英文商務信函寫作格式

引導語：商務英語是以適應職場生活的語言要求為目的，內容涉及到商務活動的方方面面。商務英語課程不只是簡單地對學員的英文水平、能力的提高，它更多地是向學員傳授一種西方的企業管理理念、工作心理，甚至是如何和外國人打交道，如何和他們合作、工作的方式方法，以及他們的生活習慣等，從某種程度上説是包含在文化概念裏的。由此可見商務英語在我們的工作中十分重要。今天就由YJBYS的小編帶大家瞭解一下英文商務信函寫作格式吧!

英文信函分為混合式和齊頭式。

混合式：每一段的首行縮進兩格。落款在信末中間靠右下的位置。 齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行。

英文信函的習慣用法，由以下幾個方面組成：

　　(1)信頭 The heading

信頭是指信紙上印刷或打印的企業名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙，包括髮信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

　　(2)編號和日期 The reference number and the date

方便以後查信使用。Your ref: (你方編號) Our ref: (我方編號)

日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法);1，May，1998(英式寫法)。

　　(3)信內地址 The inside address

與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側，低於日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

書寫收信單位名稱時，應特別尊重對方的習慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。

　　(4)稱謂 The salutation

在英文信函中，相同於“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。

收信人是個人，就應在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用於稱呼市長、部長、大使等)，Pres.(總經理、會長、總統等)，Prof.(教授)等等。

　　(5)開頭語The open sentences

開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜

合敍述，使對方一目瞭然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，並表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明瞭。

　　(6)正文 The body of the letter

正文的地位和內容與中文書信相同。在英文商業信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以佔信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但儘量要考慮到整齊美觀。

　　(7)結尾語The closing sentences

結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答覆詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束後，另起一段寫結尾語。

　　(8)結束語 The complimentary close

英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱，相當於“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的.謙稱後必須加逗號。

(9)簽署 The signature

簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。儘量不要用印章，用印章的話，説明該信件並非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易於辨認，在簽名下還應打印姓名，有時還將職銜一併打印。常見的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長)，President或Genera1 Manager(總經理)，Director(董事)，Stand Director(常務董事)，Manager(經理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經理)，Head of a Department(處長)，Section chief(科長)等。

需要指出的是，寫信人如要代表企業單位或代理簽署時，應在結尾謙稱下打印出全部大寫的企業單位名稱，然後才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，信由所述事宜均由企業單位負責。 (10)、附件 Enclosure

如果信中有附件，應在左下角註明Encl. 或Enc.。

例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading (11)其它

商業信函除上述內容外，還經常遇到以下情況：

①寫信人提請對方特定人員注意時，可在信內姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側説明，並加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃橫線表示。

②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內列出“事由”項，記在信文的上方，並在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

③為便於商業信函留存查閲並分清責任，書信下部注有發信人及打字員姓名的第一個字母，位於署名下兩行的左下方。

④為説明信所附附件，便於收信人清點，可在發信人及打字員姓名的字母下行加註。

⑤如信文寫完後需要補充一點，或加附與信文主題無關的簡短內容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導。