高端人士的時間管理方法

CEO難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎?他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的?頂級人士井井有條的一天究竟是個什麼樣子?他們對各層次的管理者與專業人士的工作會有哪些啟示?

　　頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間——基本工作點核對方案

“我每天開始工作之前都會來一次模擬計劃遊戲，想像自己應該去做什麼事，突然出現預料之外的會議或危急情況，門'砰'的一聲打開等等，通過這種遊戲，我竭力尋找可以更好地控制自己時間的辦法。”

幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘不過氣來，一位金融業的客户關係經理曾經告訴我説：“最讓人受不了的事是，每當我準備處理手頭上一大堆事情的時候，就會有客户的諮詢電話打過來，同時，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術。最後到了快下班的時候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就這樣，非常棒的計劃、最良好的意願全都一下子灰飛煙滅。”

但是如果你把互動的事當做現實來接受，不再指望它會完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到辦法來順應這一現實，並在其中保持良好的工作態度。下面是3個在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計劃。

定點核對法 你是怎麼組織不斷變化的時間安排?對我們大多數人來説，組織似乎就是控制，但是對於許多頂級管理者來説，組織時間卻不再意味着在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味着無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什麼固定的框框。

在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以了。

一般有這3種類型的基本工作點必須查對，即基於功能的工作要求、基於內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

1、基於功能的工作要求：

·優先事項的時間是否得到保證

·打電話與回電話

·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件

·繼續關注已進行的工作

·用在非優先事項的兩個小時(可以零散分佈在全天)

·MBWA

·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見

·每天安排與上司的摸底性謁見

2、基於內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：

·與老客户的聯絡

·發展新客户

·數據處理

·授權與員工培養

·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等

其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時間的根本原因。

　　重組時間——巧用“祕密10分鐘”

所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法迴避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理藝術。其中的主要挑戰是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。

要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。

你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。

你聽見馬文正沿着走廊走過來，你知道大約3分鐘以後，他就會從門口探進頭來説：“嗨，有時間嗎?”可是，你那時候正在把最後的各種數字填到預算報告上，你已經幹了10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：

如果你的目標是現在就把任務完成，那麼就是：“啊呀又來了，什麼都做不了，真是亂了套了!”

如果你懷着“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒事，我已經做完了1/3。馬文走後，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會後找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。”

關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒"堵塞"的能量因此能釋放出來;第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你會養成一個非常好的利用時間的習慣，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

我也不知道這種圍繞一根固定旗杆(查對要點清單)靈活的時間管理策略為什麼這麼有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經過。

國際度假諮詢有限公司董事會主席(ResortQuest International, Inc.)約瑟夫·維特利亞(Joseph Vittoria)，當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下了5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之後，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對於這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接着打第2個電話，打完第2個電話後又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊的意外交際中脱身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接着打其餘的電話。就這樣，幾個小時過去之後，他原先計劃要打完的電話終於實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。