評價他的工作效率如何，以此來評價他是不是有效的職業管理者。

1.時間感與成就欲

時間感，就是人們對時間的各種感覺，或快或慢，或白天或黑夜。成就欲，就是人們想獲取成就的慾望，它驅使人們獲取某種成就，經過百折不回地努力，克服重重障礙，達到目的。成就欲的滿足，不僅在於獲得成就後所享受的物質上和精神上的滿足，而且在於為取得成就而奮鬥的整個過程中，特別是對於那些前人還沒有取得成就的整個過程的滿足。

職業管理者必須有較高的成就欲。這樣，他才會制定出一個高標準，努力去做不易做成而又值得做的事情。為了他的目標，可以辛勤努力地工作，不怕困難，敢於冒險。調查表明，有效的職業管理者都具有較高的成就欲。時間感與成就欲密切相關。成就欲高的人，把時間看作是行動、方向與價值，傾向於使用“開朗、尖鋭、活潑、緊張、迅速”等詞來形容時間，對時間的經過比較擔心，一般地把過去的事件回憶得與現在更接近些，常常把經歷的時間判斷得比較準確或稍為長久。總之，成就慾望強烈的人能引起很強的時間觀念，從而產生對時間管理的行為，進而達到時間管理的目的，以爭取在有限的時間內在事業上取得更大的成就。因此，職業管理者應具備成就欲高的時間感而不應相反。

2.時間感與果斷性

果斷性，是指人們決定問題、辦事情干脆利索。這是任何一個職業管理者都必須具備的素質。在現實生活中，一些職業管理者對問題“踢皮球”，一拖再拖，一直拖到不能解決為止。他們往往把時間看做是“平靜的海洋”，而不是“逃跑中的賊”，“飛行中的鳥”，致使問題成

堆，遇事猶猶豫豫，該拍板的不拍板，不必要地花費大量時間，給工作帶來嚴重損失。這都是由於職業管理者缺乏果斷性所造成的後果。

《有效的經營者》一書的作者杜拉克曾十分確切地指出:“做事要有效果，這是職業管理者的任務。”其實，也是每一個人的任務。那麼，是不是每一個人做事都會有效果呢?答案不都是肯定的。有的人信奉只要做了事就行，結果是忙忙碌碌，效果不大。杜拉克指出，做事具有高度效果的人，不一定是所謂聰明的人，也不一定是有豐富知識的人。換一句話説，辦事的高效率不一定與一個人的聰明才智劃等號。那麼，如何

才能有效呢?他指出:有效性是可以學習的。工作的效率可以從學習中得來，其思想是把辦事講求效率當作一種日常要求和習慣，其方法就是講究時間運籌，那麼，你的工作效率就會與日俱增。

　　(四)管理者應當講求時效

“太忙了!”這幾乎是每個管理者的口頭禪。人們常用“日理萬機”一詞來形容管理者的工作。很多管理者確是如此，工作一項接着一項，日程表排得滿滿的，然而仍然是時間不夠用。有人給一位經理一天的工作狀況繪製出下列一張“圖畫”:

早晨6:30起牀，刷牙，洗臉，吃早飯，尚未吃完，門鈴響了，夫人開門，進來的是經理的直接下屬後勤科長，科長説有很緊急的情況彙報

，不得不堵着家門來找經理。和科長一談就是15分鐘，兩人都站在門廳裏，既沒有坐下，更沒有喝茶。談完之後，經理一看手錶，已經過了上班時間。咚、咚、咚地跑下樓，騎車去辦公室，到達辦公室已經遲到24分鐘。辦公室已有祕書在等候，他遞過來一疊傳閲文件和需要經理簽字的材料。文件尚未看完，辦公室主任進來，説今天上午有個會議需要經理出席，其中第二個會議在市政府辦公室召開，需要坐車前往。經理聽清了會議的時間、地點，點頭表示已經清楚，埋頭接着又去閲讀傳閲文件。文件剛一看完，第一個會議開會的時間已到。副經理在一旁催促，

説出席會議的人員已經到齊，等候他去主持。匆忙前往會議室，經理已記不清主持會議的開場白是如何説的。好在這個會議不需要他去動腦筋決策什麼問題，只不過是一個一般性的會議，主要有副經理講話。第一個會議結束，離坐車去開第二個會議還有25分鐘空隙，經理本想去辦公室看一看頭天報紙中的新聞，鬆弛一下腦子，可是一到辦公室，卻有兩位下屬科長在等候向他請示工作。尚未談完，辦公室主任又在催促，説需要乘車出發了。於是經理與兩位科長一同走向樓下的車庫，邊走邊談。開完第二個會已是中午11 ：50，回到家裏已是12：30，夫人已經將飯準備好，吃完飯準備稍微休息一會兒，可是電話鈴又響了，辦公室主任説下午市政府的副市長要來檢查工作，經理需要彙報、作陪，特別請經理下午提前半小時上班，幾位正副經理共同商量一下彙報提綱和準備有關材料……

這就是一位現代管理者的“日理萬機”圖。這並不是某位個別人的寫照，而是很多管理者的共同情況。我們可以用“時間危機”這個現代術語來概括管理者的這種狀況。時間，對於負着重要責任的管理者來説，真是太重要了，管理者的任何決策、計劃、組織、控制、監督、業務考核都需要時間。因此，時間是領導的寶貴財富。然而“時間危機”卻幾乎困惑着每一個管理者。

“時間危機”並非是管理者的天然伴侶，所謂“忙”，僅僅是思想方法和工作方法問題。日本有句諺語，叫做“急事得求忙人辦”。這就是説，身負繁重工作的人反而擁有辦事的時間。這是因為，是否真的忙，主要看你是否會科學地支配時間。一些工作繁重的人，精於安排，巧於計劃，卻能夠將工作做得井井有條。相反，一些工作任務不重的人，不會憐惜和節約時間。不少領導同志，在錯誤的思想方法和工作方法的指導下，常常出現“時間危機”。

解決管理者時間危機的根本出路就在於確定正確的運籌時間的思想方法和工作方法，在於講求提高時間的使用效率，即時效。所謂時效，是指在單位時間裏所做的工作量的大小。提高時效就是指提高在單位時間裏所做的工作量。講求實效和提高時效，對於管理者來説具有重要意義。它不僅可以把管理者從日常工作中的 “時間危機”中解脱出來，而且還可以使管理者有閒暇時間，多思考工作，在科學決策上多下功夫，還可以使管理者在工作中創新，從而開拓新局面。“時間就是金錢，效率就是生命”，這應該成為管理者的座右銘。

　　二、管理者時間運籌原則和方法

時間管理，簡單説來，是指職業管理者對時間的管理。具體地説，就是職業管理者為提高時間的利用率和有效性，運用科學的方法和技巧，對時間的消耗進行計劃、實施、檢查、評價、反饋等程序進行的一系列的控制活動過程。

職業管理者在時間管理中，要控制時間管理的程序。首先，要確定目標，制定計劃，分配每次活動需用的時間;其次，實施計劃，執行計劃中要有一系列的方法和措施來保障;第三，對計劃執行情況進行分析檢查;第四，評價對時間的分配利用是否科學，並在此基礎上，對不合理的部分予以調節;第五，將整個時間計劃的實施、調查、調節情況及時反饋，以便重新確定目標，做出符合實際需要的時間計劃。

時間管理是管理活動的重要內容。職業管理者的一切活動都要耗費時間，而時間是有限的，如何把有限的時間用到必要的工作上，這是任何職業管理者都不容忽視的問題。

職業管理者時間管理素質是管理時間的基礎。職業管理者要樹立時間觀念、時間成本效益觀念和時機觀念;要不斷增強和完善自我控制能力，抓主要矛盾的能力，擺脱纏繞的能力;要熟練掌握和運用高效率工作的技巧，靈活運用時間的技巧，協調指揮的技巧;要科學地運用時間管理方法，諸如ABC時間管理法、系統時間管理法、運籌時間管理法、時間管理統計法、目標法和信息法等等。

職業管理者時間管理的基本內容是:工作時間管理和閒暇時間管理。前者是指日常工作時間管理、會議時間管理、電話時間管理、訪客時間管理、公文時間管理、信件時間管理。後者包括起居時間管理、吃飯時間管理、社交時間管理和娛樂時間管理。

總之，時間管理是圍繞如何提高職業管理者工作、生活效率為中心而進行的。其具體的內容、管理方法將在後面詳細介紹，這裏不再贅述。

　　(一)職業管理者的時間分類

從總量上講，職業管理者的時間同其他人一樣，都是一個常數，如1天等於24小時，但在管理活動中每個職業管理者用於工作的時間長短是不同的，各自具有自己的特點。

1.按職業管理者的時間效率，可分為有效時間和無效時間

有效時間，是指為促進既定目標實現的活動所用的時間，包括必要的工作時間和閒暇時間;無效時間，是指阻礙既定目標實現或與既定目標實現無關的活動所佔用的時間，包括不必要的工作時間和閒暇時間。

把職業經理人的時間分為有效時間和無效時間，對於有效地利用時間有着重要的意義。通過記錄自己的時間，集中自己的時間，管理自己的時間，從而可以評價職業經理人時間的有效率和無效率。

職業經理人的時間有效率越高，説明時間利用得越好;有效率越低，説明職業管理者的時間利用得越差。時間無效率則恰恰相反。

2.按可控性劃分，職業管理者的時間可分為可控時間和不可控時間

可控時間，是指職業經理人在自己權限內可以自由支配的時間，如公司經理對於公司內部可以安排的工作會議、閲讀文件、接待計劃內來訪等所用的時間，都屬於可控時間;不可控時間，是指職業管理者受職權的限制，而不能自由支配的時間，如參加上級召開的會議的時間，計劃外接待訪客時間，突然性的工作時間及接電話時間等。

從一些發達國家的情況來看，職業管理者的不可控時間大於可控時間。管理職務越高這種現象越明顯，也就是職業管理者的職務越高，其可控時間越少，不可控時間越多。

把職業管理者的時間分為可控時間與不可控時間的目的，在於儘量把不可控時間變為可控時間，高效率地花費可控時間，這也是鑑別職業經理人能力大小的重要標誌之一。

3.按職業經理人的時間的性質可分為工作性時間和閒暇性時間

工作性時間就是職業經理人從事工作的時間。在我國一般實行的是8小時工作日，包括管理性工作時間和作業性工作時間。8小時以外的時間稱為閒暇性時間，包括滿足生理需要時間和滿足心理需要時間。

人的需要是多層次的。按照馬斯洛需要層次論的觀點，人的需要可分為五個層次，即:生理需要(如吃飯、居住、婚姻、疾病的治療等)、安全需要(如人身安全、環境安全、經濟安全等)、社交需要(如友誼、情感、歸屬等)、心理需要(如自尊、尊重、權威、地位……)、自我成就的需要(如勝任感、成就感……)。以上五種需要層次是由低級到高級逐級上升的。

人們的需要並非永遠固定在某一需要層次上，而是因人而異的。即使是同一個人，在不同時期也有着不同的需要層次。據國外推測:1972年美國有20%的人，其需要處於第一、二層次，他們對於勞動報酬表示關心;大約80%的人的需要處於第三層次;只有不到1%的人，其強烈需要處於第四、五層次。

美國心理學家戴維斯在美國曾作過調查,結果表明:隨着社會的發展和生產力的提高，人們對精神需要所佔的比例將越來越大。

瞭解需要層次理論，對職業管理者的時間管理是非常必要的。職業管理者要根據人的不同時期的需要層次合理安排時間，以取得事業上的更大成就。

　　(二)利用時間是一個極其高級的能力

雖然時間的運籌和管理是一個十分複雜的，涉及到現代科學的許多領域，是由許多因素決定的問題，沒有也不可能有一個固定的管理模式

，但是時間的運籌管理也和其他事物一樣，有其自身的客觀規律，而時間運籌管理的基本原則就是對這種客觀規律的分析和總結，認真研究和掌握這些基本原則，將對管理好時間有一定的指導意義。

