提升物資採購管理措施淺析

本文針對物資採購供應過程中易出現問題的環節進行分析，結合多年物資管理經驗，提出一些加強物資採購監管的具體措施和方法，和同仁們共同探討與交流。

　　1.現代企業物資供應管理的模式

物資供應管理，是指為保障企業物資供應而對企業採購、倉儲活動進行的管理,是對企業採購、倉儲活動的計劃、組織、協調、控制等活動。其職能是供應、管理、服務、經營。目標是以最低的成本最優的服務為企業提供物資和服務。

　　2.物資採購管理的職能

目前，很多企業認為只有銷售獲取利潤，而把採購認為是光花錢不賺錢的日常業務職能。在市場經濟條件下必須正確認識企業物資採購管理的職能。物資採購管理是物資管理的重要環節，它是企業通過市場換取所需物資的經濟活動。企業物資採購管理應將企業所需的原材料等物資能夠適質、適量、適時並以適當的價格購入，而使其生產成本最低。因此，物資採購部門是節省費用和獲取利潤的職能部門。

　　物資管理的職能應包括以下內容:

2.1市場調查和研究

市場調查的目的在於掌握有關的採購信息，掌握市場行情變化動態和數據，並進行整理分析，為科學的採購決策提供依據。市場調查的信息應包括:

(1)貨源信息。

(2)價格信息。

(3)供貨單位信息。

(4)運輸條件。

(5)新產品信息。

(6)管理方面的信息。

(7)其它信息。

2.2採購決策

採購部門應根據計劃期物資的需要量、物資儲備定額、市場狀況，進行正確的採購決策。

採購決策主要內容包括以下幾個方面:

(1)採購質量與價格，即採購什麼物資自制還是市場採購?是否有代用品?物資的品種、規格?準備以什麼樣的價格購入?

(2)訂購數量與時機，即要買多少物資?在什麼時候購買有利?

(3)供應單位的評價與選定，即向誰採購?用什麼指標來評價供應單位?

(4)採購方法的選擇，即怎樣選定供應單位，以不公開的方式進行採購，還是不選定具體的供應單位，以公開竟價的方法進行採購?

2.3供需銜接

根據採購計劃同選定的供貨單位辦理採購手續。

2.4進貨作業管理

即包括催(提)貨、驗收、入庫、貨款結算等進貨的日常作業管理。

2.5採購管理分析評價

通過對採購記錄和有關資料的分析.對供貨單位和合同執行情況作出評價，評定企業採購工作效率，對採購人員進行考核，制定改進採購工作的方一法和措茄。

　　3.採購的基本原則

物資採購在企業生產經營中的作用日益重要，實現採購管理的目標.企業採購作業除了應遵守國家政策、法令、市場管理條例和物價政策外，還應遵循以下采購的基本原則:

3.1適當的質量

質量是施工企業的生命線，因而施工企業或項目的管理者必須深刻理解質量與企業發展的關係，在物資採購管理過程中加強質量管理，避免因物資質量不滿足要求造成的返工、停工、整改等額外支出，以及造成工程質量隱患所帶來的損失。採購作業中應採購質量最恰當的物資，以保證產品質量標準，在生產消費中達到“實用”的價值。值得注意的是，並不是所有采購的物資，都要求“優質”。因為最優的質量，並不一定是生產上最適合的原材料，使用上也不見得能達到最優的價值。因此在採購工作中應運用價值分析法，去尋找功能相當而價格低廉的替代品，以擴大物資的供應來源，維持企業穩定持久的物資要求。

3.2適當的數量

建設施工是一個長時間的過程，除了要做好施工組織設計及項目管理外，必須對物資採購進行有效的管理，以保證物資的及時供應，預防因物資供應拖延工期造成的索賠和反索賠，可見，物資的採購期的管理直接關係到項目是否能夠按期竣工以及公司的發展是否順利。決定適當的採購數量應採用定性與定量相結合的方法。定量方法有經濟訂購量、最高與最低數量等。在採購作業時必須考慮採購條件，例如質量是否合適?地區是否較近?價格有無折扣及市場價格的發展趨勢，交貨期是否合適?運輸能力與採購量是否匹配等等。這些採購條件在定量計算時不可能事先考慮到，必須到具體執行時才可恨據實際情況來處理。

