祕書做會議記錄的注意事項
會議記錄是記載會議基本情況的文字材料,是日後工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的製作質量如何,不僅直接影響其日後轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。
筆者在整理、提供利用檔案中發現,某些會議記錄的質量問題是由於“先天不足”的原因造成的,具體表現有:
一、會議記錄本內無目錄。特別是不填寫會議議題時,在利用時就要逐頁查閲,不僅效率很低,而且人為地增加了對案卷的磨損,不利於檔案的保護和保密。
二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人;有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名;有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容;有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等,使人很難了解會議的全貌。
三、會議記錄本沒有按工作性質分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本(聯席會議例外),給保管和利用帶來不便。
四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用,有的本子只記錄了幾頁就再也不用了;更有甚者,每次開會時臨時找幾張稿低記錄,過後就不知去向了。
五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料,而且書寫潦草,不利於會議記錄的日後查考和歸檔後的長久保存。
為了提高檔案質量,筆者認為做會議記錄應該注意以下問題:
一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應選用紙質較好的會議記錄本,按會議性質分別記錄並按照會議的時間順序規範、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應寫有目錄,包括會議日期、內容摘要、頁碼、備註等欄目。會議記錄人應把每次會議的`情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚,這樣不但查找起來一目瞭然、十分方便,而且有利於檔案的保密和保護。
二、按照規範格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分:
1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間(要寫明年、月、日及會議開始時間)、會議地點、出席人(人數不多的會議要把出席者的姓名都寫上,註明其他人員全部到會;人數過多的會議可只寫出席範圍和人數)、列席人、主持人、記錄人。上述內容要在會議主持人宣佈開會前寫好。
2、會議內容。包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議內容是會議記錄的重點,記錄時必須聚精會神,邊聽邊記,耳、腦、手並用,不能因注意力分散而出現疏漏。
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