1.目標原則

目標是時間運籌管理的基礎，目標原則是時間運籌管理的基本原則。貫徹目標原則，要做到以下幾點:

A.用目標來限制時間的使用

有目的的使用時間和無目的的使用時間，其結果有着天壤之別。從經濟管理的角度講，確定國民經濟發展目標，用目標控制整個經濟發展的速度和規模，就能使我們一步一步地實現既定目標，並不斷去追求新的目標。從而激發我們不斷超越現狀，這樣整體的時間運籌管理能力也

會隨之提高。

B.正確選擇目標

在經濟管理中，要把握好時間這個要素，選好目標是關鍵。目標是期望達到的成就或結果，是管理行動的歸宿。每個國家經濟的發展，都有自己具體的工作和預期的目的和結果。這些要做的工作和要達到的目的就是目標。目標的確定是一個複雜的決策過程，以制定經濟發展目標為例，既要了解社會發展需要，國家經濟基礎，現實經濟狀況，又要了解未來發展趨勢，影響因素等，也就是説，選擇目標要有一定的依據，要對各種不同方案進行反覆分析、比較、篩選，來確定最佳方案。

C.循序漸進，逐步實現

在選定目標後，應貫徹階梯原則，也就是把目標分解為若干層次，循序漸進，逐步實現。因此，首先應設立總體目標，並把整個過程當作一個系統看待，同時每一個階段性的目標應成為總體目標的有機組成部分;其次，要了解每一階段性目標之間的內在聯繫;第三要使每一階段的條件、環境、能力與這一階段的目標層次相對應。

2.效率和效果原則

在有限的時間裏，要完成更多的工作就必須講求效率，而效果是指由各種行為產生的有效結果，因此效率和效果原則也是時間運籌管理的基本原則。　效率是勞動成果與勞動量的比率，也可以説，是單位時間內完成的工作量的大小。在社會發展過程中，無論是科學技術的發明創造，還是管理科學的研究，無一不是致力於提高效率。“效率就是生命”已被人們所承認。對於國家來説效率不僅關係到經濟發展，而且可以説是個政治問題，落後就要被動、捱打。我們要建設有中國特色的社會主義，就是要用更快的速度發展經濟，要儘快趕上世界發展的步伐。對企業來説，誰的效率高，經濟效益好，誰的生命力就旺盛，誰的效率低，誰就要虧損以至倒閉。我們的經濟建設和經濟管理應該學會向效率要

時間。

與此同時，我們也應注意到效率所產生的結果，否則，會出現效率越高，效果越差的情況。比如一個企業不顧市場情況，盲目生產滯銷產品，那麼效率越高，產品積壓越大，效果就越差。因此只講效率而不講效果，會因無法達到目標而導致嚴重的浪費。“效率是‘用正確的方法做事’，而效果是‘做正確的事’”。管理學家德魯克的這句名言説明了這個道理。檢驗時間利用的好壞，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。

3.辯證原則

在高速度和高效率的時代，必須要牢記效率與速度的辯證法。辯證原則是管理和運籌時間的一個極其重要的原則。

從辯證的觀點來看，運動表現於它的反面，即表現在靜止中。正確的時間運籌管理，應該是動靜相兼，有靜有動，而不是要求幹什麼都是動得越快越好。靜的含義在這裏是説在行動之前要學會科學地思考。如果我們想最大限度的發揮時間的效能，就必須在事前有一個全面的安排，這種周密的思考，表面上消耗了時間，實際上卻為以後的工作贏得了時間。

任何事情都有一個漸進的發展過程，儘管我們經過主觀努力，可以縮短這個過程，但是卻不可以跨越這個過程。“欲速則不達”，急於求成不但會妨礙要追求的目標，而且會加速在錯誤的時間做錯誤的事情的速度。一味圖快，以為越快越好，幻想出現奇蹟，人為地撥快時間指針，片面追求高速度，反而失去了儘快發展經濟，富民強國的寶貴時間。

4.有序原則

有序，是指客觀事物之間和事物內部各個要素之間有規則地排列、組合、運動與轉化。時間的運籌與管理在一定意義上説，要遵循選擇科學合理的時間次序的原則。

遵循時間管理的有序原則，就要使工作秩序條理化。工作無序，沒有條理，必然浪費時間。西方的時間管理專家們在運用計算機作了各種測定後，為人們支配時間提出的各種“合理化建議”中有一條就是井井有條。比如説，木匠的箱子裏有各種工具,每次收工時把工具放回固定位置，同把工具胡亂丟在箱子裏所花費的時間相差無幾，但效果卻大不一樣，如按固定位置放好各種工具排列有序，以後使用起來隨手可得，如胡亂丟進去，以後再用，要花好幾倍的時間去尋找。國外有一管理顧問，曾對某公司的管理人員的工作時間做過詳細記錄，發現一位在辦公桌上堆滿各種東西的經理，平均每天要花2小時19分鐘去翻尋桌面上的資料。

工作有條理，既是最容易的事情，也是最困難的事情。在經濟管理工作中，也經常會遇到由於沒有安排好工作次序，而影響了工作進度，

乃至造成浪費時間的現象。

時間運籌管理的有序原則還體現在對時間的支配上，也就是要明確目的，從全局着眼，分清主次，明確責任與權限範圍，避免工作上的互相推諉和扯皮的現象。

貫徹有序原則還應注意工作內容的簡化。化繁為簡，善於把複雜的事物簡明化，是防止忙亂，事半功倍的有效方法。縱觀人類發展史，成效往往從簡化開始。秦始皇統一文字，統一貨幣，統一度量衡，靠簡化推動了社會進步。美國管理學家泰勒對工人的操作活動進行分析，剔除無用的動作，靠簡化提高了生產效率，推動了管理工作的極大發展。工作內容的簡化，包括省去不必要的工作，安排合理的順序，簡化事務性

工作和增強預見性。應該經常記住:明確自己的工作目的，並使工作條理化，簡明化，就能有效地利用時間。樹立了現代時間觀念，瞭解了時間運籌管理的原則，還要學會利用各種科學、有效的方法。怎樣最有效地利用時間，是一個極其複雜的問題。恩格斯説:“利用時間是一個極其高級的規律。”我們應該掌握時間運籌管理的方法，以提高時間利用率。

　　(三)時間運籌管理的統計法

人們要提高時間的利用率和有效性，就必須首先了解自己的時間都花費在哪些地方。所以要對時間進行運籌管理，就可以從對時間進行詳細記錄統計，分析時間浪費因素入手，有針對性地制定出節約時間的措施，以達到管理時間的目的。

時間運籌管理的統計法一般有以下步驟:

1.時間消耗的記錄分析

時間消耗記錄是通過對時間消耗的連續記錄，獲得時間消耗的真實信息，這是對時間進行運籌管理首先應考慮的基礎性工作。

管理工作者通過對時間的記錄分析，瞭解自己的時間都消耗在哪些方面，就可以找出浪費的原因，並有針對性地擬定改進措施。

時間消耗記錄分析應注意的問題:一是時間記錄要真實、準確。這是進行時間運籌管理的依據，自欺欺人是不能作為分析的依據的;二是切勿相信自己憑記憶的估計。從心理學角度講，人的`時間感覺是最不可靠的，即使一個人的記憶力再強，其對時間的記憶也是有限的，如果靠記憶，永遠也不會明白自己的時間究竟是怎樣度過的;三是要作好時間的預先分配，這樣可以找出預定時間分配與實際耗用的差別，以提高預控時間的能力;四是選擇好自己的記錄方法與時間。必須按照自己的工作性質、所處環境、工作目的等來選擇適當的記錄方法和時間。但無論選用怎樣的記錄方法，都必須把每段時間分清楚，而且有代表性，這樣才能得到詳細的記錄資料，便於分析。

2.時間消耗的診斷

時間消耗診斷的具體方法是至少在記錄一週的時間使用情況後，分類統計時間使用的各方面情況，如會議時間、學習時間、談判時間、業務時間等，並計算出各類時間佔總時數的比例。通過診斷，要找出“非必要”的工作時間和浪費時間的事情，並可結合下列問題去進行分析:

A.哪些事情根本不必做?在記錄中佔多少時間?不必做的工作是指無助於目標和成果的工作，做了就是浪費時間。做了這類工作，説明你把不重要，不迫切的工作放到了重要位置上，這類工作佔用時間越多，説明你在工作中的分類能力越差。

B.哪些事情可以授權他人去做?或他人去做效果更好?有效的管理是通過各級的分層管理和工作，達到完成任務的目的。職業管理者，特別是高層職業管理者要經常對照崗位職責，檢查哪些是應該自己處理的，哪些是應由別人去做的。對於應由他人去完成的工作，要合理的授權，並明確應承擔的責任。

C.哪些事情既浪費了自己的時間，也浪費了別人的時間?我們常講的“文山會海”就是這類事例的典型。因此限制會議，開好會議，已成為管理好時間的一個重要問題。

D.有哪些工作錯誤在過去出現過?佔多少時間?錯誤的重複出現，説明反饋系統出了毛病，需要檢查調整。

3.根據診斷結果，制訂具體措施

通過匯錄和診斷分析，可以幫助人們找到時間浪費的原因，並通過制訂措施，來逐步消除時間浪費，找到最佳的時間消耗途徑。

(四)時間運籌管理的ABC分類法

ABC分類法是根據“關鍵的少數，次要的多數”這一普遍規律，按工作的重要性來進行分類管理，重點控制的時間運籌管理方法。

ABC分類法的具體做法是:

1.列出工作清單，確定ABC三類工作

職業管理者應把自己的工作看成一個有機的整體，然後分析每項工作在系統中的作用。在分析時，可以提三個問題:能不能取消它?能不能與其他工作合併?能不能用簡便的方法來代替?經過這一過程後，再根據工作的重要性、關鍵性、迫切性和有效性分為ABC三類。

A類是最重要的、最迫切、會產生重要效果和影響的工作，職業管理者對這類工作應當確信:必須做好，現在必須做，必須親自做。這類工作只佔總工作數量的20～30%，但必須花費60～80%的時間去完成。

B類是比較緊要和迫切，但無太嚴重後果和影響的工作。這類工作最好由自己去做，也可委託別人去辦。這類工作佔總工作量的30～40%，所花費的時間一般應控制在20～40%。

C類是無關緊要，不迫切，影響小，無嚴重後果的工作，可以不做或交由別人去處理。這類工作雖佔總工作量的40～50%，但要儘量把時間控制在零。

確定了ABC三類工作後，要找出關鍵性工作，排出工作順序。

2.按照工作類別填寫ABC分類表

職業管理者要根據工作類別、工作項目、預分配時間等內容填寫ABC分類表。

3.實施

職業管理者應全力以赴投入A類工作，做到專心致志，直到最後完成，取得成果後，再轉入B類工作。C類工作能減則減，如有必要可將其納入B類。這樣就減少了許多次要的、無成果的工作，同時也避免了時間的浪費。

(五)時間運籌管理的PERT方法

PERT方法即網絡計劃技術，是一種先進計劃方法，在經濟管理中有廣泛的應用，由於它可以通過網絡圖的安排來調整各項工作，使得同樣的工作內容可以在較短的時間內完成。因此，在時間運籌管理中也不失為一種好方法。

網絡計劃技術的基本步驟如下:

