企業內部溝通的技巧
溝通是一項系統工程,需要企業從總經理到員工都要形成共識,建立機制,共同做好,使企業形成暢通的溝通渠道,和諧的人際關係及強大的創造力,才能增強企業的競爭力,保障企業的健康發展。 下面小編為大家整理了關於企業內部溝通的技巧,希望能為你提供幫助:
領導與員工之間的交流
領導與員工,上級與下級之間的信息溝通,也稱之為縱向溝通。縱向溝通決定着企業政令是否暢通,領導者耳目是否閉塞,員工是否能積極地、正確地為企業工作,甚至可以説是企業經營成敗的關鍵之一,有着十分重要的意義。縱向溝通可分為下行溝通與上行溝通,這裏從兩方面於以分析。
下行溝通指管理者對員工的自上而下的信息溝通。如將組織目標、計劃方案、政策措施傳達給基層公眾。下行溝通的方法有三種:發佈指示、會議制度、個別交談。上行溝通是自下而上的信息交流。它有兩種表現形式:一是層層傳遞,即依據一定的組織原則和組織程序逐級向上級反映,如班組,經過車間向分廠再到總廠逐級向上級反映;二是越級反映,指減少中間層,讓高層決策者與一般員工直接對話。它便於管理者全面及時瞭解組織近況和員工思想動態,從而使上下級之間密切關係,提高組織凝聚力。但管理者要注意的是要消除員工的心理障礙,讓員工暢所欲言。
部門之間的信息交流
企業內部往往分為多個職能部門,各個職能部門之間進行信息交流和相互協作,稱之為企業內部橫向溝通。橫向溝通又叫平行溝通,它包括了四種不同的情形:一是組織決策層與中層團體之間的信息溝通;二是高層管理層之間的信息溝通;三是各部門之間溝通;四是同一部門的同事之間的溝通。橫向溝通是有效管理的基本途徑之一。搞好橫向溝通必須從以下5個方面着手:
建立科學的'工作程序和明確工作職責。有了科學的工作程序就有了各部門、各崗位的動作規範,明瞭工作職責,就明確了各部門、各崗位的權力與職責。就可以避免企業內部各部門之間互相扯皮、互相推諉、責任重疊或空白的局面。使得部門之間的聯繫渠道規範化、制度化,保障部門之間信息交流渠道暢通。
在平行溝通中避免違反工作職責。違反工作職責會導致敵意或影響溝通。在酒店客房工作中規定服務員每人每天做14間客房,而某一班組的領導突然違反規定,討好員工,同意每人每天只做10間客房。就會造成其他班組對自己領導有意見,其他部門領導對違反規定的領導惱火,工作就會出現混亂局面。
儘量不要上交能相互解決的問題。部門之間、崗位之間經常會出現一些需要協調的工作,如果部門管理者不經過努力協調,就把矛盾上交,由高層管理層來處理的話,就會埋下隱患。一方會感到,本來可以雙方自己處理的問題,卻由上級來處理,自己失去了面子,受到傷害。受到傷害的一方要尋機報復,即便不報復也會對對方失去信任,這樣會給將來的溝通帶來很大的困難。
先處理問題後查明原因。當兩個部門或兩個崗位在協調中出現了問題,首先不是查清問題的責任,而應是解決問題。仍以旅遊酒店為例,如果當客人走進清潔完的客房,突然發現牀上有數根毛髮,這時領導不應該立即去查清是哪個班、哪個服務員的錯,而應該先換上清潔牀單,向旅客賠禮道歉。離開旅客再查找原因。查找原因不是為了強調過錯,搞臭誰,而是為了防止問題的再次出現。如各部門、各崗位中間協調一再出現問題,那就意味着現有的工作程序等方面存在弊端,應加以修改。
保持不斷的溝通。人與人之間的相互理解、相互信任,來源於溝通,而這種溝通並不是“臨時抱佛腳”,有了問題才開始溝通。而需要經常的、不斷的相互溝通。而溝通方式可以是正式場合,更多的是非正式場合的溝通。
非正式渠道的信息交流
溝通可以分為正式溝通與非正式溝通,正式溝通是指在組織系統內,依據一定的組織層次所進行的信息傳遞與交流活動,如上述的縱向溝通、橫向溝通都屬於正式溝通,它具有溝通效果好,比較嚴肅、約束力強,易於保密等特點,可以使組織工作保持權威性。但在羣體中也存在非正式溝通,即在非正式渠道、在非正式場合瞭解信息,進行溝通。如要好朋友之間的信息傳播,同事之間信息傳播,家人之間信息傳播都算非正式溝通。在美國,這種信息傳播途徑常稱為“葡萄藤”用以形容枝容枝茂葉盛,隨處延伸。非正式溝通及時、快捷,還能涉及一些潛在的問題,不失為補充信息來源的好方法。
對非正式溝通所採用的對策是:首先,非正式溝通產生和蔓延,主要是得不到他們所關心的消息,因此管理者越封鎖,則背後流傳的謠言越多。只能正本清源。主管者應儘可能使組織內溝通系統較為開放或公開,則種種不實謠言將自然消失。其次,閒散和單調乃是造謠生事的温牀。要避免發生這些謠言,擾亂人心士氣,主管者應注意,不要使組織成員有過分閒散或過分單調的情緒發生。第三,最基本做法,乃是培養組織成員對管理當局的信任,這樣他們願意聽組織提供信息也較能相信。第四,在對組織主管人員的訓練中,應增加這方面知識,使他們有比較正確的觀念和方法。加強和疏通正式渠道,在不違背組織原則的前提下,儘可能通過各種渠道把消息遞給員工,是防止那些不利於組織目標實現的小道消息傳播的有效措施。
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