祕書接待禮儀常識有哪些
祕書在接待來訪的客人時,要能靈活對待。接待禮儀常識有什麼呢?下面是小編為你整理的祕書接待禮儀常識,希望對你有幫助。
祕書接待禮儀常識儀容儀表
1、粧容和着裝
(1)粧容
化粧並不是一種隨心所欲的塗抹,而是一種審美的藝術過程。其基本原則如下:
化粧是為了突出自己美的部分,掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決於膚色和服裝的色彩;因人、因時、因地制宜,切記強求一律;化粧創造新意時不失自己的基本形象尋找統一和諧美。淨面後,均勻打好粉底定粧,粉薄而均勻;眉頭自然、眉峯清晰;眼影塗於眼部凹陷處;眼線緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫脣線,再塗口紅。
(2)着裝
“雲想衣裳花想容”,相對於偏於穩重單調的男士着裝,女士們的着裝則亮麗豐富得多。得體的穿着,不僅可以顯得更加美麗,還可以體現出一個現代文明人良好的修養和獨到的品位。職業女性着裝要求四講究。
整潔平整。服裝並非一定要高檔華貴,但須保持清潔,並熨燙平整,穿起來就能大方得體,顯得精神煥發。整潔並不完全為了自己,更是尊重他人的需要,這是良好儀態的第一要務。
色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受,如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感,顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會有擴張感,使人顯得輕鬆活潑。因此,可以根據不同需要進行選擇和搭配。
配套齊全。除了主體衣服之外,鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協調為好,帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子,黑色皮鞋是適用最廣的,可以和任何服裝相配。
飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用,給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多,否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時,應儘量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統一起來。
2、儀態
1.站姿
站姿是靜態的造型動作,是其他動態美的起點和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺。
(1)基本站姿
兩腳跟相靠,腳尖展開45度到60度,身體重心主要支撐於腳掌、腳弓之上;兩腿併攏直立,腿部肌肉收緊,大腿內側夾緊,髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提,臀、腹部前後相夾,髖部兩側略向中間用力;脊柱、後背挺直,胸略向前上方提起;兩肩放鬆,下沉,氣沉於胸腹之間,自然呼吸;兩手臂放鬆,自然下垂於體側;脖頸挺直,頭向上頂;下頜微收,雙目平視前方。
2.坐姿
坐是一種靜態造型,是祕書每日的主要內容之一,無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、 娛樂休息都離不開坐。不正確的坐姿會顯得懶散無禮,正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。
(1)基本坐姿
入座要輕而穩,女士着裙裝要先輕攏裙襬,而後入座;面帶笑容,雙目平視,嘴脣微閉,微收下頜;雙肩平正放鬆,兩臂自然彎曲放在膝上,也可放在椅子或沙發扶手上;立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然併攏,雙腿正放或側放;至少坐滿椅子的三分之二,脊背輕靠椅背;起立時,右腳向後收半步而後起立;談話時,可以側坐,此時上體與腿同時轉向一側。
(2)坐姿的種類
女士坐姿要挺拔優雅,表現出女士的魅力,可以有如下幾種姿勢。開關式坐姿。坐正,雙膝並緊,兩小腿前後分開,兩腳前後在一條線上,兩手合握置於兩腿間或腿上;右側點式坐姿。坐正,雙膝並緊,上身挺直,兩小腿向左斜伸出,左腳靠近右腳內側,左腳腳掌內側着地,右腳腳跟提起,雙手放置於右腿上,頭向右側轉;右側掛式坐姿。在左側點或右側點式基礎上,將左腳提起掛在右腳踝關節處,兩腳併攏,上身左轉45度,立腰挺胸。
側身重疊式坐姿。髖部左轉45度,頭胸向右轉,左小腿垂直於地面,右腿重疊於左腿上,右腿向裏收,右腳尖向下。男士坐姿應注意這幾個方面,男士前伸式坐姿。坐正,兩腿前伸,雙腳在踝關節處交叉。男士後點式坐姿。坐正,上體微向前傾,雙小腿向後屈回,雙腳掌着地。男士開關式坐姿。坐正,兩小腿前後分開,兩腳前後在一條線上,兩手合握置於兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直於地面,左腿在其上重疊,左小腿向裏收,腳尖向下,雙手扶於扶手上或交叉於腿間。不論男女,坐姿的關鍵在上體的挺直,腰部要立住,而後再變化的不同姿態,重點在頭、頸部、軀幹和四肢的協調配合,和諧的姿態會讓人感到端莊、大方、自然、舒適。
