企業員工費用報銷管理規章制度
導讀:完善員工報銷制度,提高財務報表的準確性,經財務部與人事部共同制定,審批通過,現對員工費用報銷做出如下規定:
類別 個人日常費用報銷 公司費用報銷 加班餐費 加班交通費 交通費 移動通訊費 差旅費 業務招待費、市場活動費、招聘費等其他公司費用 部門活動費 報銷票據日期 上月16 日至本月15 日 上月1 日至上月末 出差期間 與提交報銷日期相隔不得超過一個月 與提交報銷日期相隔不得超過一個季度 系統內提交截止日期 本月15 日(含) 回京後14 日內 每月25 日 審批後報銷單遞交財務部截止日 本月15 日後2 個工作日內 審批後2 個工作日內 每月27 日 每月報銷次數 1 次/人/月 按出差次數提交 隨時 報銷單提交注意事項:
1、個人日常費用和公司費用(包括勞務費,佣金等)須分開提交,以免因為個別費用問題造成相互影響,造成報銷的延遲;所有勞務費報銷,必須附該人員身份證複印件、匯入行信息(開户行名稱、賬户)。
2、個人日常費用報銷只包括移動通訊費、交通費、加班交通費、加班餐費,部門活動費,其限當月每人提交一次。
3、員工發生的手機費用應通過報銷系統中“移動通訊費”科目提交;除了無線上網卡和公司行政部統一支付的辦公室電話費外,不得使用"辦公通訊費"科目;手機費報銷額度自動顯示在“報銷限額”中。如員工超額報銷,需在“費用描述”中填寫原因。
4、加班交通費報銷限於平時工作日晚21:00 後,及週末或國家法定節假日發生,其他時間一律不予報銷。如為特殊情況,應在提交時註明原因;交通費及加班交通費,需要按原始發票逐張提交,不可合併計算。
加班餐費標準為每人每次20 元,超過標準不予報銷。
如果一筆提交整月的加班餐費,需註明具體加班日期及用餐人數。
5、費用發票應開具公司全稱(見下附加信息**),如未填寫發票客户名稱或填寫錯誤的`,請返回原開票處辦理補填或重開手續。另外,請根據個人或費用所屬公司,填寫相應發票客户名稱;如發生票據丟失或提供虛假的發票的,公司將不與報銷,損失由個人負擔。如果發現員工有意報銷虛假的發票的,財務部將通知其部門總監及vp; 6、提交外幣發票的員工, 請在費用描述中寫明原幣金額及匯率; 7、對於未按規定時間提交的個人日常費用,將減按80%報銷,且財務部不能保證在承諾時間內付款。特殊情況需提前通知,獲得部門總監同意後可免除扣款。例如:出差不能及時提交等特定情況。
8、員工以虛擬身份提交報銷的或收款方為公司的,必須寫明“收款人全稱”和“收款人開户銀行的完整信息及帳號”。
9、出差報銷單不要提交餐費補助項目,只需填寫出差天數項目,出差天數計算方法:回京日期減去出京日期(日期以飛機票,車票所標計時間為準),餐費補助會和工資一起合併發放。
10、員工差旅借款只能有一筆借款。請先到應付帳款會計處(見下附加信息*)確認是否已有個人借款,如未清理,則不予借支;除備用金外,如提交人尚有借款未還,遇個人費用報銷時將直接從前期借款中直接扣除,請在備註中註明“衝抵借款”字樣。
11、公司費用借款要按收款方分別填制和提交報銷單。
12、打印報銷單或借款單時,需要包括“審批信息”(在費用報表的靠下的位置,內容包括報銷單所有審批人及審批時間),並確保提交的費用報銷為“已審批”狀態(在費用主頁下顯示本張報銷單的審狀態為等待應付款管理系統審批)。以免造成報銷延誤;提交的“費用類型”與“費用描述”應保持一致,須按實際情況填寫;報銷單必須豎向打印,附上原始單據,交財務部報銷。費用明細不可打印英文版或者erp 自動發送的部門領導審批郵件。這樣會造成沒有員工個人信息,無法確定收款人。
13、如對報銷制度有疑問,可點擊頁面右上角“報銷制度”查詢。
報銷單裝訂注意事項: 1、裝訂順序為:費用報銷單首頁→審批附註→原始單據。其中,原始單據應逐類、逐張按照費用提交時間順序粘貼,請不要用裝訂機整撂裝訂; 2、按照提交費用報銷的單據號分別裝訂,切勿將不同編號一齊裝訂,以免造成漏報; 3、從erp 系統中打印出來的單據應該縱向打印,如遇特殊情況請單獨註明。
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