祕書的接待禮儀及注意事項

祕書接待禮儀在祕書工作中佔據重要地位,為此,需要掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作,以便祕書更好履行職責,為公司樹立良好形象。下面，小編為大家分享祕書的接待禮儀及注意事項，希望對大家有所幫助!

1.問候禮節。問候禮節主要是指在接待來賓時使用規範化的問候用語。

見到初次來賓應説："您好!見到您很高興!"如系以前認識，相別甚久，見面則説："您好嗎?很久未見了。"

來訪者來到時，除第一句話按不同時間問候外，接着應問："您有什麼事需要我幫忙嗎?您是初次來這裏嗎?路上辛苦了。"

平時遇到來賓，應道好問安，一般説："你好。"對於較熟悉的客人可以説："您好嗎?"分別時則説："再會!明日再見!"、"不久再見!"，或説："祝您一路順風，請轉達我們對您家屬的問候"等。

如知客人身體不好，應關心地説："請多保重。"當氣候變化的時候應告誡客人"請多加一些衣服，當心感冒。"

如遇客人的生日或節日期間，應向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。

客人即將離去時，應主動對客人説："請對我們的工作提出寶貴意見。"

2.稱謂禮節。用恰如其分的稱謂來稱呼客人，這就是稱謂禮節。不應直呼其名。可稱："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務時，在一定場合也可稱職務，如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經理"。

一、要處處為客人着想

1、祕書要有強烈的時間觀念，千萬不要讓客人等待。

(1)在約定好的時間，祕書要做好相關接待工作，要是客人到來之後沒見接待人員，不僅是祕書人員的失職，也會使接待活動失敗。

(2)不能讓來賓等待過久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時，因為祕書人員的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無疑是來賓感到受傷，這樣會造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會形象。

2、當客人要找其他同事不在時，本着團結合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時回公司，讓客人留下聯繫方式以便同事回來及時聯繫。

3、客人到來時由於特殊情況不能馬上接待，祕書人員要向客人説明原因並詢問是否願意等，若客人願意等待，應該為客人提供飲料、雜誌。

二、祕書人員在與來賓交談時應大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，祕書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，祕書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對於客人提出的問題，祕書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產生理解上的誤解。

三、在接待工作中的應答禮節

1、祕書人員在與客人交談過程中，沒有聽清對方的話語時，要禮貌地説：”對不去，我剛才沒有聽清您的話，麻煩您再説一遍”，這樣才會使得交流順暢，不易產生誤解。

2、來賓表示感謝時，祕書人員應説：“不用謝，這是應該的。”等客氣回語。 3、對於來賓的提問一時間沒法回答的，祕書應先致歉後查詢，“對不起，這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答，會給來賓帶來疑惑和不解。

4、對於來賓的稱讚，祕書人員要發自內心地表示感謝。