採購管理理念和要素解析

引導語：下面小編給大家帶來採購管理理念和要素解析，希望能夠幫助到您，謝謝您的閲讀。

　　一、管理要素

第一，要確定供應商的資格。以確保供應商有良好的供貨能力。對於大型製造企業而言，這點尤為重要，因為供應商的穩定供貨能力對於企業的穩定生產具有關鍵性的作用，因此這些企業有一個合格供應商名錄，採購只能限於名錄內的供應商，而且要由企業的技術和標準化部門來核定這個名錄。

第二，採購價格形成機制。為了對採購價格進行有效管理，通常企業需要有一個價格小組來核定採購物品的價格上限，這個小組的成員應該由高層主管、財務和採購部門共同組成，從而防止採購業務人員與供應商在價格上有合謀私利的行為。

第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業應盡最大的努力，爭取好的付款方式。

第四，數量核查。供應商貨品到貨後，應該由檢驗部門核查到貨數量。

第五，質量核查。對於有質量要求的貨品，需要質檢部門的檢驗。

　二、採購理念

(一)採購管理與ERP集成的一體化思想

ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是將企業的業務流程看作是一條緊密連接的供應鏈，它將企業管理從企業內部延伸到企業外部，對企業供應鏈的所有環節進行管理和集成。

1.在企業內部的集成方面

在企業內部，ERP系統將整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而採購管理作為企業內部信息流、物流、資金流的源頭，實現基於ERP的採購管理系統的集成對於整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造範圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在採購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統與業務流程結合在——起考慮，不斷優化、磨合。這種在企業內部進行的ERP的有效集成，將提高採購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。

ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數據的形式體現的。確保採購管理中數據的準確性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據説話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業內部的有效集成。

2.在企業外部供應鏈上的集成方面

ERP與供應鏈系統的有效集成，是企業從整個市場競爭與社會需求出發，整合、優化供應鏈上的企業內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的優化、重組，大大捉高了企業採購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間宂餘的環節。從而減少流通成本。並提高企業應變能力。

這種ERP與供應鏈系統的有效集成把企業與供應商良好地連接宋，並通過信息網絡融為一體，目的是在激烈的市場競爭環境中求生存和發展，大大提高了企業採購管理的效率，給企業帶來了顯着的利益。企業採購管理中實現ERP的有效集成，消除了採購的許多宂餘的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。

綜上所述，一方面採購管理通過ERP系統在企業內部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高採購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關係，優化了企業的採購管理。總之，通過ERP系統在企業內外兩方面的集成，提高了企業採購管理的應用效率，集中體現了採購管理與ERP集成的一體化思想。

(二)ERP採購管理信息系統的設計與運作

企業的採購工作相當重要並且也非常繁雜，相當多的企業採購從中央到地方經常因採購工作中的一些瑣事而影響了採購工作的效率，對採購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究採購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為採購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術並舉的解決方案。應該説在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，採購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基於ERP的採購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行：

1.建立供應商資源

運行ERP下的採購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，並建立供應商的.供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統在執行採購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，並且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之後才能處理採購業務。供應商資料是採購子系統的基本資料。

2.生成採購申請

根據ERP的物料需求計劃生成的採購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合併，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的採購提前期很長(有的進口件要半年以上的採購週期)，因此有可能超過主生產計劃制定週期。這類採購的採購計劃應經過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間，然後制定物料的中期或長期採購申請。

3.確定優選供應商

該過程是落實採購供應商。採購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審併合格後才能作為許可採購的供應商。

4.生成用款計劃

生成採購計劃後，系統自動生成用款計劃，並根據詢價結果進行維護。由財務對用款計劃進行確認之後反饋意見給採購部。

5.下達訂單

根據訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合併，生成採購訂單。並經過確認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。也可以網上發佈訂單。對於臨時追加的採購任務，可以通過與供應商協商直接下達採購訂單。

6.採購訂單跟催

採購業務人員對下達的採購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時間週期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，並及時對供應商給予支持。

7.貨物驗收

由採購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，並錄人收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，並對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。

8.結賬與費用核算D結賬付款工作

應由採購部門配合財務部門來完成，並根據物料的採購結算單據和對採購各種費用的分攤。計算出物料的採購成本。

9.採購訂單結清

在採購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核後，要及時結清採購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。

10.系統基礎數據維護

採購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、採購提前期以及業務流程設置。對這些數據應及時加以維護。

11.採購子系統運作帶來的效益採購子系統的實施可以給企業採購部門的管理工作帶來顯着的變化與改善。

主要表現在以下幾個方面：

(1)提高採購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前佔總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

(2)流程變革帶來的效益。例如：通過採購訂單，可以直接完成驗收貨物、發票錄入等工作，並且簡化了所有數據的查詢。這些都會帶來流程效益。

(3)較少文件流轉。提高處理信息的效率。

(4)提高業務人員素質。有統計表明，實施ERP後，採購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化。業務人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的採購成本可以下降5%。這就説明實施ERP系統會提高採購人員的工作效率和素質。

(5)提高基礎管理工作水平。採購業務的規範性將得到加強。採購部門管理人員將有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基礎管理工作。

ERP是在市場競爭的動力下發展起來的，企業為了在市場中求生存與發展。不斷地整合、優化與擴人企業的自身資源。ERP經過發展，其功能模塊及內部各個分系統的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業的領域越來越廣。但隨着ERP的發展，它應用的侷限性也越來越明顯地表現出來。因此，隨着信息技術以及電子商務的出現和發展，ERP必然要謀求與其他信息系統的集成，實現其功能不斷擴展和增強。以便更好地適應企業發展的需要。

　三、行業差異

當我們在思考如何提高我們的採購管理水平，降低採購總成本的時候，首先我們需要理解採購管理的行業差異是什麼?這樣，我們才能理解並採用不同的方法來管理各行各業不同的採購工作。根據各行業採購工作的通性和個性，我們將採購管理工作分為四類：

1.第一類

生產性採購

就是我們採購這個物品是直接為了公司生產運營所需。而生產性採購又分為兩類：

第1類是原材料性採購(MRP性物料採購)。所採購的此類物料是本企業所生產的產品的組成部分或中間體產品;

第2類是零配件的採購(MRO性採購，就是維修，維護、修理、運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產運作所需要的維修、更換配件。

這兩類物品的採購管理性質不同，運作方式也不同，看問題的角度也不同。

2.第二類

商貿性採購

像沃爾瑪這樣的零售商，它們的採購不屬於生產性採購，屬於商貿性採購，商貿性採購和生產性採購最大的區別是什麼?批發商、零售商在採購物品時(像沃爾瑪採購的東西)，採購什麼商品並不十分重要，重要的是採購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要採購進貨。西瓜不賺錢，可以採購蘋果。但是對於生產性採購來講就不行，這個產品我們公司只能用這個原材料，我做餅乾的，只能買麪粉，不能説麪粉太貴就不買了，不買就停產了，所以生產性並不保證每次採購都賺錢，而且採購的盈利性也不能直接反應出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產採購部經理，如果跳槽到批發商、零售商去做採購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什麼?因為採購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。

3.第三類

一般日常用品性採購

像辦公用品採購，還有行政採購等。其特點是採購品類繁雜，但採購金額小。其所採購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。

4.第四類

項目性採購

有時候，我們的採購工作屬於項目性採購，比如説買一台設備，蓋一個車間等。項目性採購的主要特點是一次性。很少有重複性的採購。這就意味的每次採購的流程都得重新開始，以往的經驗和關係很少能用到。