商務信函寫作特點
引導語:商務英語是以適應職場生活的語言要求為目的,內容涉及到商務活動的方方面面。商務英語課程不只是簡單地對學員的英文水平、能力的提高,它更多地是向學員傳授一種西方的企業管理理念、工作心理,甚至是如何和外國人打交道,如何和他們合作、工作的方式方法,以及他們的生活習慣等,從某種程度上説是包含在文化概念裏的。由此可見商務英語在我們的工作中十分重要。今天就由YJBYS的小編帶大家瞭解一下商務信函寫作特點吧!
商務信函寫作特點:
1、口語化
每一封信函的往來,都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函裏體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解,以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”,於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下,每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明瞭的語句,用我/我們做主語,這樣才能讓我們的信函讀起來熱情,友好,就象兩個朋友之間的談話那樣簡單,自然,人性化。
2、語氣語調
由於您寫的信函都是有其目的性的,所以您信函裏所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下,您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的,您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的,勸説性的,還是堅決的,要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
3、禮貌
我們這裏所説的禮貌,並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮,多體諒對方心情和處境的態度。如果本着這樣的態度去跟別人交流,那麼就算您這次拒絕了對方的要求,也不會因此失去這個朋友,不會影響今後合作的機會。
特別要注意,當雙方觀點不能統一時,我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時,請表現一下您的高姿態,您可以據理力爭,説明您的觀點,但注意要講究禮節禮貌,避免用冒犯性的語言。
還要提醒一點,中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情,一旦過了頭,效果反而不好。禮貌過了頭,可能會變成阿諛奉承,真誠過了頭,也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”,才能達到預期的效果。
4、簡潔
就象前面提到的,要用簡潔樸實的語言來寫信函,讓您的'信函讀起來簡單,清楚,容易理解。用常見的單詞,避免生僻或者拼寫複雜的單詞。一個單詞可以表達,就不要用詞組。多用短句,因為短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”這些讓句子變得宂長的連詞。在同一封信函裏,不要使用多個相同含義的單詞。比如,您前面寫了“goods have been sent”,那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
5、回覆迅速及時
給買家的回覆,千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回覆,從中去選擇合適的供應商。如果您的回覆不夠及時,就可能因為搶不到先機而失去商機。
6、標題
這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到,事實上,E-mail的標題是很重要的一個部分,您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容,看起來象羣發的垃圾郵件的話,很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ,“Can we work together?”,建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。
7、精確
當涉及到數據或者具體的信息時,比如時間,地點,價格,貨號等等,儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚,更有助於加快事務的進程。
8、針對性
請在郵件中寫上對方公司的名稱,或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的,而不是那種羣發的通函,從而表示對此的重視。當然,如果您無法確定收信人的名字,那就在稱呼一欄裏寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
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