如何安排員工的項目“空窗期”
老闆們大抵是喜歡看到自己的員工埋頭苦幹的,越是加班加點越表明公司的欣欣向榮和蓬勃發展,若是哪天突然發現員工們無事可做了,老闆大概就要抓狂啦。
可是,真的是員工越忙企業績效越好嗎?員工就一刻也不能得閒嗎?筆者頗不以為然。
公司的業績如何並不是與員工的忙碌程度成正比的,關鍵還要看忙的人在忙什麼,為什麼忙,還要看閒的人在什麼情況下閒,為什麼閒。
如果員工們整天忙忙碌碌,不停的穿梭於多個任務,不停的到處去“救火”,那麼只能説是公司的流程沒有理清楚,或者是這個員工的定位不清楚,成了“創可貼”式的員工;如果有的人忙有的人閒,那麼只能説是任務分配不均,導致忙的人忙死,閒的人閒死;如果所有員工都很清閒,而且是一直都很閒,那麼只能説這家公司離關門不遠了.....
當然,公司僱員工就是來工作的,可不是來喝茶閒聊的,給員工安排適當的工作是理所應當的,沒人會有異議。不過,事物的發展總是階段性和波浪式的——例如股市,震盪和調整是正常的,有漲有跌才是健康的,好像有點扯遠了,我們再扯回來——企業整體的業務量時有高低,員工的工作量也不可能總是一樣的,必定是時忙時閒,如果持續偏高或者偏低,就該考慮增加或者裁撤崗位了。
工作量的波動在軟件行業,尤其是那些以承接項目為主的軟件公司體現得更加明顯。項目多的時候人手根本不夠用,項目少的時候又會有一部分人沒有項目可做,就是所謂的項目“空窗期”。
那麼,作為公司的`老闆或者部門經理,我們該如何看待“空窗期”這一現象,又該如何安排處於“空窗期”的員工呢?
首先,要耐得住寂寞。
在項目的低潮期,沒有足夠的項目展開,就會有較多的員工無事可做,有些老闆看到每月的薪水冊和場地租金賬單可能會承受不了,認為那麼多領了薪水卻無所事事的員工簡直是在搶劫,於是開始大量裁員。殊不知,這樣的裁員絕對是得不償失,僅僅為了節省幾個月的薪水,任憑人才大量流失,那些留下的員工也會失去對企業的信心,等到企業終於熬到了項目高潮期,卻不得不面對沒人可用的尷尬。
以項目為主的軟件公司由於項目自身的特點,必然會有項目“空窗期”的存在,我們必須認識到,處在“空窗期”的員工雖然眼下沒有創造價值,但他們在之前的項目中是創造了價值的,而且“空窗期”的薪水、辦公場地等費用應當看作是日常的運營成本,這些是企業正常運轉所必需負擔的,是不能單純靠裁員來規避的。
其次,讓“空窗期”不空。
無論如何,“空窗期”的存在終歸是拉高了企業的運營成本,攤低了企業績效。面對日益激烈的市場競爭,企業必須想盡一切辦法來儘量降低運營成本,以求在市場上站穩腳跟。
既然“空窗期”的員工當下不能創造價值,我們起碼可以做些事情,讓他們在結束空窗期之後有能力創造更高的價值。因此,在“空窗期”安排一些培訓來提高員工的技術水平,安排一些活動來增強團隊的合作意識,讓員工在“空窗期”不空,在下一個項目中提高工作效率,降低項目成本,提高客户滿意度,是提高績效和降低空窗期損失的有效途徑。
最後,儘量減少“空窗期”。
“空窗期”的存在必定會使運營成本上升,帶來效益損失。最根本的解決辦法是消滅或是減少項目“空窗期”,讓公司時時都有項目進行,並且通過合理的安排人員和資源,利用有限的資源創造最大的價值,達到企業創造最大價值的目標。
怎樣減少“空窗期”帶來的效益損失呢?企業需要增強投標能力,保證承接到足夠數量的項目任務;還要提高內部的項目管理水平,保證項目能夠按計劃展開和結項;還要提高員工的技術水平,保證及時交付合格的產品,提高客户的滿意度,確保項目及時回款。牛津管理評論[]
不過,想要完全消滅“空窗期”是十分困難的,要求企業必須具備非常高的項目控制能力和人員調度能力,在減少“空窗期”的同時會大大增加企業的管理成本,因此我們只能在管理成本與“空窗期”之間選擇一個適當的平衡點,以期達到效益最大化。
作為企業的領導,必須認識到“空窗期”的存在是正常現象,不要草木皆兵,一見到員工清閒就如臨大敵。當然,為了達到企業效益最大化的目標,必須合理安排員工在“空窗期”的工作和培訓計劃,真正做到“空窗期”不空,為下一階段的工作做好準備,厚積薄發,再創新高。
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