淺談Excel在校園中的應用

摘要：Excel是目前使用較為廣泛的一款辦公自動化主要處理數據的軟件，它的功能主要是對各種數據進行處理，對數據進行分析、統計彙總等。而對於處在行政崗位招生就業處工作的人員而言，存在大量複雜而繁瑣的數據問題，需要按照不同要求，條件來處理學生的各類數據信息，能快速製作各種統計分析報告的表格、文字很重要。這就需要用Excel這款軟件來解決這些棘手問題。

在財務、教務、人事等方面都被廣泛使用。它的靈活性大大滿足了數據處理人員的需要。比如：怎樣用EXCEL才能提前提醒工作人員，以免到時候手忙腳亂，對於即將履職晉級的老師，如何查看他本人的履職年限，出生日期、年齡，如何在兩張表之間取值，每年新進人員的`試用期快結束後，如何及時提醒大家簽訂正式勞動合同，需要經常使用EXCEL對各部門、各系人員進行管理。首先介紹Excel的特點和在日常處理中常用的簡單功能，比如凍結窗口、篩選、排序等等。

1、簡單應用

用窗口凍結功能可以進行簡單的數據查詢，當我們錄完信息量比較大的數據後，由於涉及的項目比較多，經常會碰到想看左邊的信息同時看右邊的信息，看上邊的信息同時看下邊的信息時看不到，這時我們就採用凍結窗口這一功能，保留左邊(上邊)需要的信息，單擊這個單元格然後點擊編輯菜單欄中的凍結窗口即可。

在輸入數據時也有一些簡單的技巧，比如在人員花名冊中需要輸入身份證號碼，由於位數比較長，每次在輸入時就會存在數字加字母的情況顯示，這時只需要選中該單元格或列，右鍵單擊鼠標，選擇“設置單元格格式”中“數字”選項，“分類”中選擇“文本”選項即可。

在人員花名冊中用得最多的還有“篩選”和“排序”功能，例如：篩選出全校所有的男老師，這隻需要選中花名冊中“性別”一欄，點擊菜單欄中“數據”選項，選擇“自動篩選”，這時每列的項目頭會出現下拉箭頭，點擊下拉箭頭，在下拉列表框中選擇“男”，這樣就能將全校男老師都篩選出來。排序：例如對新進人員的考核情況進行排名，首先選會考核成績一欄，點擊菜單欄中的“數據”選項，選擇“排序”，選擇“主要關鍵字”、“次要關鍵字”……，選擇“升序”或“降序”，點擊“確定”完成，數據就會按照需要排序。注意：排序時標題行不能有合併的單元格，否則無法進行。

2、複雜應用

掌握其中的一些使用技巧，對我們解決實際問題有很大的幫助。例如在一張涵蓋畢業班學生的所有信息表中，需要提取、統計出按相關要求的彙總表，我們可以用到Excel中的數據透視表功能。

學校在統計畢業生就業去向情況彙總時，首先，只有一份《2015屆畢業生信息表》如圖1所示包含學生所有相關信息，字段較多，記錄詳細，需要統計的結果是：各類畢業去向、各系的學生人數彙總。

以上只是瞭解了Excel中的冰山一角，對其深入的學習、掌握自己工作方向所需要的基本使用方法，我們需要不斷的研究和實踐，才能運用在不同工作領域並廣泛推廣。