A.劃分工作項目，要把整個工作劃分為若干項目，分析各項工作之間的相互關係，並排列先後順序。

B.確定各項工作所需要的時間。

C.繪製網絡圖。

D.計算網絡的各項時間值。

E.確定關鍵路線。

F.採取措施，調整、安排計劃。

例如，有一項工作，包括以下幾部分:

A項，需要3小時;

B項，需要1個時;

C項，需要0.5小時。

假設完成全部工作可以有幾種安排方法:

第一種，串聯方法

全部完成需4.5小時。

第二種，並聯方法

全部完成需3.5小時。

第三種，串並聯方法，即網絡計劃技術

全部完成只需2.5小時。

這個例子説明，採用網絡計劃技術，可以使同樣的工作，由於不同的安排而使工作過程更科學、更合理，同時也節約了時間。

時間運籌管理的方法還有很多，只要我們能認真學習，努力實踐，一定會贏得更多的時間，創造更多的財富。

(六)信息時間管理法

1.基本原理

信息時間管理法，就是充分運用現代管理中的精神動力和信息動力，從分析職業管理者管理時間的行為的發展過程入手，採取形象鮮明的時間管理信息，造成一種強烈的節約時間的外部環境，增強職業管理者的自我約束能力，增強時間觀念，養成珍惜時間的良好習慣。

每個職業管理者都從事着區別於他人的工作，面臨着不同的外部環境，他們自身素質和能力也是千差萬別的。究竟哪些因素決定時間管理效果呢?心理學對人的行為作了如下公式描述:

B=f(P.E)

式中B——行為

P——內在因素

E——外部條件

可見人的行為無非取決於內在因素和外部條件。時間管理的有效性也取決於這兩個方面。信息時間管理法主要是利用一定的外部信息，作用於人的內在因素，產生某種動力和壓力，促使人們科學地利用時間。

每一個人都有自己的好惡和行為方式。在無妨大局的情況下，誰也不願意壓抑自己，歪曲自己，更不願意與自己作鬥爭。因此，很難框死自己的時間，想幹什麼就幹什麼，一般不約束自己的行為。例如，我們平常覺得沒事的時候，總想着去看電視，去旅遊，去跳舞，這似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要動力和壓力的，這兩種力量越強，越有利於職業管理者利用時間。有一個高中畢業生，考大學的願望十分強

烈，因此，他拼命地學習，珍惜每一分鐘，終於如願以償。還有一名女工被一名大學生拋棄了，她產生了從未有過的動機，立誓在事業上要超過拋棄自己的戀人。她克服了人們難以想象的困難，奮鬥了兩年，考上了研究生。陪伴着她成功的有動力和壓力。這兩個力是時間管理的有效工具。

人們行為是由動機支配的。動機是怎樣產生的呢?是通過人的需要。所謂需要，是指人對某種目標的渴求與慾望。

職業管理者必然有各種需要，但各種需要所佔比例不同。在人們基本解決了生理、安全需要以後，管理時間的動機主要來自成就需要和精

神需要。因此，凡是成功的職業管理者都具有強烈的成就欲，而且是一個愛惜時間的人。其具體過程是:當人們的某種需要不能滿足時，心理上就會出現一種不安和緊張狀態，緊張的程度與需要的迫切性成正比。這種緊張狀態就是動機。動機驅使着人們選擇或尋找目標，進行滿足需要的活動，一旦需要滿足，動機解除，然後，又會有新的需要，造成新的行為。

因此，關鍵是要通過客觀條件造成的信息動力，影響職業管理者時間觀念的形成和時間管理行為的產生，激勵人們高效率地工作。

2.信息時間管理的方式

這裏所説的信息，是指經過加工整理、被人們理解和認識的，對職業管理者管理時間有影響的數據和資料。它有多種表現形式，如語言的、書面的、數字的和文學説明的。它有各種媒介，報刊、廣播、電視，甚至傳統、作風、愛好、志趣等，都是信息動力的組成部分。

A.對職業管理者生活的全過程進行時間管理的信息輸入

從卧室到辦公室，從餐廳到會議室，都佈置有時間管理的信息，使職業管理者每時每刻都感到時間的寶貴，潛移默化地受到影響和啟迪，形成強烈的時間觀念。

B.對下屬的時間進行管理，促成一個良好的時間管理環境

一個時間觀念很強的職業管理者，他召集會議，説幾點開始就幾點開始，從不推遲，不管人多人少都是如此;計劃幾點結束就幾點結束，差不了一分鐘。這樣，他本身接受了時間管理環境的信息，而且給下級起了表率作用。因此，他召集的會議，人們都準時到會，效率很高。創造一個全員時間管理環境很重要。例如:在你周圍的人都決定晚上去看電視，你讀書心裏也不踏實;如大家都讀書，你也就心安理得了。若有幾個人沒有較強的時間觀念，總找你聊天，到你那兒東看看，西瞧瞧，必然會影響你的工作。突然的打擾，會引來消極因素的環境——煩躁、緊張、厭煩，甚至敵意等情緒，應當儘量避免。

C.借鑑你最崇拜的企業家的經驗，看他們是如何管理時間、約束自己行為的

在日本東京鎢公司的會議室裏，貼着《會議七條規定》，開頭第一句是“要有效地開會”。下面7條是:(1)要準時出席;(2)會議時間控制在90分鐘以內; (3)要很好地考慮，採納代表的建設性意見;(4)不要固執己見;(5)按多數人的意見作決議;(6)結論要在當場確認;(7)中途不要退席。這是少開會，開短會的有力保證。“時間就是金錢”，這是日本人常説的一句話。日本大分熱軋廠每分鐘軋12噸鋼材，每噸6萬日元。1分鐘就是70多萬日元。這個概念在全廠職工腦子裏印記很牢。一些日本企業的電話簿上寫着:“講話不要超過3分鐘”“少説無聊話”。這些都是信息時間管理法的具體運用。

　　三、時間運籌要點

　　(一)合理安排時間

1.工作計劃化、程序化

擺在管理者面前的工作幾乎每天都是一大堆，從外表上看，管理者的共同特點是“忙”。但有的領導“忙”在點子上，而有的則不然，往往抓了芝麻，丟了西瓜。其原因就是工作沒有計劃，沒有程序，碰到什麼就幹什麼，什麼工作最緊急就幹什麼。在現代複雜多變的領導工作中，任何工作都必須有計劃有程序。應每天有每天的計劃。可將每天的工作按其重要性和緊迫性的順序編號，但一定要注意，最重要的，不一定最緊

迫;而最緊迫的也不一定最重要，只有二者同時具備，才可列入第一順序。國外一位心理學家把這種“選擇首先應該幹什麼的能力”命名為“第一順序判斷力”。他解釋道:“優秀的實幹家首先要使自己工作有計劃性。然後，對於擺在面前的一大堆工作，他先致力於擺在首位的工作。要養成一種習慣，總是先幹最要緊的事情，不要讓那些無價值、沒意義的事耽誤了你的一生，不斷地向妨礙你取得豐碩成果的無聊瑣事格鬥。決不能讓寶貴的時間與你的勞動白白地付之東流。”這是非常正確的。同樣，每週應有每週的計劃，每月應有每月的計劃，工作也就分出了輕重緩急。由於首先乾的是最重要最緊迫的工作，因而，工作效率也就會大大提高。

美國著名管理專家艾倫·萊金在《如何控制你的時間和生命》一書中提出了一個“有計劃的拖延法”。他認為一個管理者每天需要解決的事情很多，但不可能每件事都做完，因而可將每天的工作分為A、B、C三類。A類最重要，B類次之，C類可以緩一緩。接工作程序先作A、B兩類的事情，如果把A、B兩類的工作完成了，也就完成了80%的工作。如果有人打電話催問原屬於C類的事情，就把此事遷入B類中去;要是有人親自找上門來聯繫原屬於C類的事，可將這件事劃入A類。這種動態的變化，就使原計劃中A類與B類工作中的一部分壓縮到C類中去了，因而使工作具有計劃性、針對性。這種方法的最大優點，就是將有限的時間安排給最重要、最迫切的工作，從而提高了工作效率。

2.合理分類，有效使用時間

管理者雖然要處理的問題很多，但處理各項工作所需的時間分佈是不均勻的。大致講，就工作的重要性而言，管理者是用20%左右的時間完成80%的工作而用另外80%左右的時間去處理其餘20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用幹部兩條，即科學決策和知賢善任，這兩項工作雖然十分重要，佔領導工作重要程度的80%，但時間卻只要20%左右。怎樣保證這20%左右時間的高效使用，使其完成領導工作量80%的任務，這是一項技術。可以考慮每天用一個小時，作為管理者的“思考時間”。在這一個小時的“思考時間”內，除極特殊的情況外，上級不佈置工作，下級不彙報情況，同級不橫向聯繫，包括不打電話和接電話，所有工作均由辦公室工作人員處理或轉達，集中精力思考重大的決策和選賢用人的大問題。同理，每週安排半天，每月安排一天，作為管理者的“思考時間”。三者相加，每月管理者佔用的“思考時間”約為全部領導

工作時間的20%左右。長期堅持，形成制度，對領導工作大有好處。如果本單位或辦公室條件較差，也可以在外單位或其它鮮為人知的房間裏閉門深思。由於變換了辦公場所，不僅可以使頭腦清晰，而且感覺上與在自己辦公室裏有所不同，就更容易把思想集中在那些並非日常業務的、帶全局性的重大問題上了。

管理者除科學決策和知人善任兩項主要工作外，剩下20%的工作卻要佔用80%左右的時間。這就是調查研究、閲讀文件、出席會議、彙報檢查、晤談家訪、送往迎來、公務出差、臨時任務等等。對這些事管理者也應統籌兼顧，合理安排。因為這些工作是管理者科學決策和知人善任的基礎和前提。沒有這些準備工作，科學決策和知人善任也是搞不好的。

3.排除時間干擾

善於巧妙地排除各種時間干擾，集中時間和精力從事最重要的工作，也是現代管理者運籌時間的重要內容之一。干擾來自主觀和客觀兩個方面。從主觀方面來講，就是管理者自己分散了精力，精神不能集中。如正在考慮某一重要問題時，頭腦中突然浮現出對另一問題的想法，或者靈機一動想出了對另外問題的好主意。這時，管理者應該迅速排除干擾。可將臨時出現的想法、主意的主要內容馬上記錄下來，等做完自己當前所從事的主要工作以後，再接着思考，分析比較，以便充分發展自己的思想。為了防止出現干擾現象，管理者在思考重要問題前，要首先處理掉可能分散精力的工作。如果一邊思考着重大的決策問題，一邊又惦記着馬上或明天要交差的工作，即使想集中精力，也是辦不到的。預先限定某項工作完成的時間，也有助於排除干擾，集中精力。工作無限時，什麼時候完成都行，就等於什麼時候都完不成。只有定下何時完成的時間目標，將自己全部投入到工作中去，引起一種精神上的興奮和緊迫感，才能排除各種干擾，爭取時間。

從客觀方面來講，干擾的來源比較多，如工作環境不好，人聲嘈雜，也難於集中思想。但主要是來自三個方面。首先是來自上級機關的干擾。

正當你在聚精會神從事某一工作時，上級突然通知你必須完成另外的工作，會使你原來的工作時間被迫中斷，以後又重新干，浪費了寶貴的時間。但上級佈置的工作，包括臨時性的任務，下級必須完成。為了不使上級經常干擾自己的工作，可以採取如下措施:一是定期向上級彙報請示工作，使自己的工作與上級的意圖或工作計劃一致起來，這樣上級就不會經常提出一些干擾你的時間的事情了。二是儘量使自己的預定工作日程安排與上級機關的日程表同步，二者互相協調起來，就會減少對你的時間干擾。

