祕書接待的基本禮儀
祕書人員都是一個不可缺少的羣體,接待來客是祕書最頻繁的日常事務之一。祕書是代表單位接待來客的,其接待態度如何,直接影響着單位的形象,決定了來客對單位的印象,關係着業務能否順利進行。下面是小編蒐集整理的祕書的接待禮儀,希望對你有幫助。
社交禮儀
1、有人敲門,應回答“請進”,或到門口相迎;
2、客人進來,應起立熱情迎接。如果家中不夠乾淨齊整,顯得零亂,要做些必要的整理,並向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送,放在客人右邊。如果夏天酷熱,要遞扇子,或開電扇;
4、吃飯時來客,要熱情地邀請客人一同進餐。客人吃過飯後應送上熱毛巾,並另換熱茶;
5、接受客人禮品,應該道謝;
6、向主人或客人介紹對方時,姓名職務必須逐字清楚,須先將年輕者向年長者介紹;
7、客人來時,如自己恰巧有事不能相陪,要先打招呼,致以歉意,並安排家屬陪着,然後再去幹自己的事;
8、客人堅持要回去,不要勉強挽留;
9、送客要到大門外,走在長者後面;
10、分手告別時,應説“再見”或“慢走”。
意外情況
◆上司突然離開公司
客人按照約好的時間來訪,可是上司因為有別的急事要辦,突然出去了。這種情況下助理應向客人説明情況,請求諒解,並徵求其意見:“請再等一會兒好嗎?”或者根據具體情況把客人介紹給有關部門:“讓市場部的×經理跟您談談,您看如何?”不管客人是願意等上司回來再談,還是願意跟有關人員談,都要按照上司事先留下的指示辦。
◆上司臨時改變主意
有時,上司會給助理來個電話或者寫張紙條,説今天×××要來,自己不想見他,讓助理看着辦。這種情況下助理不能直截了當地對客人説上司不想見他,只能以委婉的方式拒絕對方:“實在對不起,深圳那邊的工廠出了點意外,總經理今天下午5點就要坐飛機去深圳,現在確實抽不出時間。”不過有一點必須弄清楚,那就是上司究竟是不想見客人,還是實在抽不出時間。如果只是因為當天抽不出時間,那就要考慮改期約見了。
◆接待不速之客
對於不速之客,絕不能因為沒有預約而有所怠慢。助理應該把來客領到接待室,弄清來客的姓名、所在公司、來訪目的,儘快安排有關部門出面接待。如果客人點名要與×××會談,應及時與當事人聯繫,但之前不能給客人以肯定的答覆,因為當事人有可能不在,也有可能不願意見這位客人。如果是不願意見,可以這樣答覆客人:“實在對不起,×××現在不在公司。”這樣才不會給客人留下沒有誠意的印象。
◆客人問上司在不在
如果是素不相識的客人,應這樣跟他打招呼:“您好,請問您是……”誘導對方作自我介紹,説明來訪目的。有的客人不願説出自己的姓名,只是問上司在不在。遇到這種情況,先不要正面回答,而要繼續追問:“請問您是……”“逼”對方作自我介紹。有時候由於事情機密,客人並不一定會透露自己來訪的目的,這時應該讓客人先在會客室等候:“請您稍等一會兒,上司剛剛散會,我幫您去找一找。”以此為由向上司彙報情況,請上司決定是否會見。如果上司不願意會見,就説沒找到上司,下次再約時間。當然,一定要先説“讓您久等了”,向客人致歉。
◆已到約定的`時間
按照約定的時間,上司應該會見程先生了,可他與錢先生的談話還沒有結束。這時助理最好寫一張便條把程先生的事簡單説一下,給上司提個醒。便條最後一定要加上一句:“還讓程先生等多久?”以便上司作出簡短的指示。順便説一句,如果上司正在開會或者正在與客人會談,有緊急電話找上司,也可以用同樣的辦法處理。在便條中簡單彙報一下來電的內容,最後加上一句“過多久給對方回電話?”切記不要提“怎樣答覆對方”之類的問題,以免干擾上司正在進行的工作。
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