職場禮儀之電腦禮儀
電腦是我們工作的重要工具,使用電腦,也不只是開機、關機、上網那麼簡單,電腦禮儀也會體現一個人的素質和教養。
1.雖然是公司的電腦,但也要倍加愛護,平時要擦拭乾乾淨淨,不要把白色電腦用成黑色電腦了還沒擦過;擦拭顯示屏時,注意不要為了乾淨,用濕抹布一擦了之,損害屏幕;不用時正常關機,不要丟下就走;外接插件時,要正常退出,避免導致數據丟失、電腦崩潰等故障。
2.還有的人公私不分,拿着個U盤,一會兒將個人電腦資料Ctrl到公司電腦上,一會兒又將公司電腦資料Ctrl到個人電腦上,這種現象被公司發現,肯定堅決制止。
3.在公司裏上網,要查找與工作相關的內容和資料,而不是自己憑興趣查看自己的東西,既違反公司章程,慢慢的還會導致業務落伍。
4.很多公司不允許員工在公司電腦上打遊戲、網上聊天,但仍有人利用領導不在時私自偷玩,或用公司的內部網絡“笑傲江湖”,從網站上下載圖片,這些都是違反勞動紀律的。
5.電子郵件在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節,別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業信件的一種,而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。尤其在商業界,我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工,信奉顧客至上,着重與顧客的溝通,以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節,一些邋遢懶散的習慣,不僅會引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司裏,電子郵件充斥着笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關的內容反而不多。
①標題要提綱契領,切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題,例如:“嘿!”或“收着!”添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容,便於收件人權衡郵件的輕重緩急,分別處理。
②電子郵件的文體格式應該類似於書面交談式的風格,開頭要有問候語,但問候語的選擇比較自由,像“你好”、“Hi”,或者僅僅是一個簡單的稱呼,結尾也可隨意一些,比如“以後再談”、“祝你愉快”等;也可什麼都不寫,直接註上自己的名字。但是,如果你寫的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的'”或者是“先生/女士,您好!”結尾要有祝福語,並使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
③內容簡明扼要,針對需要回復及轉寄的電子郵件,要小心寫在電子郵件裏的每一個字,每一句話。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據,如報價等。發郵件時一定要慎重,還要定期重新審查你發過的電子郵件,評估其對商業往來所產生的影響。
④一定要清理回覆的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例説:我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名,我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信事採匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式,或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重複的內容,例如:原件中摘要(memo to)部分之主題、地址及日期等。
⑤合宜地稱呼收件者,並且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明瞭郵自哪方,寄與何人,但在郵件中註明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節,包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也註明寄件者的姓名以及通訊姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯繫。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中註上自己的姓名,同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。
⑥切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字的溝通方式,遵守標準的文書規範是一種職業禮貌。
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