office辦公軟件Word文檔打印技巧

無紙化辦公喊了很多年，但事實上，很多時候我們的文檔還是需要打印出來。那作為辦公軟件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢?你會哪些技巧呢?下面跟yjbys小編一起來看看吧!

　　打印指定頁

選擇“文件→打印”，在“頁面範圍”部分中選擇“當前頁”項，則Word會打印出當前光標所在頁的內容。如果選擇了“頁碼範圍”項，就可以在這裏鍵入指定的頁碼或頁碼範圍，如“1-1”可以打印第1頁內容，“1-3”可以打印出第1頁至第3頁的全部內容。如果想打印一些某連續頁碼的內容，必須依次鍵入頁碼，並以逗號相隔，連續頁碼可以鍵入該範圍的起始頁碼和終止頁碼，並以連字符相連，例如“2，4-6，8”就可以打印第和第8頁。

　　打印指定部分

如果只想打印出某一頁的部分文件，請首先在文件當前窗口中選定需要打印的部分內容，選擇“文件→打印”，再在“打印”窗口中選擇“頁面範圍”下的“所選內容”即可。

　　無麻點打印圖片

有時在Word中嵌入一幅圖片，用針式打印機打出來後，圖片中的白色部分總有一些麻點，非常難看，其實，可以將這些麻點去除：導入一張圖片後，右擊選擇“設置圖片格式”，並在打開的“設置圖片格式”對話框中單擊“圖片”選項卡，選擇“顏色”下拉列表框中的“灰色”選項，接上打印機，打印出來的圖片就不會出現麻點了。

　　黑白打印

單擊“文件→打印”，在“打印”窗口選中一打印機後，按下“屬性”按鈕，選擇灰色或黑色打印方式，也可以使圖片中的麻點消失掉。

　　只打印奇數頁或偶數頁

如果某些情況下只想打印文件的奇數頁或偶數頁，那麼可以在“打印”對話框的“打印”下拉列表框中選擇“奇數頁”或“偶數頁”。

　　用不同的格式打印文件

在“新建”對話框中，Word可以根據不同的要求，打印出不同格式的文件，如草稿、打印到文件等，這樣就可以大大方便用户的辦公需要。

　　打印指定的節

Word可以打印指定的一個或多個節、或多個節的若干頁。如果想打印一節內的多頁，可以鍵入“p頁碼s節號”，例如打印第3節的第5頁到第7頁，只要鍵入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整節，只要鍵入“s節號”，如“s3”;如果想打印不連續的節，可以依次鍵入節號，並以逗號分隔，如“s3，s5”;如果想打印跨越多節的若干節，只要鍵入此範圍的起始頁碼和終止頁碼以及包含此頁碼的節號，並以連字符分隔，如“p2s2-p3s5”。

　　打印草稿

為了加快文件的打印速度，可單擊“打印”窗口中的“選項”按鈕，再在打開的“打印”選項卡的“打印選項”下選中“草稿輸出”複選框，這樣就能實現以草稿質量打印文件，但此時無法打印格式或圖形。不過，需要注意的是，該選項需要打印機的支持，某些打印機可能不支持此選項，請認真查閲有關説明文件。

　　逆頁序打印

在打印一個文件時，經常把最前面一頁放在最下面，而把最後一頁放在最上面，然後再一張一張地重新翻過來，文件不長倒也好，如果長了，一張一張重新手工排序會相當麻煩。其實，只要在Word中單擊打印對話框中的“選項”按鈕，並在打開的“打印”對話框中選中“逆頁序打印”選項並確定，以後Word就會把文件從最後面一頁開始打起，直至第一頁，這樣就可以直接一頁一頁地整齊地把它們放在一起了。

　　按紙型縮放打印

在Word的打印對話框的右下方有一個“縮放”選項區域，只要用鼠標單擊“按紙型縮放”下拉列表框，再選擇所使用的紙張即可實現縮印。如在編輯文件時所設的頁面為A4大小，而你卻想使用16開紙打印，那隻要選擇16開紙型，Word會通過縮小整篇文件的字體和圖形的尺寸將文件打印到16開紙上，完全不需重新設置頁面並重新排版。