其次是下級的干擾。下級有事必須向上級請示，這往往會干擾上級管理者的時間。但對下級或部屬的請示，作為上級領導又必須給以解決。為了排除時間上的干擾，可以採取以下方法:一是規定一定的時間，作為檢查下屬工作，解決下級主要問題的時間，這樣，就可以避免干擾。二是向下級機關授權，制定各類幹部的崗位責任制，上級管理者只管方針政策，管宏觀控制與協調，最後檢查與監督，至於每件事如何做，由誰去做，都應由下屬自己去解決。這樣下屬才不會大事小事都來請示，也就減少干擾你的時間了。

再次是來訪者的干擾。作為一個管理者，必定會有員工來拜訪你。只要來拜訪你，不管是什麼人，必定都有拜訪的理由或事情，不接待當然是不行的。但那些芝麻小事、鄰里糾紛、敍舊扯家常之類的拜訪者，或者開口千言，離題萬里的拜訪者，毫無疑問會干擾你的時間安排，破壞你的工作和生活節奏，是必須儘量減少的。可以採取以下辦法:一是設一道祕書或辦公室防線，凡來訪者先由祕書或辦公室工作人員接談，只有他們認為必須找領導時才可直接接談，凡他們能處理或解決的事均授權他們處理，這樣可以減少接談的人數。二是必須見面接談的要先預約好見面的接談時間，這就在某種程度上控制了來訪者的時間干擾。三是接談時要説明接談的時間，或事先告訴祕書，到規定的時間進來通知説，外面還有什麼事情要你去處理，這樣雙方都有時間感，不會東扯西拉。四是接談要開門見山，緊扣主題，不要讓來訪者把話題扯到一邊去。五是已經談完了，來訪者因為沒有達到目的或不完全滿意，而仍磨磨蹭蹭不肯走，管理者可以採取如下方法:明確告訴來訪者，談話已經結束，自己還有工作要處理;或者站起來把來訪者引向門口;或者看手錶或掛鐘，示意時間已到;或者取出文件來批閲，等等。管理者可以根據不同的來訪者採取不同的方法，儘早結束會談，排除時間干擾。

　　(二)時間節約

1.辦公室規範化

作為一個職業管理者，每天有三分之一到一半以上的時間要在自己的辦公室裏度過，所以辦公室如果搞得亂糟糟的，要什麼找不到什麼，或者必要的、不必要的都堆放在辦公室內，工作起來也會大大浪費時間。

整理辦公室與處理家務的原則基本上是一致的，即是方便、固定。什麼東西擺在什麼地方，要使用起來方便。所有的東西都應該放置在固定的地點，決不能隨便亂丟。整理辦公室首先是辦公桌，有的管理者的辦公桌象個工藝品陳設櫃，擺滿了各種裝飾品，玻璃板下放着朋友和家人的生活照，每天在欣賞這些東西中不知不覺地浪費了時間;有的管理者辦公桌上堆滿了各種報紙、雜誌、書籍、文件等等，給人以混亂不舒服的感覺。找一份材料得翻半天，也大大浪費了時間。所以，辦公桌要規範化。凡不需要的東西，一律從辦公桌上拿走，只放上真正需要的東西，如電話機、枱曆(備忘錄)、筆筒、墨水、枱燈和一個時期經常使用的資料或書籍。在辦公桌旁再放一個合適的書架或文件櫃，把文件、資料都分門別類地放在裏面，貼上標籤或文件代號，同時經常注意整理，隨時去掉那些無用的東西。這樣，使你工作的環境井然有序，需要什麼信手可拿，就大大提高了辦公的工作效率，因而也就節約了時間。

要習慣於使用備忘錄。每當接到一個會議通知，或者突然想起一件必做的事，或者每天必須要做哪些工作，都可簡要地寫在備忘錄上，你一眼就可看到，用不着白天黑夜去想還有什麼事沒有做完，從而節約了許多時間。過一段時間後，把備忘錄歸納整理，又為你總結工作提供了材料，以免東翻西找，七拼八湊，從而又為你節約了許多時間。

2.簡化工作

任何一項工作，只有簡化到不能再簡化了，才能最大限度地節約時間。因此，簡化工作也是節約時間的技術之一。簡化工作可以有許多途徑，如取消、合併、重新排列、變更、取代等。對任何工作或同一工作的任何步驟，首先要問一問，它是不是一定必要的?它能否取消?對不起任何作用的工作，或者不起任何作用的工作步驟，該取消的就應取消。如召開一個全部員工參加的大會，如果能用召開幹部會議，分別傳達的辦法解決，可以不召開大會，就節約了時間。把兩個或兩個以上的工作或步驟合併起來，就可以獲得和取消相同的結果。例如:服務於同一目的的兩項工作，在形式上既有相同之處，又有不同之點，就可以將二者合併為一，這樣就可節省重複勞動的時間。重新排列就是改變工作步驟的

順序，按工作內容的客觀規律辦事，不至於繞圈子，走彎路，當然也就節約了時間。變更就是改變工作方法，用最恰當的方法處理問題，雖然結果相同，但減少了環節，也就節約了時間。取代就是把某種要素換成其它更為合適的要素，例如把用通信聯繫改為用電話或E-mail聯繫。由於聯繫的方法變化了，也可以節約時間。因此，管理者對任何工作，都應該問幾個為什麼，為什麼這個工作需要做?這個工作的關鍵是什麼?應該在什麼地方做?什麼時候做?誰去做最合適?最好的做法是什麼?有了這一連串的思考，就在你的頭腦中將工作簡化了，因而無形中節約了你的工作時間。

3.集中使用零碎時間

管理者要善於集中零碎的時間為一個整體，整體的時間比零碎的時間起的作用更大。比如一個職業管理者，員工要求找你談話，彙報思想，解決實際問題的很多。如果天天有人找你，甚至一天有好幾個人找你，就把你的整塊時間穿插得零七八碎，什麼事也幹不成了。在這種情況下，如果設立“經理接待日”，“知識分子工作接待日”，幹部羣眾都在這一天來找你，就使無規律的零碎時間變成了有規律的整體時間，同時也保證了其它的時間成為不受談話干擾的整體時間，你的工作效率一定會提高。同樣，管理者找顧問或下屬談話，也不能今天談一下，明天

又談一下，而應該事先通知顧問或下屬談話內容，讓其作好充分準備，每次談話不超過一個半小時，在這一個半小時內，除了極特殊的情況外，一般不接電話，不會見任何人。這樣，也把零碎的談話時間相對集中起來，提高了時間的利用率。

管理者除了集中零碎時間外，對於不能集中的零星時間，也要學會靈活使用。如開會前的15分鐘，到醫院看病候診的15分鐘等等，都可以利用來看一點書，整理一下工作日程安排表，寫一張明信片。一天利用15分鐘的零星時間，一年就是11天。如果一天利用兩個15分鐘，一年就是22天，幾乎抵得上一個月的工作日了。阿列斯·伯雷在《怎樣度過二十四小時》一書中説:“一天的時間就像大旅行箱一樣，只要知道裝東西的方法，就可以往裏裝進兩倍之多的物品。開始不要把東西扔到箱子的正中間，而是不留縫隙地往四個角和箱子的邊緣填充，最後再向旅行箱的中間填。如果毫無浪費地使用了四個犄角旮旯的時間，你就可以把一天的時間當做兩天用了間，你就可以把一天的時間當做兩天用了。”他所説的“四個犄角旮旯的時間” 就是指有效地利用零碎時間。

4.利用現代化工具節約時間

隨着現代科學技術的發展，我們能夠運用現代化的工具節約時間。如一台每秒鐘運算1億次的計算機，1分鐘內完成的計算量，相當於100個人用算盤工作幾十年的計算量。過去説的:“一天等於二十年”，在許多領域已大大落後現實了。作為現代管理者，必須要學會運用現代科技和工具來節約時間，從而提高工作效率。

正確地使用電話、E-mail，可以節約許多時間。電話瞬間即可縮短與通話者之間的距離，雖然相隔千山萬水，也如同近在咫尺，省去了往返長途跋涉的時間，也省去了寫信的時間和信件往返所需的時間。如果召開一個有許多子公司管理人員參加的會議，而會議內容又不長，可以

採用“電話會議”的形式，節省了將許多人集中在一起的時間。所以管理者遇事首先要考慮:可不可以用電話或E-mail解決?當然，電話使用不當，也會浪費時間，如沒有準備的東拉西扯，過多的客套話，打進來的電話過多過雜，也會干擾你的工作時間。現代管理者要掌握正確使用電話來節約時間的技術。

用錄音機、錄像機和照相機來節約時間。管理者不可能參加所有的會議，對於一些重要的而本人又不能參加的會議，可採用錄音的辦法，然後在外出的路上坐在汽車裏聽，也可以在休息的時候聽，節約了參加會議的時間。對一些重要的活動，重大的事件，管理者為了準確掌握情況，可以用錄像的辦法，使管理者如身臨其境。對於一些重要的工程建設，重大的責任事故，如果採用了實況錄像，可以使管理者賞罰準確，節省了調查研究的時間。照相機同樣可以節約時間，如把一些重要資料拍成照片，節約了抄寫的時間;某項工程發生質量問題需要索賠時，用現場若干張照片來説明，可以節約寫好幾頁報告的時間，而且讓人一看就明白，又節約了討論、詢問的時間。如果一位把自己的產品都拍成照片隨身攜帶，一張照片就可以説明需要20分鐘才能介紹清楚的產品，大大地節約了時間。使用複印機和小型電子計算器節約時間。複印機為我們節約時間提供了理想的現代化工具。對於重要的新書、文件、重要的地圖、圖形、筆記本、資料等等，複印機都能瞬間為我們複製若干份，而且準確無誤，為我們節約了大量抄寫的時間，是現代化辦公室不可缺少的工具之一。

現代管理者要有準確的數量概念，對任何工作，不僅要有定性的描述，而且要有定量的描述，把定性和定量有機地結合起來。為了定量準確，小型電子計算器可以幫我們的大忙，它計算快，錯誤少，使用簡單，可以為我們節約大量的時間。

有些需要管理者親自去才能解決的事，管理者必須親臨現場。節約路途所費時間的最好辦法是使用現代化交通工具，坐專車，乘飛機等等。

　　(三)控制文件和會議過多地佔用時間

1.限制和改善文件處理辦法

職業管理者若大部分時間在文山會海中度過，整天泡在文件堆裏和會議室中，必然產生官僚主義。所以必須嚴格控制各種文書和會議過多地佔用時間。

經常所説的文件，主要有兩種:一是上級下發的文件、指示;二是下級機構的請示、彙報、總結。

管理者應儘量減少發文件，堅決克服專靠文件指揮工作的作風。凡不該發文件的堅決不發，不該送閲的堅決不送，能聽口頭彙報的不寫書

面材料，能用電話的，以電話代替文件。這樣就減少了閲讀文件的時間。對已經發出或送至管理者手中的文件，也要妥善處理，不要在辦公桌上形成一個“文山”。首先要將文件分類，切忌“一鍋煮。”可考慮按以下類別分類: 應立即處理的、優先順序靠後的、有關新情報的、未決定的、以後處理的。應立即處理的，是指緊急信件，馬上要行動的事情。對這類文件，管理者必須馬上做出決定，任何拖延、猶豫都會給工作帶來損失。優先順序靠後的，是指為某一件事情騰出特定的時間或特定的日子，歸納起來過過目就行了。

有關新情報的，包括信件、備忘錄、報告書、小冊子、內部信息資料、有關同行業的報刊等等。如果自己一時沒有時間閲讀時，可以批轉給有關職能部門先閲，並註明，要求職能部門看完後再轉給自己閲讀，並就有關情況提出見解。未決定的，是指暫時先放入保留檔案夾中，在採取適當行動之前，一直要放在那裏。以後處理的，是指需要進一步努力的，或以後再幹的。包括是否是真正重要的工作，還有待進一步研究，或還需要進一步深入分析論證，以及有必要在人、財、物等方面予以較充分的安排的事項。

管理者還應防止文件滯留。凡收到的信件、報告或其它文件，都應從速分類處理。或交辦，或閲讀，或回信，或存檔，總之，不使文件堆放在辦公桌或抽屜內。要注意的是，除極特殊的重要事情需反覆研究外，一般事情應一次決定。這種處置辦法可以省下以後再一次讀原信，看文件和再一次思考的時間。要知道，這種“再一次”是吞沒時間的“癌症”。

2.限制會議時間

一定形式的會議是管理者溝通信息、統一認識、協調步驟、正確決策、佈置工作的必要形式，也是節約時間，提高領導工作效率的重要途徑之一。但是，那種“馬拉松”式的會議，沒有一定中心內容的會議，議而不決的會議，使會議氾濫成災，使管理者成天泡在會議之中，必然

大大降低領導工作效率。

現代管理者必須明白:一般情況下都要限制會議的時間。第一，不開可開可不開的會。在我們日常工作中，不是什麼問題都要開會才能解決的。因此，管理者在開會前一定要問一下自己，這個會真有必要開嗎?不開會能不能同樣解決問題?會議要達到的目的是什麼?可不可以利用非正式的會議來代替正式會議?例如:要和某部門商量某事情時，把許多人都召集到會議室的長桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那裏去，不必一一坐下，端茶倒水，當面就可把工作決定下來，不就節約了開會的時間嗎?

