檔案室精細化管理方案

一、工程檔案管理的重要意義

項目檔案過程管理是為最終提交竣(交) 工資料，保證項目竣（交）工驗收順利通過而做準備的。工程檔案是工程建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及設備養護、維修的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要憑證。

同時，竣工資料凝聚着工程建設人員的智慧、心血和汗水，是施工技術、管理經驗和科研成果的總結，是質量終身制可追溯的文字體現，質量保證資料為質量事故的分析，查找事故發生的根源，確定造成事故的責任人提供可靠真實的依據。因此強調質量保證資料的重要性，將有利於促進工程質量的提高。

按照交通部頒發的《公路工程竣（交）工驗收辦法》的規定，檔案的專項驗收是竣（交）工驗收的必須具備條件之一。

二、工程檔案管理過程中普遍存在的問題及現狀分析

1、思想認識不足，責任不明確，導致檔案管理工作的失控。

2、工程劃分、工程用表及編制辦法不統一。從而使得過程中反反覆覆進行資料的整改，嚴重打擊了施工單位對工程檔案整理的積極性，同時浪費了大量的人力和物力，也耽誤了竣工文件整理的時間，嚴重影響了竣工文件編制的順利進行。

3、資料收集難，導致項目檔案不完整。由於公路項目建設週期長、參建單位多、參建各方進場時間跨度大，各參建單位檔案資料管理人員意識和素質參差不齊，導致檔案收集難。

4、交接手續不完善或移交不及時。有的項目竣工二、三年也沒有把竣工文件移交上來，以致於檔案的缺斷。

5、檔案部門、工程技術部門的監督、檢查、指導不夠。

6、竣工圖編制不規範、竣工文件編制質量較差，檔案驗收難。主要表現在內在質量和規範性，導致竣（交）工時檔案不能通過專項驗收，從而導致竣工文件的大量返工，影響計劃竣（交）工時間。

缺少採用信息化的管理手段，不能適應信息化要求，資料利用率低，保管、查詢與檢索困難等問題。

三、解決方法與措施

1、從工程項目立項抓起是做好竣工工作的前提；

2、建立健全資料管理制度是做好檔案工作的基礎；

3、運用合同管理手段是做好竣工檔案工作的重要保證；

4、竣工文件整編列入進度計劃是“同步”完成項目檔案的有效措施；

5、嚴格把住竣工驗收關，使工程竣工檔案發揮憑證作用；

6、實行信息化管理實現竣工資料電子化管理，提高竣工資料的利用價值；

7、聘請專業諮詢單位介入，以確保竣工資料的保質保量按期完成。

四、實行諮詢服務模式能達到的效果

能做到標準統一，能保證資料的內在質量和規範性，能做到資料與工程進展的同步進行；

能在交工驗收時完成各單位、分部、分項工程的各種質量檢驗資料（施工記錄、評定資料、監理平行資料）；

能在通車後3-4個月之內完成竣工資料的整理和編制工作（包括案卷、卷內目錄整理及竣工檔案的裝訂等工作）；

能達到工程檔案電子化、可視化管理。提高檔案的利用價值，提升項目管理工作質量。

五、諮詢單位具體服務內容：

協助業主建立檔案管理相關辦法，健全檔案體系。

協助業主進行檔案培訓工作（業主、監理、施工單位）。

協助監理單位制定工程施工用表。

指導施工單位建立工程劃分、施工文件台帳。

負責施工、監理單位資料的`數量、質量的檢查，指導施工、監理單位形成竣工資料。根據工程劃分台帳、施工文件台帳以及工程的實際施工情況，嚴格把關每一個分項工程資料的整理，對不符合要求的資料及時進行整改。

負責竣工圖編制的指導工作，在施工過程中，根據工程的實際施工進展情況和變更情況，及時指導施工單位進行竣工圖的整理，做到每完成一個分項工程即整理完成本分項的竣工圖。

制定竣工資料整理進度情況表，及時彙報工作進展。

負責軟件系統使用的培訓與維護。

指導各單位進行檔案的歸檔工作。

指導、協助業主組織檔案的專項驗收工作。