如何做好接待工作
接待是指個人或單位以主人的身份招待客人,以達到某種目的的社會交往方式。如何做好接待工作?下面就一起來了解看看吧!
無論是單位或個人在接待來訪者時,都希望客人能乘興而來,滿意而歸,為達到這一目的,在接待過程中要遵守一定的工作原則,即平等、熱情、友善、禮貌。在社會交往過程中,朋友不計高低貧富、地位異同,單位不計大小、級別,都應一視同仁、以禮相待、熱情友善,只有這樣才能贏得來訪者的尊敬和愛戴,才能達到交流信息、交流感情、廣交朋友的目的。如若對上級笑臉相迎,對下級視而不見,對地位高的.阿諛逢迎,對地位低的怒目相向,不但達不到公關目的,而且還會使過去的友誼毀於一旦,失去朋友,造成社交的失敗。
接待前的準備:
瞭解情況
接待的準備工作是為接待好客人而做的。要想使我們的接待工作做好,就必須事先詳細瞭解客人的情況。這主要是要弄清客人來訪的目的、性別比例、職務級別、人數、是否有夫婦同行等。客人來訪都是有目的而來、有備而來的,我們要事先了解客人來訪的目的是什麼,以便於做好充分的準備工作。弄清客人的人數和性別比例,是否有夫婦同行,可以為我們安排交通工具和食宿作好準備;瞭解客人的職務級別,也便於我們安排接待規格。
掌握時間
作為接待者,無論是因公接待,還是接待自己的朋友,事先一定要弄清、記住客人來訪的具體日期和時間。然後在客人來訪前做好各方面的準備工作。如果客人事先沒有通知而“不期而至” ,作為主人,無論工作多麼繁忙也要停止手中的工作,熱情接待客人。如果室內衞生需要整理,可以請客人在門外稍候,陪對方説幾句話,並道歉,不要冷冷地下逐客令。
佈置場所
接待場所就是通常所説的會客室。在客人到達前,要根據不同情況,把會客室精心佈置一番。一般情況下,應先打掃衞生,整理擺放桌椅,適當準備一些水果、飲料、茶具、香煙等。如果是商業或其他公務會談,還要準備一些文具用品和可能用得上的相關資料,以及電話、傳真等,還要檢查衞生設施是否能正常使用,同時,還可以在會客室裏擺上一些鮮花。主人的精心、周到,能給客人以賓至如歸的感覺。如果會客室物品亂放亂堆,不講衞生,給人的第一印象就是心不誠、辦事不認真。
交通、食宿
在客人到來之前,要事先了解客人是乘什麼交通工具來的,如果是帶車來訪,只要在門口作好準備即可;如果是乘火車、輪船、飛機、汽車而來,要作好接站的準備。另外,還要安排好客人的吃住。其原則是:一方面要儘可能招待得好一些;另一方面也不可脱離實際一味追求高檔豪華,切忌給人以華而不實的感覺。
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