　　按每頁版數縮印

注意一下Word打印對話框的右下方“縮放”選項區域，單擊“每頁的版數”下拉列表框，從中選擇版數，即可把內容打印到相應的版數上了。通過此技術，可以把一頁紙的內容，打印成16個版，真正實現縮印。

　　打印副本

打印多份同一個文件，沒必要按幾次“打印”按鈕，只要在“打印”對話框中在“副本”選項區域下的“份數”框中輸入要打印的份數，即可同時打印出幾份同一個文件的內容。

如果選中“逐份打印”選項，則Word會按打印完一份再順序打印文件的另一份，這樣就不用在打印完後再分類。如果不選“逐份打印”則會將所有份數的第一頁打印完之後，再打印以後各頁。

　　打印批註或屬性

有時文件一多，想在打印完整篇文章的所有正文之後再打印出它的批註或屬性，這樣便於歸檔和管理。要打印批註或屬性非常容易，只要在Word打印對話框中用鼠標單擊“打印內容”下拉列表框，然後選擇想打印的某項內容(如“文件屬性”、“批註”和“樣式”等)，按下“確定”後即可打印。

　　橫向打印

在編制試卷時經常需要使用8開紙打印，而Word的頁面設置中僅提供了16開紙型，於是很多人可能在打印時將8開紙對摺分兩次打印。其實，沒有必要這麼麻煩：選擇“文件→頁面設置”，單擊“紙型”標籤，選擇“紙型”為“自定義大小”，並把“高度”設為26釐米，“寬度”設為36.8釐米，再把“方向”選為“橫向”，這樣就做出了一個8開紙了，編輯完成後直接打印出來就可以了。

　　異地打印方案

如果你家裏沒有打印機，只要在自己的電腦上安裝公司或朋友家的打印機的驅動程序，然後在Word打印對話框中選擇“打印到文件”選項，接下來把打印內容保存到軟盤的一個文件上，如a:，最後到公司或朋友的電腦，進入Windows的DOS窗口，並輸入：copya:(注意一定要有/b參數，否則會出錯)，再接通打印機，裝上紙即可打印出來了。

　　取消無法繼續的打印任務

有時在打印Word文件中間，會遇到打印機卡紙等中斷情況，關閉打印機電源取出紙後再打開電源打印，卻會發現無法繼續進行了。這時，無需重新啟動系統，只要雙擊任務欄上的打印機圖標，再取消打印工作即可。

　　防止Word打印信封時打偏

在使用Word打印信封時，經常會將信封打偏。其實可以通過修改打印機的送紙方式，使信封能夠對齊打印機手動送紙盒某一條邊即可：選擇“工具→信封和標籤”，單擊“選項”，在“選項”對話框中選擇“打印選項”，選擇一種用户認為是合適的貼邊送信封方式，單擊“確定”即可。

　　嵌入TrueType字體

單擊“工具→選項”，選中“嵌入TrueType字體”，這樣可以把創建此文件所用的TrueType字體與文件保存在一起，當在另一台機器上打開此文件時，即使這台機器沒有安裝創建此文件的字體，仍可用這些字體來查看和打印文件，而不會使用默認的字體來代替。不過，要注意的是，創建文件的字體必須是TrueType字體，否則無法被嵌入。

當採用的系統默認以外的某種TrueType字體不超過32個字符時，為減小文件的體積，可同時選中“只嵌入所用字符”複選框。

　　在打印預覽窗口編輯文件

編輯好文件後，選擇“文件→打印預覽”命令進入預覽狀態，在預覽狀態下，鼠標變成一個放大鏡的形狀，單擊左鍵可以對窗口進行縮放，如果想要編輯文件時，只要單擊預覽快捷工具欄上的“放大鏡”命令即可。

　　讓打印文字不再重疊

有時用Word編輯文件時，明明覺得設置得很正常，而且打印預覽時文字也排列得非常整齊，但用打印機打印後發現偏偏部分文字重疊在了一起。這時可以選擇“文件→頁面設置”命令，對頁面的紙張大小，紙張類型，按照用户所使用的紙張進行設置，並且對行距、字間距等參數進行適當調整或直接還原為默認值就可以了。

