電話禮儀和技巧

人們在交往中非凡重視自己給別人的“第一印象”，給人的第一印象好，大家打起交道來心情愉快，事情也會辦得更順利。可是您是否注重到，您給別人的第一印象，往往在你們見面之前就已經存在了。因為出於禮貌，人們在見面前經常會通過電話約定見面的時間、地點等細節，所以您的第一印象已經通過您的聲音傳給對方了，可以説您的電話形象是您給對方的第一張“名片”。

電話形象是人們在使用電話時的種種外在表現，是個人形象的重要組成部分。人們常説“如聞其聲，如見其人”，説的就是聲音在交流中所起的重要作用。通話時的表現是一個人內在修養的反映，電話交流同樣可以給對方和其他在場的人，留下完整深刻的印象。一般認為，一個人的電話形象如何，主要由他使用電話時的語言、內容、態度、表情、舉止等多種因素構成。那麼怎樣給人一張得體的“聲音名片”呢。無論在哪裏，接聽電話最重要的是傳達信息，所以打電話時要目的`明確，不要説無關緊要的內容。語氣要熱誠、親切，口音清楚，語速平緩。電話語言要準確、簡潔、得體。音調要適中，説話的態度要自然。

假如主動給對方打電話，要選擇好通話時間，不要打攪對方的重要工作或休息。通話時間的長短要控制好，不要不顧對方的需要，電話聊起來沒完。假如對方當時不方便接聽電話，要體諒對方，及時收線，等時間合適再聯絡。

接聽電話時注重接聽要及時，應對要謙和，語調要清楚明快。假如對方要留口信，一定問清楚姓名、電話等細節，免得耽誤別人的事情，然後及時轉達。

注意打電話的時間

在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以後(假日在9點以後)，夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，儘量提高通話效率，減少佔用時間。

使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。

向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應説“你好!”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當説“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。