3.3適當的價格

採購作業應堅持質量第一原則.否則.即使價格再低廉也無使用價值。有些企業採購人員只圖價格便宜.而忽視了物資的質量，有的甚至影啊進貨日期，耽誤了生產、工程需用，結果給企業帶來很大損失。在市場經濟條件下物資的價格與市場的競爭狀態有關。物資供應單位一般傾向於按成本或市場價格來決定價格。按成本方法，供應單位按成本加一定的利潤來確定價格。按市場法，根據市場行情來制定價格。如果供應單位得不到合理的利潤.長期的'、連續不斷的物資供應就得不到保證。採購應支付保證物資適質、適時、適量供應不斷進行的最低價格。因此.物資採購時既要考慮爭取最低的價格，以保持在市場競爭中的有利地位.同時又應和供應單位保持長期的供需關係。

3.4適當的考評體系

3.4.1 建立考核評價體制

加強供應商的考核評價工作，可以優選供應商，為供應商管理提升有效憑據。這首先需要建立、健全供應商的評價指標體系。

供應商評價體系應當建立在公平、公正、公開原則、定量原則、成本性原則和可操作性原則的基礎上。對供應商進行考核評價時，應當根據對供應商調研後的反饋信息，分別對業務技術指標(如價格、質量、付款週期、交貨週期、服務、經營業績等，考核的是供應商的管理水平、經營業績)、商業信譽指標(合同履行情況、有無違規違紀記錄等，考核的是供應商是否信守合同，並且能做到無論是買方市場情況下、還是賣方市場情況下都能遵守商業道德)等考核指標給出相應的分值，同時根據物資產品類別、金額、影響大小、供應風險等來設定指標權重，計算加權分，並得出評估分。

然後基於供應商評價進一步實現供應商的分級管理。在對供應商進行評估後，就可以對供應商進行分級管理，並根據供應商級別的不同，在合同簽訂、付款方式、付款週期等方面採用不同的策略。通常來講，對供應商進行評估時，應按照供應商考核評價的差異設定不同的等級，並在以後的物資採購過程中合理加以應用。

3.4.2 建立基於考核評價的獎懲機制

物資採購管理部門應該通過日常檢查與定期考核相結合的廣泛，做好工程物資供應商的後續管理，爭取做到有獎、有罰，獎懲分明。

建立激勵機制。物資採購部門通過對供應商的檢查與考核，對其服務的效率、提供商品的質量、後繼服務等方面的整體情況有一個基本瞭解與掌握，並根據這個綜合考核，將同類物資供應商進行歸類、分析，對於服務質量優秀的供應商給予一定的獎勵。具體的獎勵辦法可以有很多，如特別優秀的供應商可以通過定為定點供應商加以獎勵;或使其享有同等價格優先簽訂合同的獎勵。

完善對違規供應商的處罰機制。這可以根據檢查情況與供應商的違約程度，採取相應的處罰辦法和措施。例如，對實施履約保證金的供應商，如果違約即扣除其履約保證金;嚴重違約的則取消其供應資格;對經常出現嚴重違約的供應商應禁止其參加採購活動。

　　4.結語

物資是工程項目實施的先決條件，物資採購的週期和材料質量直接關係到建設項目的進度和質量，是項目能否順利竣工的有效保障。物資採購供應作為施工企業生產過程中重要的一環，其管理活動中需要各方共同努力，相互協調，規範操作，共同監督，確保採購工作制度化、規範化、程序化和標準化，切實實現物資採購保供與創效的最終目的，因此，企業必須對此有一個明確的認識，並採取切實可行的措施加強物資採購管理，真正地服務施工、降低項目成本，提高企業經濟效益。