第二，不開沒有準備的會。會議準備包括會議中心議題，要達到的目的，議題涉及的有關部門都要事先徵詢意見，如涉及支出和撥款問題時，要事先徵詢財政部門的意見，否則不得將問題提上議事日程。較長的議案、報告或會上要研究的其它問題，應將提綱或全文提前3天或7天左右提交與會者，使他們有閲讀和思考的時間。會議主持者要先考慮一下可能的解決對策或可行方案，供大家在會上研究。要限定出席會議的人數。參加會議的除法定人員外，只有與議題有關的人員和部門的代表，與議題無關的人一律不能參加會。

第三，不開“馬拉松”式的會。每次開會的時間不能太長。要做到不開長會，就要不開沒有明確議題的會和有許多議題的會。沒有明確議題的會，往往東拉西扯。有許多議題的會，往往不能展開充分討論，匆匆作了決定，執行過程中漏洞百出。預先告知與會者會議的限定時間，並在會議室牆壁上掛一個鐘來顯示會議的“剩餘時間”，能使與會者認真對待會議，就可以縮短會議時間。要限定報告人及出席人發言的時間。要求發言力求準確，以便迅速、精幹地解決多種黨政事務。對於喜歡長篇發言的人，會議主持者應當提醒，這不是羣眾集會，不需要宣傳鼓動，只談事情本身。開會時應嚴禁交頭接耳。有重要問題可遞紙條，以便集中精力思考問題。反對開會遲到，遲到者應被看成同破壞紀律一樣是不能容忍的，特別是會議主要負責人或主持者必須提前或按時到會。

第四，不開議而不決的會。每次會議都要議而有決，要經過多次會議才能決定的問題，應明確宣佈暫時休會，同時宣佈下次會議的進一步要求，提請與會者作好準備，主持會議者最後要對會議作總結。管理者最易犯的毛病，是想在會議上強行通過自通過自己早已想好了的決定，不切實際地希望與會者有着同自己相同的看法，這在客觀上是很難辦到的。主持會議管理者的水平和藝術在於，虛心聽取各種不同意見後，將其中的精華部分吸收到自己的總結中來，同時對其他意見加以必要的肯定或解釋。即使完全不採納的意見，也可肯定在其它問題上的價值。這樣就使全體與會者都感到自己的意見受到了重視。最忌諱的是，與會者發表了10條意見，管理者在總結時卻發了一通自己或祕書早在幾天以前就寫好了的第11條意見。這樣的會議徒具形式，白白浪費了大家的寶貴時間。

　　(四)業餘時間安排

1.善於安排休息的時間

現代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小時的工作呢?管理者也是人，也有七情六慾;他不是機器人，可以無休止地

工作。要知道疲勞戰是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，卻浪費了不少時間，工作效率低，又損害了身體。“磨刀不誤砍柴工”，會休息的人也才會工作。休息意味着再生產。我們應當不斷地再生產因繁忙的日常工作任務而損失了的東西。

管理者要善於擠時間休息，掌握休息的技術。從早上起牀就別陷入緊張的氣氛之中，以一種輕鬆愉快的心情開始自己的一天，這對於一天的工作有很大的影響。“眼睛一睜，忙到熄燈”是不可取的。為了得到輕鬆愉快的心情，可以採用多種辦法，如用10分鐘來照顧你心愛的小鳥、金魚，或各種盆栽花卉;在公園、林蔭道散步，打太極拳等等，都可以使自己的心情煥然一新。繁忙的工作之中，也要擠出時間來休息，哪怕幾分鐘也是好的，它可以起到情緒轉換的效果。如上午和下午各騰出15分鐘到外面走一走，作一套廣播體操，或打一會兒乒乓球、羽毛球，緊張的大腦立刻會放鬆下來，會重新使精力充沛，提高工作效率。對那些一坐下來就不動的人來説，作一些簡單的運動也能起到休息一下，轉換情緒的作用。如使勁伸開雙臂深呼吸;靠在椅背上，充分舒展身體;打電話或接電話時把胳膊儘量伸出去等等，都有解除疲勞的作用。

中午的午休時間切莫放過。午飯後半個小時的午睡抵得上晚上二三個小時的睡眠。打瞌睡也是休息轉換情緒的特效方法，古往今來，有許多做出了傑出成績的人往往是打瞌睡的能手。因為，體力緊張會消耗能量，而休息則會恢復能量。日理萬機的現代管理者應該學會休息的技術。

2.安排業餘文體活動的時間

管理者每天工作在8小時以上，有的甚至達10多小時，精疲力竭，頭腦昏昏。長期下去，體質下降，百病叢生;或者未老先衰，白髮蒼蒼。沒有一個健康體魄的管理者是不能專心工作的。管理者工作再忙，也應根據自己的愛好和特長，適當開展一些文娛體育活動。管理者在下午五時半以後要安排30-50分鐘的文娛體育活動，讓大腦和身體的各個部分充分放鬆，恢復精力和體力，以便明天繼續工作。人工作時的精神狀態與蓄電池的工作原理一樣，不停地長時間使用的方法，較之間歇使用同樣長的時間的方法來，蓄電池的輸出功率要小得多，壽命要短得多。對於工作時的精神來説，也要不斷地改變輸出和輸入。任何人都必須瞭解自己的內在節奏和可以持續努力的時間。應該明確，適當文體活動決不是浪費時間，在一定意義上説，是我們工作的一部分。

3.安排豐富的家庭生活時間

家庭始終是社會的基本組織。任何社會的人都離不開家庭。家庭對人類生活和社會發展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好壞

，直接影響着管理者的工作和思想。因此，管理者也應合理安排好家庭生活的時間。

一方面，管理者不能因為工作忙而不顧家，或者把家務事全部推在不承擔領導工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭關係中夫妻是平等的，不存在誰領導誰的關係，而且撫養和教育子女更是父母雙方應盡的社會義務，也是我們工作的一部分，切不可忽視。

另一方面，管理者也不能陷於小家庭的温暖而不能自拔，從而影響本職工作。管理者一定要從家務事中超脱出來，決不能讓家務活支配你的時

間，而應由你去支配家務活。在現代家庭中，一般夫妻長年共同工作，家中還有一二個孩子。下班後的時間毫無疑問是緊張的。但是，經過一天緊張的工作後，不能讓家庭生活也被時間緊緊追趕着，必須使我們的整個工作有節奏，互相協調。“一張一弛，文武之道”。家庭生活應使人身體放鬆，精神愉快。為此，家庭生活也要制定一個具有自主性的大致計劃。例如，定下做清潔衞生的時間，洗衣服的時間，外出散步或串門的時間，看電視或電影的時間，上街買用品的時間，個人自由支配的時間等等，並在這種生活節奏的基礎上制定一週或一月的生活節奏，就

會使家庭生活豐富多彩，起到情緒轉換的作用，這對管理者的領導工作是大有幫助的。

　　四、提高時效的途徑

　　(一)時間檢測七十二招

時間檢測，是時間管理和運籌中的重要方法，它可以幫助我們發現在時間利用中有何不足，以尋求提高時效的途徑。

不善於支配時間的人，經常都感到時間不夠用。這一句話具有相當的真實性。但是，怎麼樣才能善用時間呢?這是過去十幾年來時間管理專家所試圖解答的一個問題。底下的一份自我測驗表總共蒐集了72道題目。所有這一些題目的正面答覆皆表示時間管理專家所倡議的“有效的時間管理準則”，至於它們的反面答覆則表示時間管理專家所力圖勸阻的行徑。希望職業管理者至少每隔6個月即根據這份測驗表進行一次自我檢討與自我改造。

(1)你的時間充裕嗎?

如果是無所事事，時間“很多”，那麼應該檢查一下是不是該做的事尚未抓緊，還是任務太少。

如果是忙得不亦樂乎，時間“太少”，那麼也應該看一看是不是做了不該自己做的事，還是把目標定得過高?

(2)你有一個時間表嗎?

你的長遠目標是什麼?近期目標是什麼?你是否把工作當作目的?你手頭的工作是否有輕、重、緩、急之分?

(3)對於下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?

(4)在一個工作天開始之前，我是否已編妥該工作天之工作次序?

(5)我是否以事實之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優先次序的依據?

(6)我是否把注意力集中於目標而非集中於程序，又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據?

(7)我是否在富於效率的時間內做重要的事?

(8)我今天曾否為達成遠程、中程或近程目標做過某些事?

(9)我是否每天都保留少量的時間計劃，並思考與我的工作有關的問題?

(10)我是否善用上下班的時間?

(11)我是否故意減少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?

(12)我是否對自己的作息時間做鬆弛的安排，以令自己擁有時間照料突發的危機及意外事件?

(13)我是否儘量將工作授權他人處理?

(14)我是否將具挑戰性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理?

(15)我是否根據“權責相稱”之原則從事授權?

(16)我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進行“反授權”?(1)你的時間充裕嗎?

如果是無所事事，時間“很多”，那麼應該檢查一下是不是該做的事尚未抓緊，還是任務太少。

如果是忙得不亦樂乎，時間“太少”，那麼也應該看一看是不是做了不該自己做的事，還是把目標定得過高?

(2)你有一個時間表嗎?

你的長遠目標是什麼?近期目標是什麼?你是否把工作當作目的?你手頭的工作是否有輕、重、緩、急之分?

(3)對於下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?

(4)在一個工作天開始之前，我是否已編妥該工作天之工作次序?

(5)我是否以事實之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優先次序的依據?

(6)我是否把注意力集中於目標而非集中於程序，又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據?

(7)我是否在富於效率的時間內做重要的事?

(8)我今天曾否為達成遠程、中程或近程目標做過某些事?

(9)我是否每天都保留少量的時間計劃，並思考與我的工作有關的問題?

(10)我是否善用上下班的時間?

(11)我是否故意減少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?

(12)我是否對自己的作息時間做鬆弛的安排，以令自己擁有時間照料突發的危機及意外事件?

(13)我是否儘量將工作授權他人處理?

(14)我是否將具挑戰性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理?

(15)我是否根據“權責相稱”之原則從事授權?

(16)我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進行“反授權”?

(17)我是否有效地利用部屬之協助以令自己對時間獲致較佳之掌握，而同時避免令自己成為浪費部屬時間的瓶頸?