　　摺頁打印

如果想製作實驗報告、編制試卷之類的摺頁文件。利用Word完全可以做出：選擇“視圖→頁眉和頁腳”，而後切換至第一頁的頁腳(或頁眉)。對兩分欄來説，可在與左欄對應的合適位置輸入“第{={PAGE｝*2-1｝頁”，在與右欄對應的合適位置輸入“第{={PAGE｝*2｝頁”。輸入時先輸“第頁”，再將光標插在兩者中間，連續按兩下Ctrl+F9鍵，輸入大括號“{｝”。然後在大括號“{｝”內外輸入其他字符，完成後，分別選中“{={PAGE｝*2-1｝”和“{={PAGE｝*2｝”，單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“更新域”，即可顯示每頁左右兩欄的正確頁碼。

此方法可以進一步擴展，如對三分欄文字來説，必須將每欄“第頁”之間的域代碼修改為“{={PAGE｝*3-2｝”、“{={PAGE｝*3-1｝”和“{={PAGE｝*3｝”。再按上面介紹的方法更新即可。N分欄則是“{={PAGE｝*N-(N-1)｝”、“{={PAGE｝*N-(N-2)｝”……“{={PAGE｝*N｝”，並要注意通過先將其選中，然後右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”命令來更新域。

　　反片輸出文件

利用WPS2000/Office中的打印輸出窗口中的“反片輸出”功能可以製作出反片效果。其實，在Word中也能實現：按下Ctrl+P打印對話框，然後單擊打印機的“屬性”按鈕，在打開的打印機屬性設置對話框中單擊“高級”按鈕，然後選擇“打印機功能”中“MirrorPrint”下拉框中“True”項(視不同打印機會有不同選項)，然後連續按下“確定”三次即可把文件反片輸出來了。

　　避免打印出不必要的附加信息

有時在打印一篇文當時會英名其妙地打印出一些附加信息，如批註、隱藏文字域代碼等。通過下面的技巧可以避免打印出這些不必要的附加信息：在打印前選擇“工具→選項”，單擊“打印”標籤，然後取消“打印文件的.附加信息”下所有複選框即可。

　　打印含窗體的格式化文件

利用Word中的窗體可以創建諸如統計表格之類的格式化的文件，方便其他用户在文件中特定的地方填寫相關的信息。如果想利用已事先打印好的含窗體的空白文件(即在填寫區還沒有填寫內容)打印多份不同的統計信息，只要選擇“工具→選項”，再選擇“打印”標籤，選中“只用於當前文檔的選項”下的“僅打印窗體城內容”複選框，這樣當在窗體中填寫完信息後，打印出來的將僅僅是所填寫的信息，而不是將整個統計表格文件打印出來。

　　快速打印Word快捷鍵

使用Word快捷鍵，確實可以給帶來很多方便。不過，通過下面的技巧，可以把Word中的所有快捷鍵打印出來的方法：啟動Word，再選擇“工具→宏”，再單擊“宏的位置”下拉列表框，選擇“Word命令”。然後在“宏名”框中，選擇ListCommands命令，單擊“運行”按鈕。接着在出現的“命令列表”對話框中，選擇“當前菜單和快捷鍵設置”，單擊“確定”按鈕。此時Word會生成當前所有菜單和快捷鍵的列表。最後要做的只是選擇“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷鍵。

　　快速取消後台打印任務

當給打印機發出打印任務後，會在Word的狀態欄上出現打印機圖標，説明Word正在後台打印文件，而打印機圖標旁邊的數字顯示的是正在打印頁的頁碼。雙擊打印機圖標可取消打印任務，不過你的動作可要快一些，否則將無法取消打印任務。

一般在默認狀態下，Word會顯示狀態欄。如果沒有顯示，請執行“工具”菜單中的“選項”，再選擇“視圖”選項卡，然後選中“顯示”下的“狀態欄”複選框，按“確定”按鈕即可顯示狀態欄。