商務祕書知識輔導：辦公室服務

任何一個組織，不論其規模和性質如何，其辦公室的基本業務活動卻是一樣的。作為祕書人員，需要了解很多的辦公室服務，比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財政活動中形成的文件。

由辦公室承擔這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、複印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統。這就意味着，一個信息處理中心為所有的'部門提供祕書服務;不是由各個部門保存它自己的文件，而是有一箇中央部門來集中處理所有的文件工作;一個複印中心提供所有部門的複印和打印的需要;所有的郵件由一箇中心郵件處理部門來接收和發送。

任何一個辦公室提供的服務類型將在某種程度上由組織的各種情況而定，如它的職能、規模、所有權和計劃等等。但是無論其特徵如何，由辦公室提供的服務的範圍都是相似的。

　　服務內容

(1) 接收郵件;

(2) 分發郵件;

(3) 發送郵件;

(4) 接待來訪者;

(5) 接聽並轉接電話;

(6) 安排會議;

(7) 安排和控制運輸;

(8) 打字服務;

(9) 口授打字;

(10)複製和複印;

(11)文件整理;

(12)文件保管;

(13)庫存控制;

(14)處理各種文件;

(15)接收現金;

(16)支出現金;

(17)各種計算;

(18)各種簿冊的保管和會計事務;

(19)準備直觀顯示設備;

(20)文件運轉;

(21)文字處理;

(22)數據處理;

(23)確保辦公室之間的聯繫和溝通

　　辦公室文件收發工作

1. 收文

(1) 收到各類文件、信函等，及時簽收、登記;

(2) 呈院領導批閲;

(3) 根據領導批示轉有關部門傳閲、處理;

(4) 將文件原文存檔;

(5) 年終將文件按類歸檔並裝訂成冊。

2. 發文

(1) 以成教院名義對外行文、發函須經辦公室審核;

(2) 辦公室將文件呈主管院長審定並簽發;

(3) 辦公室統一編髮文號、打印、發放;

(4) 年終將發文存檔並裝訂成冊。