(18)我是否採取某些步驟以防止一些無用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上並佔用我的時間?

(19)當我有所選擇時，我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情，而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通?

(20)除了在例外情況下，我是否嘗試在下班後把工作置之不理?

(21)倘若有需要加班，而且可自由選擇加班時間，我是否寧可提早上班而不延遲下班?

(22)我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策?

(23)我是否在獲致關鍵性資料的第一時間即從事決策之制定?

(24)對於循環性的危機，我是否經常保持警覺，並採取遏止之行動?

(25)我是否經常為自己及他人定下工作的完成時限?

(26)最近我曾否終止任何毫無益處的經常性工作或例行性活動?

(27)我是否在口袋中或手提包中，攜帶一些物件，以便在空餘時間(如在排隊時，在等候室中、在火車上，或在飛機上)取出處理?

(28)當我面對許多需要解決的問題時，我是否應用(80/20原理)(即指只掌握20%的重要問題，而不受80%的不重要的問題所羈絆)以對付之?

(29)我是否真正能夠控制自己的時間?我的行動是否取決於自己，非取決於環境，或他人之優先次序?

(30)我是否試圖對每一種文件只作一次的處理?

(31)我是否積極地設法避免常見的干擾(如訪客、會議、電話等)之持續妨礙我每天的工作?

(32)我是否嘗試面對現實，思考現在需要做的事情，而非緬懷過去之成敗或耽心未來之一切?

(33)我是否將時間的貨幣價值銘記於心中?

(34)我是否騰出一些時間為部屬提供訓練?

(35)我是否儘量將電話集中在一起?在打電話之前是否先備妥有關的資料?

(36)我是否擁有一套處置各色各類文件的系統?

(37)我是否有時採取“門户封閉”政策以免工作受到他人之干擾?

(38)在一天工作完了時我是否自問:那些工作無法按原定計劃進行?無法按原定計劃進行的原因何在?以後如何補救?

(39)在我籌備會議之前，我是否先探尋取代會議的各種可行途徑?

(40)開會時我是否講求技巧以增進會議的效率與效能?

(41)我是否定期檢視自己的時間支配方式以確定有無重蹈各種時間陷阱?

(42)你工作效率最高是何時?

你是否瞭解自己在一個月中精神最好的是哪幾天?在一天中效率最高的是什麼時候?不論誰，不可能任何時候都處於高效狀態，對此你是否有所瞭解?

(43)你分析過自己的時效嗎?

什麼是時效?你認為怎樣工作或幹什麼工作才會取得高效?在這方面你有些什麼好的做法?

(44)你認為只要工作就有價值嗎?

“工作”和“有價值的工作”是不是一回事?你是否認為只要有“工作活動”就會產生“工作效果”?果真如此的話，那麼，空忙、瞎忙等辭，指的是什麼呢?

(45)有效率是不是等於有效益?

你認為“效率”和“效益”是不是等同的?你是否注意到，如果工作的目標錯了，效率越高，損失越大，勞而無益。那麼，如何花費自己的時間最有益?其衡量標準是什麼?如果你不能回答，應該鑑定一下自己的時間消耗的價值何在，其結果將會使你吃驚!

(46)你對自己的工作興趣多大?

你是否考慮過，你所從事的工作是否適合你的特長?在工作的時候你的精神狀態怎樣?你最喜歡乾的是什麼?你最適合乾的又是什麼?二者一致嗎?

(47)你工作中有何習慣?

你知道你的習慣是什麼?這些習慣於工作是否有利?你曾經和自己工作中的陳規陋習作過鬥爭嗎?

(48)你的每一項工作都有時限嗎?

你的每一項工作如果都有時限的話，是組織或旁人要求的還是自己規定的?你是否都能夠按時完成?原因是什麼?

(49)當手頭工作很多時你是如何對待的?

當你手頭工作很多時，你怎樣排定工作的先後順序?你的排序原則是什麼?或者你根本就不需要排序。

(50)面對紛繁的工作你怎麼辦?

如果你已在事業上步入坦途，往往有紛繁而頭緒眾多的工作向你蜂擁而來，你怎麼辦呢?是來者不拒，還是擇善而從?是提綱挈領，還是眉毛鬍子一把抓?道家所謂的“無為而無不為”、“無不為而無為”，對我們有點什麼啟示?

(51)你如何對待工作?

一事當前，你是“今日事今日畢”，還是“慢慢來不着急”?你是有事就去幹，還是迫不得已才去幹?你是“依葫蘆畫瓢”?還是總想嘗試用點新辦法去幹?你感到自己的工作已經幹得夠多了，還是並不滿足，總想再多幹點?你喜歡單獨幹，還是喜歡合夥幹，你只願幹分內之事，還是也願幹分外之事?這些問題的答案，會告訴你在時間運籌上的一些關鍵所在。

(52)你在為何時工作?

你是為“昨天”工作，為“今天”工作，還是為“明天”工作?你認為“亡羊補牢”是“猶未為晚”還是“為時已晚”?你喜歡讓別人來催促呢還是講究十分準時?你對現狀是賞心悦目呢還是永不滿足?“昨天”已經過去，“今天”十分短暫，“明天”尚未到來，你認為這話對嗎?

(53)你的工作時間如何度過?

你在8小時以內是全力以赴還是無精打采?是感到時間過得太快，還是感到度日如年?是一心一意幹好手邊的事，還是為下一件事而焦躁不安?如果你對工作不感興趣的話，是儘早變換工作呢還是想法讓工作充滿魅力?對此，你是否束手無策?

(54)你有第二職業嗎?

你對自己從事的職業是否滿意?在業餘時間還喜歡繼續搞本專業，還是喜歡另一種職業?或者是在業餘時間無所謂本專業還是第二職業，完全用於消閒。

(55)你認為成功之路何在?

有的人感歎自己一事無成，歸因於生不逢時，或歸因於時運不濟，甚至歸因於父母沒有留給自己權力和資本。對此，你有否同感?我們應該提出這樣的問題:一個人的成功是靠天才還是靠勤奮?是靠機遇還是靠平時的準備?是靠手中握有資本還是靠緊緊把握時間?

(56)你如何利用某些等待時間?

當你在就醫、理髮、沐浴、候車等需要排隊等待的時間裏，你做些什麼?是閉目養神?是與人聊天?或是帶着書刊去看?你在旅途中是否還安排點什麼事做?

(57)你習慣於藉助社會服務嗎?

你在社會交往中是否經常利用電話和通信?在縫衣服、補鞋子，買煤、購書等事務中，你覺得是自己辦好還是請人辦好?

(58)你有業餘愛好嗎?

你對書法、繪畫、攝影、音樂、舞蹈、體育、弈棋、打牌、種花等活動是否感興趣?是偶爾參加呢還是樂此不疲?這中間有否你的特殊偏好?你有否無事消閒的時候?

(59)為什麼説“機會只垂青有準備的人”?(53)你的工作時間如何度過?

你在8小時以內是全力以赴還是無精打采?是感到時間過得太快，還是感到度日如年?是一心一意幹好手邊的事，還是為下一件事而焦躁不安?如果你對工作不感興趣的話，是儘早變換工作呢還是想法讓工作充滿魅力?對此，你是否束手無策?

(54)你有第二職業嗎?

你對自己從事的職業是否滿意?在業餘時間還喜歡繼續搞本專業，還是喜歡另一種職業?或者是在業餘時間無所謂本專業還是第二職業，完全用於消閒。

(55)你認為成功之路何在?

有的人感歎自己一事無成，歸因於生不逢時，或歸因於時運不濟，甚至歸因於父母沒有留給自己權力和資本。對此，你有否同感?我們應該提出這樣的問題:一個人的成功是靠天才還是靠勤奮?是靠機遇還是靠平時的準備?是靠手中握有資本還是靠緊緊把握時間?

(56)你如何利用某些等待時間?

當你在就醫、理髮、沐浴、候車等需要排隊等待的時間裏，你做些什麼?是閉目養神?是與人聊天?或是帶着書刊去看?你在旅途中是否還安排點什麼事做?

(57)你習慣於藉助社會服務嗎?

你在社會交往中是否經常利用電話和通信?在縫衣服、補鞋子，買煤、購書等事務中，你覺得是自己辦好還是請人辦好?

(58)你有業餘愛好嗎?

你對書法、繪畫、攝影、音樂、舞蹈、體育、弈棋、打牌、種花等活動是否感興趣?是偶爾參加呢還是樂此不疲?這中間有否你的特殊偏好?你有否無事消閒的時候?

(59)為什麼説“機會只垂青有準備的人”?

我們每個人都有機遇嗎?你的機會在哪裏?何時是你的最佳時機?

(60)你的時間陷阱何在?

你有沒有時間陷阱，如果有的話，它在何處?你想過怎樣去防止跌入陷阱嗎?

(61)你怎樣對待家務?

你的家務佔據了多少業餘時間?你怎樣處理家務活?家務時間與工作時間、休息時間有何關係?

(62)你的時間分配怎樣?

如果你在一段時間內集中的事情很多，甚至有的事也被拖延了下來，而在另一段時間內又比較空閒，那麼你是否考慮到時間計劃?

(63)你用於應酬的時間有多少?

送往、迎來，陪宴、陪會等等，如果已佔據了你一定的時間，你是否分析過，這些場合都非你去不可嗎?有否禮節性或慣例性的邀請?有否對你單位而發而並非一定要你親臨?有些應酬你是否想到謝絕或由其他人去也很適宜?

(64)你支配時間的原則是什麼?

每個人在支配自己的時間上，都是有原則的。只不過有的人意識到這一點，有的人並未意識到這一點。你意識到這點了嗎?對待工作，你的選擇原則是興趣第一還是效果第一?對待娛樂呢?

(65)你敢於拒絕旁人的請求嗎?

在日常生活和工作中，旁人向我們提出請求，我們應該儘可能地予以滿足，這是助人為樂的美德。但是，你是否會走向有求必應而導致承諾過多?你是否想到時間是有限的呢?

(66)你認為在何時最快活?

快活是人們所向往的，但如何才會獲得快樂，人們卻不一定清楚。不少疲於奔命的人常常感歎:如果有時間休息，或者是工作輕鬆一些，一定是最快活的。其實不然，社會學家約得森·蘭特斯的統計和研究表明，大部分人在時間難以排遣、百無聊賴的時候只會感到煩惱和不快。而時間排得滿滿的人，會感到生活很充實，倒往往是最快活的人。你對此有何見解?

(67)你是否把延長工作時間作為完成任務的好辦法?

事業心強的人，大多數工作時間都很長，他們認為工作上多花時間，工作成績就越大。工作時間與工作成績能否如此簡單地劃等號?隨便延長工作時間是增加工作成績還是削弱工作效率?你是否想過，靠超時工作會養成拖沓的習慣，會降低工作效率，還會為自己的低效勞動找到遁詞。

(68)你的精力過人嗎?

“精力過人”常常是人們對那些精神飽滿、高效工作的人讚譽之詞，這樣的人似乎藴藏着用不完的力氣，永不疲倦，堪稱超人。你是這樣的人

嗎?你認為確有這樣的人嗎?其實，正如世界上尚無人可以發明永動機一樣，不可能有精力無限的人，有所可能的只是能巧妙運籌時間而已。請不要幻想自己做超人，弦繃過了頭是要斷的，靠拼體力並非長久之計。

(69)你有沒有清點時間的習慣?

一個倉庫管理員，為了做到心中有數，需要經常清點庫存。我們要上街購物，也需要清點一下自己的錢包，才知道可以買些什麼。每一個人都是時間的擁有者，也是時間的消費者，我們是否經常清點自己的時間?孔老夫子説:“吾日三省吾身”，我們呢，每一天都清點一下自己的時間沒有?對自己的時間如何度過，打算在何處，是否心中有數?