(3)坐姿中容易出現的問題
女士不宜將雙膝分開,或大腿併攏而小腿分開;坐在鬆軟的沙發中,不可將整個人推入沙發裏;不要為了表現謙虛,故意坐在椅子邊上,身體前傾給人阿諛之感。
3、常見的手勢
一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。
橫擺式。表示的是“請進”。五指伸直併攏,然後以肘關節為軸,手從腹前抬起向右擺動至身體右前方,不要將手臂擺至體側或身後。同時,腳站成右丁字步,左手下垂,目視來賓,面帶微笑。
直臂式。表示“請往前走”。五指伸直併攏,屈肘由腹前抬起,手臂的高度與肩同高,肘關節伸直,再向要進行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示“裏邊請”。當左手拿着物品,或推扶房門、電梯門,而又需引領來賓時,即右手五指伸直併攏,從身體的側前方,由下向上抬起,上臂抬至離開身體45度高度,然後以肘關節為軸,手臂由體側向體前左側擺動成屈臂狀,請來賓進去。
斜擺式。表示“請坐”。當請來賓入座時,即要用雙手扶椅背將椅子拉出,然後一隻手曲臂由前抬起,再以肘關節為軸,前臂由下向上擺動,使手臂向下成一斜線,表示請來賓入座,當來賓在座位前站好,要用雙手將椅子前移到合適的位置,請來賓坐下。
但在介紹人或為他人指路時不可用手指指點點,而應使用手掌,四指併攏,掌心向上;手勢不宜過多,幅度不宜過大,更不要手舞足蹈,手勢要控制在一定範圍內;在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。
祕書接待客人的禮儀日常接待通常分事先預約的和沒有事先預約的兩種情況。如果客人需要等候一段時間,祕書應簡要説明原因,如:“對不起,李總經理正在處理一件緊急事情,請您稍等一會兒。繼而把握好續水的時機,以不妨礙賓客交談為佳,不能等到茶葉見底後再續水。
日常接待通常分事先預約的和沒有事先預約的兩種情況。無論是哪一種情況,對待來訪者都要熱情有禮。
打招呼
當客人來到時,應馬上放下手中的工作,並起立向來客問候致意,做自我介紹。
如果是約好的客人,可以這樣説:“早晨好,您是王總吧?我是李總的祕書張洋,李總正在等您。”
如果是沒有約定的'客人或第一次來訪的客人,可以這樣説:“您好!這裏是總經理辦公室,我是經理祕書張洋,對不起,請問您貴姓?是哪個公司的?有什麼事情嗎?”。明確對方身份、來訪目的後,應立即通報領導。
如果客人需要等候一段時間,祕書應簡要説明原因,如:“對不起,李總經理正在處理一件緊急事情,請您稍等一會兒。”然後安排好恰當的座位請客人坐下,併為其提供飲水以及一些書報雜誌等,以免冷落客人。
招待
座次
祕書引導或陪同客人去面見領導時,到達接待室後應將客人引至上座的位置上。引導就座時,長沙發優於單人沙發,沙發椅優於普通椅子,較高的座椅優於較低的座椅,距離門遠的為最佳的座位。
奉茶
待客時,應該為客人準備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此,應掌握必要的敬茶禮儀。
(1)奉茶的方法。上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是:雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶几上,然後右手拿着茶杯的中部,左手託着杯底,杯耳應朝向客人,雙手將茶遞給客人同時要説“您請用茶”
(2)奉茶的順序。上茶應講究先後順序,一般應為:先客後主;先女後男;先長後幼。
(3)奉茶的禁忌。儘量不要用一隻手上茶,尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得過滿,以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續水的時機,以不妨礙賓客交談為佳,不能等到茶葉見底後再續水。
祕書接待禮儀注意事項1、無論接待什麼樣的客人,都需做到公平和禮貌,應按先來後到的原則接待每一個客人。
2、無論接待什麼樣的客人,都要和顏悦色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時態度要鄭重,但説話要留有餘地。
4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求,不讓客人等候。
5、為避免出錯,對於客人説的一些重要事項要確認一遍。
6、儘快記住客人的相貌和姓名,瞭解他們與本公司的關係。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認要見的客人,就不要讓他進去。
9、在不瞭解對方身份時,若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排,則不要直接回答在不在,而應儘可能地從對方那裏瞭解一些有用信息。
10、陌生客人來訪時,一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同,對來客的意圖和目的要打聽清楚,但在打聽時不失禮儀。
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