企業跨部門如何溝通
很多人抱怨跨部門溝通很難,在企業不同部門各有不同立場與利益的情況下,應該如何進行跨部門溝通呢,一起來看看!
原則1、確保溝通信息無誤
當你針對某件項目或議題,進行完跨部門溝通後,務必要回到自己部門,向部屬清楚傳達最新進度與訊息。很多時候,跨部門會議中所決定的事項,必須交由各部門的一線人員去執行,因此,一定要確保所有信息傳達無誤,才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。為了確保溝通信息無誤,管理者可以利用以下幾個方法:
向對方重複溝通中的主要內容;
利用澄清的方式提出不明白的內容;
談論重點議題時儘量不要打斷對方講話;
原則2:瞭解其它部門的語言
跨部門溝通不良,很多時候都是“語言不通”所引起。舉例來説,營銷部人員平常講的是“相同語言”,他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地,財務、生產、人資等部門,也有自己的語言與觀點。因此,想要溝通順暢,前提就是“聽懂對方的語言”。原則2的一個重要方法是換位思考,試着站在對方的立場思考:
“這麼做,對業務部的業績有幫助嗎?”
“如果我是他,會接受這種做法嗎?”
“這個方法真的有用嗎?”
跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外,頻繁的互動有助於建立彼此的熟識度,讓你更容易設身處地想問題。因此,時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。
原則3:開誠佈公是最好的對策
你面對的是必須長期共事的同事,因此,凡事以誠實為上策,最忌欺騙、隱瞞事實,破壞信任關係。部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的.防禦心,溝通時就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。相反的,互信會讓雙方在溝通時打開心防,他們會明白説出自己的需求與考慮,並且提高合作意願,共同解決問題。誠信溝通有三個要:
錯的不要解釋;
務必不要爭執
不打斷對方説話;
微笑再微笑;
頻繁的互動有助於建立彼此的熟識度,讓你更容易設身處地想問題。因此,時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。
原則4:不要害怕衝突
在跨部門會議上,每個主管為了維護自己部門的利益,難免會出現一些摩擦。有些主管,尤其是新手主管,為了怕把氣氛弄僵,往往會變得沉默寡言,以維持表面的和諧。艾林哈特在《有效溝通》一書中點出,“如果管理團隊在議題的討論上都沒有衝突,決策質量就會低落。”艾林哈特提醒,千萬別把“沒有衝突”跟“意見一致”混為一談。
有時候,太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視,而且問題也不會獲得真正的解決。因此,艾林哈特建議經理人,態度要柔軟,但立場要堅定,“別太快或太輕易就順從認命。”記住,你是部門主管,雖然你要和其它部門保持良好關係,但是,捍衞部門及部屬的權益,更是你責無旁貸的使命。
原則5:呈現事實,專注中心議題
讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現具體事實,引導人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當的臆測。
美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業評論》中為文指出,事實(例如目前銷量、市佔率、研發經費、競爭對手的行為等)可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實的情況下,個人動機可能會遭到猜疑,但“事實就是事實”,它不是出自人的幻想或自私的慾望,因此,提出事實“可以創造一種強調議題,而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世説。
原則6:多提選項,保持彈性
當你進行跨部門協商時,不要執着在單一做法上,而是開發多元選項,例如一次提出3~5個方案,讓其它經理人有更大的選擇空間。
專家分析,多元選項能讓選擇不再“非黑即白”,經理人有較大的彈性調整自己的支持度,也可以輕易變換立場,不覺得有失顏面,因此能夠降低溝通時的人際衝突。
原則7:創造共同目標一起合作
各部門間可能同時存在合作與競爭關係。部門間若想進行建設性的溝通,一定要強調彼此的合作關係,競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在於擁有共同目標。
因此,儘量去創造一個橫跨各部門的共同目標,然後一起努力,就算有爭執也沒關係。因為,就如蘋果計算機創辦人賈伯斯所言:“如果每個人都要去舊金山,那麼,花許多時間爭執走哪條路並不是問題。但如果有人要去舊金山,有人要去聖地亞哥,這樣的爭執就很浪費時間了。在跨部門溝通中,達成一致的目標需要弄清楚四個問題:
雙方的共同目標是什麼?
有什麼阻礙雙方合作?
創造共同目標的資源是什麼?
合作的價值是什麼?
原則8:尊重溝通對象的權力
每個經理人都是各自管轄範圍內最有權力的決策者,而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此,當你在進行橫向溝通時,一定要挑對對象。
舉例來説,你們最新的網絡營銷計劃下週就要上路了,但是信息部門的網站建設還未完成。這時,不要心急地馬上跑去找負責的工程師,你應該去找他的主管,進行協調,找出解決之道。
總之,跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關係,以免造成不必要的誤會。
原則9:善用幽默
幽默可以做為溝通時的緩衝劑,也可視為一種防禦機制。當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實,或是要溝通棘手訊息時,以輕鬆或幽默的方式來傳達,比較能保留對方的面子,也有助於正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌:
不談論對方家庭;
不以人身攻擊;
不涉及組織敏感話題;
幽默有度,點到即止;
原則10:溝通前先做好準備
在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準備就去,否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個問題應該事先想清楚:
你希望對方幫你做什麼事?
你認為他會要求你做什麼?
如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其它選擇方案?
如果雙方沒共識,你會有什麼後果?對方又會有什麼後果?
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