(70)你每次都能按時完成計劃嗎?

如果我們的工作、學習和休息時間都是有計劃的話，我們每次都能按時完成或是提前完成嗎?如果是的話，有何訣竅?如果不是的話，又有何原因?過早地完成計劃，會不會無所事事地等待?過遲地完成計劃，會不會將後面的事一再延期?不論等待還是延期，它們有何利弊?

(71)你有速效之法嗎?

現代社會是加速度發展的時代，快速化已成為各行各業的追求，面對這一時間挑戰，你有自己的一些速效之法嗎?比如速讀、速寫、速記等，不論是學來的還是自創的，你總應該掌握幾手追求快速的本領，這樣你將受益匪淺。你有多少時間?

這個問題似乎很簡單。你一天有多少時間?一月有多少時間?一年有多少時間?或者更長一些，你的一生有多少時間?這個問題似乎誰都想過，又似乎誰都沒有認真地作出回答。誰都知道，按鐘錶計時，一天是24小時，按工作制度，一天是8小時，你安排自己的時間是按何者計算?那麼，一個月或一年的時間有多少，你算過嗎?又如何安排呢?

(72)你的事業是偉大還是平凡?

你追求的是偉大的事業還是安心於平凡的工作?誰都知道，偉大的事業需要長期奮鬥，而且不是隨處可見和垂手可得;平凡的工作俯拾皆是，時

時在你手邊，完成也較容易。你怎樣對待這二者呢?你信奉偉大的事業的失敗勝於平凡工作的成功之説嗎?如果讓你選擇，你是做失敗的英雄呢，還是當成功的小卒?你是否想過，求大勝而一敗塗地不如積小勝而終致成功的道理。

　　(二)找到浪費時間的癥結所在

即使那些最忙、備受時間壓力的人也會浪費許多時間。他們並非故意如此，多數情況下是完全沒有意識到這一問題。多年來已經養成的工作模式，其中有很多陋習，隨時在吞噬着你的時間:你的辦公桌缺乏條理，要找一份文件就花費了數分鐘;你和一位同事不期而遇，扯了許多無聊的費話;你把三分之一的時間用於各種會議，但有些會議卻沒有什麼價值;你對一件難辦而又不得不辦的事情優柔寡斷，磨磨蹭蹭，拖延了很久;你要約會一位重要人物，但對方不守時讓你白等了20分鐘;正專注於某項工作被突然來訪者打斷，再集中起精神返回原來的思路又用了十幾分鍾，或者，你花費很多時間去處理瑣事……

如果你正存在這類問題，而你又希望提高工作效率，那麼，不要讓懶於改變現狀的惰性控制你，立即着手改變你的工作習慣。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相當長的時間裏利用它，只要按具體日程做細微改變就可以了。這是一項十分有益的工作。

為了更客觀地瞭解現狀，首先要對你的工作方式、使用時間的模式做一個檢查。為此安排一週的時間就足夠了。從早晨起牀到晚上休息，把所有的行動都絲毫不漏地記錄下來。為了簡化記錄，你也可以只調查上班的這一段時間。如果你能根據自己工作的特點準備一些表格，調查起來就十分簡便了。不要把時間調查表放在最方便拿到的地方，隨時記錄，如果把一天積累的所有事項再回憶起來，就難免會有疏漏。不要遺漏發生的特殊事情，以便於尋找工作的規律性，為以後做工作計劃更為切實可行提供幫助。時間調查表的內容力求客觀準確，分析這些問題才

更有價值。隨着你對工作情況的瞭解，你自然會對時間利用的方法變得格外重視。把每一項工作所佔用你的時間作一個統計，看你在處理問題、進行工作上面使用了百分之幾的時間;在不太重要的工作上花費了多少時間;用於會議的時間有多少，你又用了多少時間在會議的計劃和準備上了;每天處理信件花多少時間;而處理必不可少的必辦信件又花多少時間;在部下委託給你的工作上又花了多少時間……你是否一到單位就看報紙，而報紙內容又與工作無關?你是否過多地出席了對工作不起任何作用的會議?你是否喜歡跟別人聊天，説些沒有必要的話而浪費了彼

此的工作時間?你是否把別人能幹的工作都留在自己手中親自處理?如果是這樣，你就要好好研究以下的諸條建議，並把這些建議用到你的工作中去，改掉原來的壞習慣，培養良好的工作模式，並且從現在就開始做起。

　　(三)養成良好的生活方式

從前，你會認為浪費你時間的敵人是來訪者的打擾，是突然響起的電話，是沒完沒了的會議。現在，你也許覺得浪費你時間的原因在於自己，而不是外界的什麼因素。管理時間，就要從這些“小事”做起:你一天的例行工作，很可能必須集中在辦公室的一張辦公桌，或者工作場所的某一個定點來完成，如果能把辦公環境佈置得高度適合你的需要，就會為你的工作提高相當的效率。清理辦公桌。一張雜亂無章的辦公桌不僅有礙觀瞻，而且會降低工作效率。你很可能不斷地將重要文件、通信記錄、工作計劃放錯地方，浪費許多時間尋找。“優先管理系統”的負責人斯坦波估計，上班族一個星期花36小時在辦公桌上，其中3個小時是在找東西。更為嚴重的是，由於桌面太亂，最重要的資料或工作就會被忽視、遺忘。你需要準備足夠的抽屜，以減少桌面的凌亂，把桌面有限的空間，留給馬上就處理的急需事務。《時間的力量》的作者查理·霍伯特建議以ABC方式整理文件。把辦公桌劃分成三個區域:A區是隨時伸手可及的，放置必須立刻加以處理的文件，B區專放不常用的東西或可以慢慢處理的文件，C區更次之。把文件分類放置，永遠不要把最重要的東西放在最底下。以最果斷、迅速的方式處理到手的郵件、傳真及其他文件，充分利用廢紙簍，認為無用的東西立即丟掉。

辦公桌、椅的擺放。許多經理喜歡把自己的辦公桌擺在面向外的地方，如此可以縱觀全場，居高臨下。但是，這樣就會被任何一位走過的工作同仁分散注意力。你不妨稍稍改變一下辦公桌的角度，以便工作時不分心。人們十分講究轎車裏的坐椅。卻忽視了一天要坐上8個小時的辦公椅，如果條件許可，你不妨置一把可調節的椅子，讓自己以最舒適的姿態工作，以消除伏案工作的疲勞。如果你不喜歡和別人閒聊，就把辦公室裏任何可能引起聊天話題的飾物拿走，但如果你想給別人留下親切、平和的印像，最好保留一幅油畫或盆栽，完全由你自己的喜好選擇。但不能過分地裝飾辦公室，畢竟，太過舒服的環境會令人渙散。

　　(四)放棄枝節，做真正重要的事這是時間管理的一條最重要的原則。

做任何一件事之前，都需先衡量一下價值，由此分配以相應的時間。意大利經濟學家佩雷特發明了“20%-80%原理”，他認為，在任何一件東西中，最重要的部分約為20%。其餘 80%儘管是多數，卻是次要的。

當你面對一大堆紛繁複雜的工作時，難免會泄氣，如果你運用20%-80%原理，從中找出兩三項最重要的，各分配時間集中精力完成。那麼，就在你選擇的兩三項事情完成後，你將獲得成功。現代生活方式給人太多選擇的機會，你去商店買一雙鞋，各種顏色、樣式、品牌的鞋子足讓你眼花繚亂、猶豫半天。如果你認為此事意義不大，就果斷地隨便拿一雙，在枝節上過多地選擇實在浪費時間。工作中更是如此。“忙”的真正原因是你做了太多不必做的事情。放棄枝節，能贏回很多時間和精力，你不再疲於奔命，而是更遊刃有餘地去完成那些真正重要的事情。

　　(五)權力下放

一個經理成功與否，應該以他可以讓部下做什麼事情為衡量標準。“自己動手才是完成工作的最佳手段”的確是需要改變的觀念，因為事實絕非總是如此。雖然自己動手不必命令別人、監督別人工作，也不必驗收以保證該工作完成的質量，但是事必躬親會讓你總在忙碌，沒有休止，你雖然自以為萬能，但任何人的能力都有限，你可能因為缺乏完成一項工作所必需的時間、訓練和工具而被困在其中;凡事都要自己動手也影響你的業績，什麼都要插手，結果就會一事無成，還會引起下屬的抱怨。權力下放，一方面節省時間，可以集中精力做更重要、更符合自己職權、更能發揮自己優勢的事情。另一方面，也訓練了你的部下，提高了他們的工作效率。有一部分工作是必須由你自己來做的，但是更多的事情可以交給祕書、助理及屬下去完成。比如:在自己決定目標、方針、計劃等事項之前的準備工作;日常業務，或瑣碎的工作、輔助性的工作;別人來幹可以幹得更快更好的工作;自己不出席，別人出席也完全可以代理的會議;為了自己能再承擔另一部分工作、自己原來的一部分工作……你可以依據較為一般的標準，即:這件工作是關係到方針大計，還是屬於經常性的日常業務?部下有與此相應的能力來承擔、完成這項工作嗎?從其重要性來講，是否從這件事上勻出時間去做另一件事更有收益?經常向自己提問。授權時一定要向對方講清楚他所承擔責任的程序和授權的範圍，以避免他們不但沒有多幹，反而以此為藉口減少其他工作，事實上幹得太少了。

除了權力下放，還要切記，不要隨便接受別人推給你的工作，不要越職。如果你接受所有找上門來的問題，你的生活就會陷入混亂，你要花很多精力和時間處理這些問題。對此，時間管理專家多有建議:“不要當好支使的男人”，“別接燙手的山芋”，避免接手他人應盡職責的事情，學會説“不”。

　　(六)避免拖泥帶水

任何工作都不可避免要和人打交道，作為經理，更是需要處理來上上下下、方方面面的各種人際關係。依照傳統的習慣，一見面少不了要寒暄、客套，在談及正事之前要來個“引子”拋磚引玉，分手之時要送一送，否則便顯得沒有禮貌，待人冷淡，不好相處。但是這種做法吞噬了大量的時間，令人痛心。其實這種表示友好的做法大可以簡化，甚至完全省略，而又不失禮節。你可以微笑着，直接切人正題，既顧及了“面子”，又給人留下友好、幹練、不拖泥帶水的印象，在以後的交往中對方也會以同樣乾脆的態度回報你。縮短訪客逗留的時間有這樣一些技

巧:保持公事公辦的態度;以“我能為你做些什麼?”這樣的問題引出客人來訪的目的;不要以茶點或咖啡款待不期而至的訪客;如果你覺得問題已經談清楚，對方再留下來純屬浪費時間，你可以及時站起來，或者説“謝謝你來看我”這類有暗示意味的話。如果你要找別人談論工作，最好到對方的辦公室去，而不是讓他來見你，因為在對方辦公室，你可以隨時撤離，保持主動性。

電話是幫助我們節約時間、提高效率的有力幫手。但是如果使用不當，也會成為偷你時間的竊賊。不是必需的電話一定免打。如果要打，開場白要簡短，比如:“我給你打電話是因為……”接到別人打給你的電話，可以説:“很高興接到你的電話，有什麼事情要幫忙嗎?”要結束電話，你可以説:“我馬上要開一個會，下次什麼時間再聯繫?”等等。為了不遺漏電話中重要的信息，你可以邊打電話，邊在紙上做下簡短記錄。你實在討厭在電話裏聊天的話，具有留言功能的電話加上一部傳真機就可以解決問題。

　　(七)做時間的主人

管理時間的困難之處在於，你的時間並非完全屬於自己支配，別人浪費你的時間幾乎成了不可遺免的事情。你本來和對方約好只談半個小時，結果他卻羅唆起來沒完，怎麼辦?告訴他:“我們説好只談半個小時，我只按半個小時來安排的，對不起，下面還有一個人等着要見我。”如果你準備用半個小時完成的一次會談。只用了15分鐘就完成了，你也千萬不要用無謂的廢話來浪費掉這15分鐘，派點別的用場。最令人煩惱的是，約好7點見面，對方卻到7點20才露面。人們都希望儘可能在有限的時間裏做更多的事，能力不夠的時候就造成拖延。如果對方是個忙人，約會時一定給他留下餘地，假如對方建議7點見面，你可以告訴他:“你先忙完你的事情，再説，路上可能堵車，咱們7點30見吧?”這種情況下，對方一般不好意思再遲到。節約約會時間的一個訣竅就是讓對方明白你很忙。美國法學家麥考梅克的做法也許會給你一點啟示:他跟人約時間不以整點，而總是奇怪的9點25分或者差10分10點。這種怪異的時間會給人留下印象，並提醒你，他太忙，忙到不能以半點為單位使用時間。一個分秒必爭的人，別人怎麼好浪費他的時間呢?

