祕書收發郵件程序
我們都知道只有在祕書人員在工作中做好祕書禮儀工作,祕書工作才能有助於公司達到最大的收益。但是祕書的郵件工作同樣很重要,那麼祕書收發郵件程序有哪些呢?
一、收文工作的程序
1、簽收。
對所收文件的件數要認真清點,檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點後,要檢查文件信封上或封套上所註明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的,如有誤投,應立即退回。包裝和封口是否損壞;文件經清點檢查無誤後,收件人要在送件人的“投遞迴執單”和、或“送文簿”上簽字,並註明收到的時間
2、拆封。
啟封時,注意保持原封的完好,特別注意封內文件不能損壞。必要時,應把原封訂在文件後面,一併處理,以便日後查閲。如發現有不屬於本單位的文件,或內裝文件與應送文件不符,應按規定處理,一般應予以退回。
3、登記。
登記是收文處理中的重要環節之一。登記時,按收文登記簿中所列內容,逐項登記,並在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”,應將“來文處理單”的有關內容,如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好,然後再轉入下一道處理程序。
4、對信件(文件)迅速分類,將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類,分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用文件夾內,分送各主管上司處理。有的.也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求,祕書呈送文件前應先閲讀後注出重點部分,如信件(文件)中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格,應用尺和黃色筆(如需複印,黃色不會在複印件上顯現)在這些內容下面畫出直線,或在信件(文件)上用簡練的文字作旁註,以提醒上司。重要的信件(文件),轉送前最好複印一份保存,以備查考。
二、發送郵件工作的程序有:
1、首先要對發件進行查對,即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致;
2、檢查附件,即檢查信函的附件是否放進郵件,附件是否齊全;
3、郵件分類,將各類信件、包裹等分類,快件立即處理,大宗的信件可以捆紮;
4、郵件標記,即檢查信封上應該標註的標記是否標註;
5、郵政編碼,即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確;
6、簽名,即檢查必須由領導簽名寄發的信函是否簽署;
7、登記,使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件(文件);
8、瞭解和適應郵政方面的規章制度和寄發(發文)時間。
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