文祕如何進行會議管理
會議管理是文祕的基本技能之一,那麼文祕應該如何進行會議管理呢,一起來看看!
1、會議籌備方案的擬訂
內容包括:確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的範圍以及文印或複製工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。
作用有:確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。
(1)組建會議籌備委員會
(2)分成籌備小組
(3)形成籌備方案
(4)領導審核方案
2、會務檢查工作程序
內容包括:會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場佈置情況的檢查、會議保衞工作的檢查以及其他。
(1)開會檢查的程序
1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查
2)會議領導小組確定彙報會的時間和地點併發出協調會通知
3)召開協調會並在會上現場解決問題
4)彙報會後對檢查中發現的問題予以催辦和落實
(2)現場檢查的程序
1)指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點
2)製作檢查單,以便記錄和彙總
3)按照既定的檢查重點逐一現場核對並明確記錄
4)對未達到要求的整理出整改和修訂意見並予以糾正
3、會議文件審核工作程序
內容包括:審核會議文件的準確性和完整性,審核會議文件與會議主題的關係,審核會議文件是否存在與國家和組織的.方針、政策、法規相沖突的內容,審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符,提交會議討論的文件是否進行了會商,審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。
(1)起草該文件的祕書就內容進行自審
(2)主觀祕書進行初審
(3)如內容涉及部門較多,要進行會審
(4)審核修改後,主要領導或主管領導進行終審
4、擬訂會議的應急方案
內容包括:會議舉行過程中可能出現的問題(人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題),出現問題時負責解決的會議工作人員。
(1)預測不可預知的情況
(2)提前準備應對的備選方案
(3)討論會議緊急情況
(4)確定會議應急方案
5、提示會議按計劃進行
是根據會議目標的需要,在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛,掌握會議議程,維護會間秩序,排除外界對會議的干擾,從而引導決定、決議、結論的形成。
(1)瞭解議題和議程
(2)準時宣佈開會
(3)有效引導議題
6、處理會議突發事件的程序
(1)向領導報告
(2)啟動會議應急方案
(3)實施應急方案
(4)必要時向公共應急機構請求支援
(5)善後工作(向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通)
7、會議總結工作程序
內容包括:會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題,參加會議的上級領導人,會議的主持者,領導報告或講話的要點,對會議的基本評價和貫徹要求,會議的決議情況及今後的工作任務佈置等。
(1)對會議徵詢意見,擬就工作總結稿
(2)向領導報告會議結論
(3)總結定稿
(4)印發
(5)歸檔
(6)組織全體工作人員進行總結
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