　　(八)時間管理中的謬誤

管理學家通過時各種不同的時間概念及其對管理影響的研究，收集到許多與時間和管理效能有關的無稽之談，現介紹如下:

　　1.關於缺乏時間的謬誤

沒人有足夠的時間，然而每個人都擁有自己的全部時間。這句看來自相矛盾的話使管理人員不得不承認自己擁有所有的時間——不會再多

了。所以説，問題不在於時間本身，而在於我們如何利用自己所擁有的有限資源。缺乏時間這個錯誤的概念通常是由一些錯誤的管理方法造成的。比如總想設法用過少的時間做過多的事情，不善處理那些分散精力的事情，確定或接受不切實際的時間預算，不按輕重緩急的順序處理工作事項等。

　　2.關於時間與我們作對的謬誤

總是不能按時完成工作的職業管理者為缺乏時間而感到苦惱，他們處處忙於救急，然而次次錯過最後時限，因此總是把時間看成是自己的敵人。然而在很多方面，最壞的敵人恰恰是我們自己。當我們學會合理分配時間的時候，時間才會站在我們這一邊。

　　3.關於效率的謬誤

效率往往被誤作效能。然而我們知道，高效率地執行錯誤的任務，或者把正確的任務放在錯誤的時間執行，都可能會使工作高度無效。效能，可以被概述為正確地做正確的事;就是使效果儘可能完善，即花費最少的資源，包括時間，取得最佳的效果。

　　4.關於活動的謬誤

管理人員在評價下級的工作時，極易把活動與效果混淆起來。不可靠的工作人員其工作精力與他對工作方向的認識和對工作效果的把握往往成反比。在巴黎的一次討論會上，一位法國管理人員使大家想起了法蘭西騎兵的一句格言:“不要遲疑，只管向前衝。”但有時候，即使既定目標是清楚的，管理人員也會時常醉心於那些成功的活動而忘記了他們的工作目標。最初的活動是要達到預定的目標，最後的活動卻把活動本身變成了目標。在這種情況下，當這類職業管理者決定委派另一項重要任務時，最終的嘲弄就會出現。他沒有再給疲憊不堪的下屬分派任務，而把任務又加給了他的最善於利用時間的助手，因為這位助手已圓滿完成了頭一項任務。結果，他獎賞了最無能的下屬，而處罰了他的組織中最有成效的成員。

　　5.關於授權的謬誤

有效的授權最終節省時間，但是在授權的最初階段要花費時間，以制訂授權計劃，選擇和培訓能夠勝任此項工作的人員，提出要求和希望，指導和商討如何改進工作，讓他們參與管理集團中對其工作有影響的決策，衡量和獎罰完成的結果。所以，授權首先需要時間，只有在有效地完成授權之後才能最終節省時間。躲避煩惱與責任決不是一個節省時間的辦法。這無異於“棄權”。不管誰來做這些工作，最終的責任永遠地和不可避免地要落在最高職業管理者的頭上。

　　6.關於決策層次的謬誤

有一種看法，認為得到較多報酬的人必然做出較恰當的決策。因此，高層管理人員做出的決策越多，整個組織的景況就越好。然而，決策層次管理原則認為，應當在能夠做出準確判斷和便於獲取有關事實的儘可能低的管理層次做出決策。一個明顯的事實可以證明這條原則，即層次越高，做出決策所付出的代價越大;層次越低，做出的決策越接近所涉及的環境。管理人員最常犯的一個毛病是喜歡繼續做提升前職位上做過的同類決策。

　　7.關於推遲決策的謬誤

在需要決策的時候，很多管理人員本能地推遲或拖延做出最後的決策，以避免承擔隨之而來的義務。這種綜合病症被經驗豐富的觀察家稱為“分析麻痺症”。通常，一個困難的決策被推遲的時間愈長，做出決策就變得愈加困難。而且，每次推遲決策還減少了對可能出現的偏差採取糾正措施的時間。“需要更多的事實”常常管理人員推遲決策的藉口。然而，如果我們知道注80%的決策結果中，起決定作用的事實往往只佔全部事實的20%，我們就會明顯地看出“等待全部事實完備”這一藉口的荒謬性。

　　8.關於高級管理人員工作負擔過重的謬誤

很多高級管理人員不僅存在着錯誤的全能概念，還存在着錯誤的缺我不可概念。他們斷定，單位一旦失去他們的關心，就無法存在下去。於是他們放棄休假，終日忙碌以至週末都不休息。可是他們卻感到奇怪，為什麼自己得不到更多的感激。他們不讓別人做出決策，結果使自己的辦公桌堆滿了文件;他們全神貫注於工作的枝節問題，結果使辦公桌上更加亂七八糟;他們奉行至善主義，結果使很多不現實的要求擺在自己和工作人員面前;他們未能有效地授權，結果迫使每個人前來找他們解決各種最細小的問題。

　　9.關於辛苦工作的謬誤

獲得的最後結果與付出的成桶汗水往往不成比例，管理人員極易把流汗與成就混淆起來。時間管理的計劃原則指出，在制定有效的計劃時花費1小時，在執行時就會節省3到4小時，而且確保取得更好的效果。活動型管理人員喜歡行動而不願意思考，總是不顧一切地避免制定計劃。如果他們在未着手之前把工作通盤考慮一下，他們將會幹得更好些。雖然最初制定計劃時花費了時間，然而正是依靠投入的那些時間才可以節省更多的時間，並收到更好的效果。由於把汗水混同於效果，”辛苦的工作者”最終還是用最辛苦而又最無效的方式去完成他的工作。治療辛苦工作綜合症的藥方是:工作中多點精明，少點辛苦

　　10.關於全能的謬誤

很多管理人員深信，自己親自動手會把事情做得更快更好。他們以為，這樣做不僅節省了告訴別人工作要求的時間以及最後檢查工作以便發現偏差的時間，而且可以完全按照自己預想的方式第一遍就正確地做好工作。這個推理的謬誤在於，由於拒絕將工作授權於別人，而花費時間去經歷自己本來知道怎樣才能做好的事，所以再次遇到這些工作時，準保這位職業管理者沒有任何選擇，只能再次親自動手。例如，多數企業家往往沾沾自喜於他們在最初階段獲得的成功，從而對自己產生了全能的錯覺。他們似乎非常願意斷定，他們的成功是由於自己的行動，儘管並非如此。由於他們斷定別人不能像自己那樣把事情做好，便堅持做很多本應授權別人去做的事，以致他們沒有時間去進行管理。

　　11.關於“開門辦公”的謬誤

最初鼓勵“參與管理”的時候，它的支持者當然會提出，下屬在需要的時候能見到上司是一個重要的因素。為了保證這一點，他們建議，職業管理者辦公室的門應被所有需要得到幫助的下屬認為是“開放的”。他們不是指任何時候都敞開大門，而是指在需要的時候讓需要得到幫助的下屬能夠進來。令人遺憾的是，“開門辦公”已經被理解為始終敞開大門。然而作為一個職業管理者，一直處於別人可以隨時見面的狀態將會使成功失去保障。恰恰相反，隨時可以見面的職業管理者發現，這樣做使自己無法完成工作，也無法考慮自己的目標和優先次序，更無法集中精力去處理辦公桌上堆放的文件。他成為走廊漫遊者捕捉的對象。這些人打斷了他的工作，也不知道要在他的辦公室裏呆多長時間。除了大公司的高級管理人員，敞開大門就意味着對路過而前來問候或因其他緣故順便來訪的每一個人發出邀請。各種實驗已經表明，一個人很難做到在朋友或同事所敞開的大門前經過而不進去打個招呼。既然管理人員普遍有社會交往的本能和尋求新聞的好奇心，有掌握情報的渴望和唯恐冒犯的擔心，那麼“開門辦公”只能被視為對有效管理的不易察覺的威脅。有效的管理人員幾乎齊聲譴責“開門辦公”。他們一致認為必須有計劃

地會客，以便不被幹擾而能夠集中精力工作。當然，這可以通過“閉門謝客”、祕書的回絕、隱蔽的辦公地點或者乾脆在家裏呆幾個小時等方法來實現。

　　12.關於節省時間的謬誤

倘若我們沒有任何選擇，只能以預走速率花費時間，時間如何節省呢?嚴格地説這是做不到的。沒有人能夠使自己不花費時間，也沒有人能夠使自己以不同的速率花費時間。雖然如此，還是有許多管理人員經常談論節省時間的問題——往往是造成最終花費更多時間的一些不明智的管理辦法。為了滿足另一個最後時限而縮短一次重要的會談，可能會留下一個懸而未決的問題，這個問題會逐漸惡化以致在後來的危機中爆發 。沒有關鍵事實而加速決策，往往使問題返回來折磨草率的決策者。沒有透徹分析可供選擇的方案就倉促發起行動，最後就會發現這樣做使自己走上了一條最不稱心的道路——浪費了大量的時間、精力和資金。一位哲人問道：“如果你沒有時間正確地做事，那麼你會有時間把事情做完嗎?”

　　13.關於光陰似箭的謬誤

我們説過時間永不回頭，也聽説過在特殊時刻時間停頓了。不管怎麼説，多數人認為光陰似箭。時間是最易消失的資源，它瞬息即逝，卻無人知曉它的去向及消失的原因。它如同我們的幻想那樣短暫……那樣虛無縹緲、無蹤無影……那樣毫不通融、冷酷無情;我們談論最多的題目除了天氣就是時間，然而我們卻很少能理解它;我們指責它吝嗇、短暫、抱有敵意，使我們每次看錶都面對最後時限。可是，善於組織的人們卻把它視為朋友。我們未曾有過足夠的時間，別人的時間卻總是充裕的。我們説時間結束了，可是它卻沒有離開任何地方。即使我們不存在了，時間也依然存在。它永恆地、無始無終地存在着。時間以固定的速率運動，是宇宙中的幾個永恆現象之一。我們每個人的時間也以同樣的速度流逝。所謂光陰似箭是指我們正在似乎飛馳着的時間裏管理着事物。由於不適當的計劃或在管理方面其他類似的錯誤，使我們自己不得不在過少的時間裏做過多的事情。

　　14.關於問題鑑別的謬誤

很多精力和時間浪費在解決沒有認準的問題上面。所以俗話説:準確地指出問題(這就是鑑別)就等於解決了一半問題。丈夫走進地下室，發現地面上有六英寸深的水，便喊他的妻子拿拖把來。妻子回答説，應該先去關掉水龍頭。這就是錯誤地鑑別問題的一個簡單例子——水是問題的現象，而不是原因。