祕書日常工作注意事項

隨着社會發展，辦公室需要處理的事務工作涉及的範圍越來越廣，複雜性也越來越強。面對繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當、得心?祕書在日常的工作交往當中，應當注意：

　　1、正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。

祕書每天都要完成上司佈置的很多工作，在上司指示工作時，應當對不清楚的細節加以確認核實，避免造成溝通上的誤解。有的祕書不習慣主動與上司進行溝通，上司佈置任務之後，祕書立刻按照自己的理解去行動，結果卻差強人意。例如，有位經理對祕書説：“請把這份文件處理一下”，祕書二話不説就把文件塞進了碎紙機。經理大叫起來：“我是叫你去複印啊!”其實，祕書在粉碎文件之前，完全可以先向經理核實：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”

　　2、忌不懂裝懂、硬着頭皮亂做。

孔子説“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位祕書在工作之前從來沒有練習使用過傳真機，到了新單位之後上司讓她發一份傳真，結果在發的時候將傳真文件放反了，給客户發了好幾次，發過去的都是白紙，導致客户非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，祕書應當注重工作交往禮儀的實際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態度謙虛有禮，別人一般都會樂於指教。

　　3、正確對待錯誤與批評。

犯了錯誤的時候，不要怕丟面子，一定要勇於承認錯誤，並當面向他人道歉。遇到批評時，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點自己，“有則改之無則加勉”，只有認真總結經驗才能真正取得進步。

　　4、關係好不等於沒禮貌。

一位受大家喜愛和歡迎的祕書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的.祕書。有的時候大家一起工作的時間長了，祕書與同事之間的關係會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤就是言行上過於隨意。

例如，有的祕書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領導或重要客户來的時候，祕書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領導或客人留下不好的印象。儘管關係熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或將上司稱呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過於隨意的做法。

　　5、不要貪圖小便宜。

祕書在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會導致單位利益和個人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張複印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時吃工作餐時，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。

　　6、在工作交往當中與異性相處時，一定要注意分寸。

在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動手動腳”或進行言語上的騷擾。要儘量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時，不要涉及兩性之間的話題。不要談論異性的身體或對方隱私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內衣等)給異性同事。

　　7、儘量避免製造人際矛盾。

與他人溝通時，儘量採取當面溝通的方式。對人有意見或看法時，可以當面提出、當面探討，不要在背後對他人隨意訴説，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背後可以説別人好話，但一定不要在背後説別人壞話。

　　8、要有寬容的心。

祕書每天可能會遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時，不要隨意給對方貼上“討厭”的標籤。要善於發現對方優點，並向對方的長處學習，在內心裏寬容對方，學會和各種各樣的人融洽相處。

　　9、常常感謝他人。

得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地説一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會讓他人感到助人的價值，並且樂於付出。

　　10、謹言慎行。

祕書在工作場所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放鬆的場所，但同時也是單位的公共場所。在這些地方，常常會有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這裏可以放鬆的隨意説笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語，很可能會對單位的人際關係造成看不見的影響，嚴重時還會造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊裏，也不要隨便“發言”。在會議中或會見客人等正式的場合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。