商務禮儀中的接電話禮儀
在商務當中,用電話溝通和交流工作,是必不可少的。下面是商務禮儀中的接電話禮儀,一起來學習下吧:
1、來電鈴聲不可超過三次才接
有時候電話響一次就接了,會給人以一種很唐突的感覺,會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話,但是當來電響了三次以後再接,會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客户的話,可能會影響雙方的合作。
所以,在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態,但是如果確實分不開身接電話的時候,電話響了超過了三次你在接起的時候,你應該要向對方表示歉意:説一句讓您久等了。
一般的規範電話用語:首先應自我介紹,把自己的情況介紹一下,讓對方確定所打的電話是無誤的,避免了一些因為打錯電話浪費的時間。
2、要注意通話時語氣的用法
電話是非常直觀的一種溝通方式,也是一種非常便捷的溝通方式,所以語氣是一定要注意的,因為對方不僅會注意你的內容,同時也非常注意你的語氣,在工作電話中儘量要採用禮貌用語,要有積極主動的'語氣,讓對方產生想與你溝通的心情,這樣機會就會大很多了。
3、與客户通電話要堅持後掛電話的原則
當對方在與你説再見的時候,同時你也要禮貌的回覆對方一下,表示尊重對方,等對方先把電話掛掉,確認通話結束後你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。
4、隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備,而不得不請求對方重複,這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他説話。
5、自報家門
一拿起電話就應清晰説出自己的全名,有時也有必要説出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方説出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
6、轉入正題
當你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應立即做出反應。一個好的開場白可能是:“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間,你應立即説:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣説會防止你們談論不必要的瑣事,加速商務談話的進展。
7、避免將電話轉給他人
自己接的電話儘量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時,你應該向對方解釋一下原因,並請求對方原諒。例如,你可以説:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定對方願意你將電話轉給他人。例如,你可以説:“對於這件事,我們很快會派人跟您聯繫的。”
8、避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閲一些資料,應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方説:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”
讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閲資料的時間超過你所預料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向對方説明你的進展。如:你可以説:“約翰先生,我已經快替您找完了,請您再稍候片刻。”當你查找完畢,重新拿起電話時,可以説:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。
對於接電話的人來講,當需要查閲資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話説:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當即回絕,然後迅即轉向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。
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